Имя материала: Расходы и налоги

Автор: Т.Л.Крутякова

Мобильная (сотовая) связь

 

В наше время мало кто обходится без сотового телефона. Причем сотовые телефоны используются не только в личных целях. В работе без них тоже никуда.

При   этом   расходы   по   оплате   услуг   сотовой   (мобильной)   связи   всегда  привлекают пристальное внимание налоговиков.

В целях налогообложения прибыли затраты организации на оплату услуг связи (в т.ч. и сотовой) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст.

264 НК РФ).

Как мы уже говорили выше, для того чтобы признать какой-либо расход в налоговом учете, он должен соответствовать критериям, определенным в ст. 252 НК РФ (экономическая обоснованность, документальное подтверждение, связь с деятельностью, направленной на получение дохода).

Налоговым законодательством не определен конкретный перечень документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров.

По мнению Минфина России, подтверждающими документами для признания в целях налогообложения  прибыли расходов на оплату  услуг сотовой связи являются  (см.  Письмо от

27.07.2006 N 03-03-04/3/15):

- утвержденный руководителем организации перечень должностей работников, имеющих право на использование сотовой связи (с указанием причин необходимости);

- договор с оператором связи на оказание услуг связи (т.е. договор должен быть заключен между организацией и оператором связи);

- детализированные счета оператора связи.

При этом критерием экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи для целей налогообложения прибыли является необходимость для работника использовать сотовый телефон в служебных целях, что должно быть отражено в должностной инструкции работника.

Если таких инструкций в организации нет (а такой документ не является обязательным для всех организаций), то необходимость использования сотовой связи может быть оговорена непосредственно в трудовом договоре с конкретным работником.

 

Обратите внимание! Для того чтобы признать затраты, связанные с оказанием услуг сотовой связи, в расходах организации, недостаточно в должностных инструкциях всех работников указать, что им для выполнения служебных обязанностей нужна сотовая связь.

Если,  например,  сотрудник  организации  целый  рабочий  день  находится  в  офисе,  где имеется  стационарная  телефонная  связь,  то  доказать  экономическую  обоснованность  таких затрат организации будет трудно.

Необходимость сотовой связи может быть обусловлена, прежде всего, разъездным характером   работы   сотрудника   (водители,   экспедиторы,   курьеры)   либо   какими-то  иными причинами, которые нужно грамотно обосновать (например, рабочее место работника находится в нетелефонизированном помещении).

 

Если организация на основании единого договора с оператором связи оплачивает расходы по нескольким телефонам (телефонным номерам), то счета оператора связи должны содержать детализацию  общей  суммы  платежа  за  предоставленные  услуги  сотовой  связи  в  разрезе отдельных  субсчетов,  открываемых  по  каждому  числящемуся  за  налогоплательщиком абонентскому номеру (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418).

Для чего нужна детализация счетов?

Чтобы можно было проверить, для каких целей фактически использовался тот или иной телефонный номер,  какие разговоры (личные  или служебные) по нему  велись. Во избежание споров с представителями налоговых органов организации необходимо отслеживать (по предоставленным оператором связи счетам) разговоры, не обусловленные производственной необходимостью.

Как это сделать на практике?

Все должно определяться спецификой деятельности организации. Если число разговоров невелико, то имеет смысл проводить сплошную проверку всех разговоров. Если же в организации сотовая связь используется очень интенсивно, то нужно разработать порядок (регламент) проведения выборочных проверок.

В последнее время многие организации самостоятельно устанавливают лимит затрат по услугам сотовой связи. Расходы в пределах лимита учитываются в целях налогообложения, а сверх лимита оплачиваются сотрудниками самостоятельно (или удерживаются из их зарплаты).

Может ли такой порядок уберечь организацию от претензий налоговых органов? Нет, не может.

Ведь, как отмечалось выше, для того чтобы учесть затраты в целях налогообложения прибыли, нужно доказать их соответствие критериям ст. 252 НК РФ.

В  данном  случае  внутренний  локальный  акт  организации  устанавливает  лишь  размер расхода. Но как доказать производственную направленность лимитированных затрат? На наш взгляд, только документально. Поэтому, если налогоплательщик учитывает затраты в пределах лимита в составе расходов для целей исчисления прибыли без документального подтверждения, спор с представителями налоговых органов неизбежен.

Соответственно, установление организацией лимитов на служебные переговоры не освобождает ее от необходимости контролировать производственную направленность разговоров, даже если работник уложился в лимит.

Отметим, что налоговые органы на местах настаивают на том, что в организации должны быть документы, подтверждающие производственную направленность каждого звонка (!).

Так, например, в Письме УФНС по г. Москве от 20.09.2006 N 20-12/83834.1 указано буквально следующее:

"Перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, должен быть подкреплен данными об этих абонентах в деловой переписке, договорной документации организации-налогоплательщика и т.п.

К косвенным доказательствам производственного характера расходов можно отнести письменное распоряжение (служебное задание) сделать звонки, а также отчет сотрудника- исполнителя о его результатах в письменной форме. Причем оба документа составляются в произвольной  форме,   но  с   указанием   всех   реквизитов,   предусмотренных   для   первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Таким  образом,  для  признания  услуг  сотовой  связи  по  договору,  заключенному организацией-налогоплательщиком с оператором мобильной связи, должен быть подтвержден производственный характер всех осуществленных с номера сотовой связи звонков".

Очевидно, что в подавляющем большинстве случаев требования налоговиков практически невыполнимы.  Представим  себе  сотрудника,  который  в  течение  дня  осуществляет  десятки звонков. Чтобы документально подтвердить производственную направленность каждого звонка, нужно обязать этого сотрудника в письменном виде фиксировать все свои звонки (дата, время, номер абонента, краткое изложение сути разговора). В итоге большая часть его рабочего времени будет занята не исполнением своих прямых служебных обязанностей, а записыванием своих звонков. Бред? Конечно. Но ведь иначе требования налоговых органов выполнить невозможно. Ведь вспомнить в конце месяца (после получения детализированного счета) суть всех разговоров и наименования всех абонентов просто нереально.

Таким   образом,   требования   налоговых   органов   о   подтверждении  производственного характера каждого звонка изначально невыполнимы. Да и налоговое законодательство такого требования не содержит. Поэтому для обоснованного включения затрат на мобильную связь, на наш взгляд, достаточно подтвердить, что данному конкретному сотруднику для исполнения его служебных обязанностей действительно нужен сотовый телефон.

Именно такого подхода придерживаются суды при рассмотрении подобных споров.

Так, например, в Постановлении ФАС Московского округа от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06 четко указано, что налоговое законодательство не содержит требования об обязательном подтверждении налогоплательщиком производственного характера каждого телефонного звонка, совершенного при помощи услуг связи. Поскольку услуги связи оказывались организации по договорам о предоставлении услуг сотовой связи, заключенным с операторами связи, и факт предоставления сотовых телефонов в пользование конкретным работникам был оформлен приказами  генерального  директора,  суд  признал  правомерным  отнесение  на  расходы  суммы затрат на сотовую связь.

Аналогичную позицию занимