Имя материала: Типичные ошибки при расчете налогов

Автор: К.А.Либерман

4.9. отчетность по налогу на доходы физических лиц

 

По налогу на доходы физических лиц предусмотрены три отчетные формы: 1-НДФЛ, 2-НДФЛ, 3-НДФЛ.

 

4.9.1. Форма 1-НДФЛ

 

В течение года все организации должны вести учет доходов своих сотрудников в специальной налоговой карточке по форме 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц".

Форма 1-НДФЛ ведется отдельно по каждому человеку, которому организация выплачивала доход. На основании этой карточки заполняется справка о доходах работника по форме 2-НДФЛ.

Оштрафовать организацию за то, что ее бухгалтерия карточки по форме 1-НДФЛ не ведет, налоговики не могут. В этом случае заполнять форму 2-НДФЛ можно на основании расчетно-платежных ведомостей или иных документов.

Аргументы следующие. Статья 120 Налогового кодекса РФ предусматривает штраф за грубое нарушение правил учета доходов и расходов, под которым в том числе понимается отсутствие первичных документов. При этом первичными являются документы, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В то же время карточка по форме 1-НДФЛ является регистром налогового учета, поэтому штрафовать за ее отсутствие налоговики не вправе. Правда, вести карточки по форме 1-НДФЛ налоговики все же рекомендуют.

 

4.9.2. Форма 2-НДФЛ

 

По форме 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица" налоговые агенты - организации и индивидуальные предприниматели - должны представлять в налоговую инспекцию сведения о доходах физических лиц.

Каков же общий порядок заполнения и представления формы 2-НДФЛ?

Налоговые агенты должны представлять Справки по форме 2-НДФЛ в такие сроки:

- ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ);

- в течение одного месяца с момента, когда налоговый агент не смог удержать у физического лица исчисленную сумму налога (п. 5 ст. 226 Налогового кодекса РФ).

Кроме того, налоговый агент обязан выдать справку физическому лицу на основании его заявления. Это следует из п. 3 ст. 230 Налогового кодекса РФ.

В налоговую инспекцию справки представляются на бумажных носителях (если в течение года налоговый агент выплатил доходы не более чем 10 физическим лицам) или в электронном виде (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ).

К справкам (или к дискете) нужно приложить два экземпляра специального реестра (перечня всех представляемых справок). Налоговый инспектор в вашем присутствии должен проверить дискету, произвести автоматизированный контроль представленных данных и сформировать два экземпляра протокола приема сведений о доходах физических лиц на магнитных носителях.

Справку о доходах необходимо оформлять отдельно по каждому виду доходов, облагаемых по разным ставкам. К примеру, в 2008 г. вы выплатили работнику доход, облагаемый по ставкам 9, 15 и 35 процентов. Значит, на этого работника придется заполнять три разные Справки. Размер налоговой ставки нужно указать в заголовке разд. 3 Справки. Раньше в этот раздел включали только доходы, облагаемые по ставке 13 процентов (30 - для нерезидентов). А доходы, облагаемые по другим ставкам, отражали в разд. 4 "Дивиденды" и 5 "Доходы, облагаемые налогом по ставке 35 процентов".

Принципы заполнения "доходной" части Справки тоже претерпели существенные изменения. В прежней форме выплаченные доходы отражались в разрезе месяцев. При этом по каждому месяцу указывали общую сумму по всем видам доходов, полученных сотрудником в этом месяце (зарплата, матпомощь, авторские вознаграждения). Теперь Справку о доходах необходимо заполнять не только в разрезе месяцев, но и в разрезе видов доходов, полученных в каждом конкретном месяце. То есть если в январе вы выплатили сотруднику зарплату и матпомощь, то это нужно отразить не одной строкой, как раньше, а двумя - по кодам 2000 и 2760.

Кроме того, теперь в Справке необходимо отражать информацию об имущественных вычетах, предоставленных налогоплательщику. Напомним, что работник может получить их не только в налоговой инспекции, но и непосредственно у работодателя (п. 3 ст. 220 Налогового кодекса РФ). И если сотрудник воспользуется этим правом, бухгалтер должен включить данные о размере предоставленного вычета в разд. 4 "Стандартные и имущественные налоговые вычеты". В этом же разделе надо указать сведения об уведомлении, подтверждающем право на налоговый вычет. Обратите внимание: раздел 4 нужно заполнять только в той Справке, которую оформляют на доходы, облагаемые по ставке 13 процентов.

При заполнении 2-НДФЛ используется справочная информация, представленная в Приложении N 2 к Приказу ФНС. Справки в электронном виде формируются в соответствии с Форматом сведений о доходах по форме N 2-НДФЛ "Справка о доходах физического лица за 200_ год" в электронном виде (на основе XML).

Как уже было сказано выше, справки представляются налоговыми агентами по каждому физическому лицу, получившему доходы от данного налогового агента, отдельно по каждой ставке налога. Например, если налоговый агент выплачивал физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по ставкам 9 процентов и 13 процентов, то по окончании налогового периода он заполняет по данному физическому лицу в налоговый орган две отдельные Справки. Ставка налога при этом указывается в заголовке разд. 3 Справки.

Все суммовые показатели в Справке отражаются в рублях и копейках через десятичную точку, за исключением сумм налога. Суммы налога исчисляются и отражаются в полных рублях. Сумма налога менее 50 коп. отбрасывается, а 50 коп. и более округляются до полного рубля.

В Справке заполняются все показатели, если иное не указано в разд. III настоящих Рекомендаций.

Сведения о доходах физического лица, которому налоговым агентом был произведен перерасчет налога на доходы за предшествующие налоговые периоды в связи с уточнением его налоговых обязательств, оформляются в виде новой Справки.

При оформлении новой Справки взамен ранее представленной в полях "N __" и "от ______" следует указать номер ранее представленной Справки и новую дату составления Справки.

При заполнении 2-НДФЛ на бумаге справка печатается на лазерном, матричном, струйном принтере, на пишущей машинке либо рукописным текстом разборчивым почерком.

В случае если какие-либо разделы (пункты) Справки не заполняются, то и наименования этих разделов (пунктов) могут не печататься. При этом нумерация разделов не изменяется.

В заголовке Справки указываются:

в поле "за 200_ год" - год, за который заполняется Справка;

в поле "N __" - порядковый номер Справки в отчетном налоговом периоде, присваиваемый налоговым агентом;

в поле "от ______" - указывается дата (число, номер месяца, год) составления Справки путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 15.01.200_, где 15 - число, 01 - месяц, 200_ - год;

в поле "в ИФНС N ___" - четырехзначный номер налогового органа, в котором налоговый агент состоит на налоговом учете, например: 5032, где 50 - код региона, 32 - номер налогового органа.

В разд. 1 Справки указываются данные о налоговом агенте.

В п. 1.1 для налоговых агентов - организаций отражаются идентификационный номер налогоплательщика (далее - ИНН) и код причины постановки на налоговый учет (далее - КПП) (указываются через разделитель "/"), а для налоговых агентов - физических лиц указывается ИНН.

В случае если сведения о доходах заполняются организацией на работников ее обособленного подразделения, в данном пункте после ИНН через разделитель "/" указывается КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации.

В п. 1.2 "Наименование организации/Фамилия, имя, отчество физического лица" указывается сокращенное наименование (в случае отсутствия - полное наименование) организации согласно его написанию в Едином государственном реестре налогоплательщиков. Содержательная часть наименования (его аббревиатура или название, например: "школа N 241" или "ОКБ "Вымпел") располагается в начале строки.

В отношении налогового агента - физического лица указываются полностью, без сокращений, фамилия, имя, отчество в соответствии с документом, удостоверяющим его личность. В случае двойной фамилии слова пишутся через дефис. Например: Иванов-Юрьев Алексей Михайлович.

В п. 1.3 "Код ОКАТО" указывается код административно-территориального образования, на территории которого находится организация или обособленное подразделение организации, где оборудовано стационарное рабочее место того работника, на которого заполняется Справка. Если в течение календарного года физическое лицо, о доходах которого заполняется Справка, получало доходы от работы в нескольких обособленных подразделениях, расположенных на территории разных административно-территориальных образований, то о его доходах заполняется несколько Справок (по количеству административно-территориальных образований, на территории которых находятся обособленные подразделения, в которых физическое лицо получало доходы). Значение кода ОКАТО содержится в "Общероссийском классификаторе объектов административно-территориального деления" ОК 019-95 (ОКАТО). Информацию о коде ОКАТО можно также получить в налоговом органе по месту постановки на налоговый учет.

Например, при заполнении Справки о доходах, полученных физическим лицом в головной организации, в п. 1.1 указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения организации, в п. 1.3 указывается код ОКАТО по месту нахождения организации.

При заполнении Справки о доходах, полученных работником от работы в обособленном подразделении той же организации, в п. 1.1 указываются ИНН организации, КПП по месту нахождения обособленного подразделения организации, в п. 1.3 указывается код ОКАТО по месту нахождения обособленного подразделения организации.

Для налогового агента - физического лица указывается код ОКАТО по его месту жительства.

В п. 1.4 "Телефон" указывается контактный телефон налогового агента, по которому, в случае необходимости, может быть получена справочная информация, касающаяся вопросов налогообложения данного налогоплательщика, а также учетных данных этого налогового агента и налогоплательщика. При отсутствии у налогоплательщика контактного телефона данный реквизит не заполняется.

В разд. 2 Справки отражаются данные о физическом лице - получателе дохода.

В п. 2.1 "ИНН" указывается идентификационный номер налогоплательщика - физического лица, который указан в документе, подтверждающем постановку данного физического лица на налоговый учет в налоговом органе Российской Федерации. При отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется.

В п. 2.2 "Фамилия, имя, отчество" указываются фамилия, имя и отчество физического лица - налогоплательщика без сокращений, в соответствии с документом, удостоверяющим личность. Для иностранных физических лиц допускается при написании использование букв латинского алфавита. Отчество может отсутствовать, если оно не указано в документе, удостоверяющем личность налогоплательщика.

В п. 2.3 "Статус" указывается статус налогоплательщика. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации (далее - резидентом), указывается цифра 1, а если нет, то указывается цифра 2.

В п. 2.4 "Дата рождения" указывается дата рождения (число, месяц, год) путем последовательной записи данных арабскими цифрами, например: 01.05.1945, где 01 - число, 05 - месяц, 1945 - год рождения.

В п. 2.5 "Гражданство" указывается код страны, гражданином которой является физическое лицо. Код страны выбирается из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ). Например, код 643 - код России, код 804 - код Украины. При отсутствии у физического лица гражданства указывается код 999.

В п. 2.6 "Код документа, удостоверяющего личность" указывается код, который выбирается из Справочника "Коды документов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ).

В п. 2.7 "Серия, номер документа" указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность налогоплательщика, соответственно, серия и номер документа, знак "N" не проставляется.

В п. 2.8 "Адрес места жительства в Российской Федерации" указывается полный адрес постоянного места жительства налогоплательщика на основании документа, удостоверяющего его личность, либо иного документа, подтверждающего адрес места жительства.

Элементами адреса являются: "Почтовый индекс", "Код региона", "Район", "Город", "Населенный пункт", "Улица", "Дом", "Корпус", "Квартира".

"Код региона" - это код субъекта Российской Федерации, на территории которого физическое лицо имеет место жительства. Код региона выбирается из Справочника "Коды регионов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ). "Почтовый индекс" - индекс предприятия связи, находящегося по месту жительства налогоплательщика. При отражении элемента адреса "дом" могут использоваться как числовые, так и буквенные значения, а также знак "/" для обозначения углового дома. Например: 4А либо 4/2. Модификации типа "строение" заполняются в поле "корпус".

При отсутствии одного из элементов адреса отведенное для этого элемента поле не заполняется и в Справке может отсутствовать.

В п. 2.9 "Адрес в стране проживания" для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, а также иностранных граждан указывается адрес места жительства в стране постоянного проживания. При этом указывается код этой страны в поле "Код страны", далее адрес записывается в произвольной форме (допускается использование букв латинского алфавита).

Для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами Российской Федерации, и иностранных граждан допускается отсутствие показателя "Адрес места жительства в Российской Федерации" при условии заполнения п. 2.9 Справки.

В разд. 3 Справки "Доходы, облагаемые налогом по ставке ______ процентов" отражаются сведения о доходах, полученных физическими лицами в денежной и натуральной форме, по месяцам налогового периода. В заголовке разд. 3 Справки указывается та ставка налога, в отношении которой заполняется Справка (13 процентов, 30 процентов, 9 процентов, 35 процентов или ставка, установленная в соответствующем соглашении об избежании двойного налогообложения).

В заголовке раздела указывается ставка налога, по которой облагаются доходы, отраженные в Справке. Далее последовательно отражаются суммы доходов, полученные физическим лицом в налоговом периоде, отдельно по каждому полученному доходу.

В графе "Месяц" в хронологическом порядке указывается порядковый номер месяца налогового периода, соответствующего дате фактического получения дохода, определяемой в соответствии с положениями ст. 223 Налогового кодекса РФ.

В графе "Код дохода" указываются коды доходов, которые выбираются из Справочника "Коды доходов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ). В графе "Сумма дохода" отражается вся сумма дохода (без налоговых вычетов) по указанному коду дохода.

Напротив тех видов доходов, в отношении которых предусмотрены профессиональные налоговые вычеты или которые подлежат налогообложению не в полном размере (п. 28 ст. 217 Налогового кодекса РФ), в графе "Код вычета" указывается код соответствующего вычета, выбираемый из Справочника "Коды вычетов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ), а в графе "Сумма вычета" - соответствующая сумма вычета. Код дохода указывается при наличии положительной суммы дохода. Код вычета указывается при наличии положительной суммы вычета.

Стандартные налоговые вычеты, установленные ст. 218 Кодекса, а также имущественный налоговый вычет, установленный пп. 2 п. 1 ст. 220 Кодекса, в данном разделе не отражаются.

В разд. 4 Справки "Стандартные и имущественные налоговые вычеты" отражаются сведения о стандартных налоговых вычетах, установленных ст. 218 Кодекса, и имущественном налоговом вычете, установленном пп. 2 п. 1 ст. 220 Налогового кодекса РФ.

В п. 4.1 "Сумма налоговых вычетов, право на получение которых имеется у налогоплательщика" отражаются суммы стандартных налоговых вычетов, установленных ст. 218 Налогового кодекса РФ, и имущественного налогового вычета, установленного пп. 2 п. 1 ст. 220 Налогового кодекса РФ, на которые физическое лицо имело право в отчетном налоговом периоде.

В графе "Код вычета" п. 4.1 указывается код вычета, выбираемый из Справочника "Коды вычетов" (Приложение N 2 к форме N 2-НДФЛ). В графе "Сумма вычета" отражаются суммы вычетов, соответствующие указанному коду. Число заполненных строк в данном пункте зависит от количества видов вычетов, на которые имел право налогоплательщик.

В п. п. 4.2 и 4.3 указываются номер и дата уведомления, подтверждающего право налогоплательщика на имущественный налоговый вычет, выдаваемого налоговым органом в соответствии с п. 3 ст. 220 Налогового кодекса РФ.

В п. 4.4 указывается код налогового органа, выдавшего уведомление.

В п. 4.5 указывается общая сумма стандартных налоговых вычетов, фактически предоставленных физическому лицу за налоговый период.

В п. 4.6 отражается сумма предоставленного имущественного налогового вычета.

Раздел 4 заполняется в том случае, если налогоплательщику предоставлялись стандартные или имущественные налоговые вычеты. При этом п. п. 4.2, 4.3, 4.4, 4.6 заполняются в случае, если налогоплательщику предоставлялся имущественный налоговый вычет. Пункт 4.5 заполняется в случае, если налогоплательщику предоставлялся стандартный налоговый вычет.

В разд. 5 Справки отражаются общие суммы дохода и налога на доходы по итогам налогового периода.

В п. 5.1 "Общая сумма дохода" указывается общая сумма дохода по итогам налогового периода, без учета налоговых вычетов. Данный пункт заполняется путем суммирования доходов, отраженных в разд. 3 Справки.

В п. 5.2 указывается облагаемая сумма дохода.

В п. 5.3 "Сумма налога исчисленная" указывается общая сумма налога, исчисленного по ставке, указанной в разд. 3 Справки, по итогам налогового периода.

В п. 5.4 "Сумма налога удержанная" соответственно указывается общая сумма удержанного налога за налоговый период.

Пункт 5.5 "Сумма возврата налогов по перерасчету с доходов прошлых лет" заполняется в случае возврата налогов по перерасчету с доходов прошлых лет. Указывается сумма произведенного возврата налога по пересчету с доходов прошлых лет.

В п. п. 5.6 и 5.7 соответственно указываются суммы, зачтенные либо удержанные при уплате налога по перерасчету с доходов прошлых лет.

В случае если в результате уточнения налоговых обязательств налогоплательщика выявлена задолженность по налогу на доходы физических лиц, то в п. 5.8 "Задолженность по налогу за налогоплательщиком" указывается сумма данной задолженности.

Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом, указывается в п. 5.9.

В п. 5.10 "Сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган" указывается сумма налога, переданная на взыскание в налоговый орган в соответствии с п. 5 ст. 226 Кодекса.

Пункты 5.5 - 5.10 заполняются при наличии соответствующих данных.

Заполненная Справка подписывается в поле "Налоговый агент (подпись)". Подпись не должна закрываться печатью. Печать проставляется в отведенном месте ("М.П. " в нижнем левом углу Справки). В поле "Налоговый агент (должность)" указывается должность лица, подписавшего Справку. В поле "Налоговый агент (Ф.И.О.)" указываются фамилия и инициалы указанного лица. Налоговый агент - физическое лицо подписывает Справку и указывает свою фамилию и инициалы имени и отчества.

Когда форму 2-НДФЛ заполнять не нужно?

Есть случаи, когда организация, выплатив доход, Справку 2-НДФЛ представлять не должна. Вот основные случаи.

1. Выплаты индивидуальным предпринимателям.

Если организация выплачивает доход предпринимателю (например, закупает у него товар), удерживать с этих выплат налог на доходы физических лиц не нужно. Дело в том, что согласно п. 2 ст. 227 Налогового кодекса РФ предприниматели исчисляют и платят НДФЛ самостоятельно. Следовательно, представлять на предпринимателей сведения по форме 2-НДФЛ нет необходимости.

А как бухгалтер узнает, что организация покупала товары именно у предпринимателя? В соответствии с п. 2 ст. 230 Налогового кодекса РФ для этого ПБОЮЛ должен предъявить документы, подтверждающие его государственную регистрацию и постановку на учет в налоговой инспекции. Подчеркнем: именно предъявить. Таким образом, у организации нет необходимости снимать с этих документов ксерокопии или переписывать их номера (хотя на практике, чтобы избежать возможных претензий при проверке, это все же лучше сделать). Подтвердить, что доход выплачен именно предпринимателю, организация может и другими документами, например договором, счетом-фактурой, накладной или кассовым чеком.

Однако даже если организация не докажет, что продавец товаров является индивидуальным предпринимателем, обязанность по представлению формы 2-НДФЛ у нее все равно не возникнет. Ведь физические лица, продавшие свое имущество, сведения о доходах подают самостоятельно (пп. 2 п. 1 ст. 228 Налогового кодекса РФ).

2. Выплата выигрышей по результатам игр, основанных на риске.

Если человек выиграл в казино, лотерее, тотализаторе, на игровом автомате или в других играх, за участие в которых нужно платить (то есть в играх, основанных на риске), то рассчитать и заплатить налог на доходы физических лиц обязан он сам. Таковы требования пп. 5 п. 1 ст. 228 Налогового кодекса РФ.

Таким образом, организации, занимающиеся игорным бизнесом, не должны представлять сведения о доходах по форме 2-НДФЛ.

Заполнять Справки по форме 2-НДФЛ нужно только в том случае, если у фирмы есть обязанность удержать налог.

 

4.9.3. Форма 3-НДФЛ

 

Форму 3-НДФЛ "Налоговая декларация по налогу на доходы физических лиц" по итогам отчетного года должны заполнить и представить в налоговую инспекцию определенные категории налогоплательщиков. Подробно о том, кто эти налогоплательщики, в каких случаях и как они должны заполнять декларацию, читайте в следующем разделе книги. Форма 3-НДФЛ утверждена Приказом Минфина России от 23 декабря 2005 г. N 153н.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 |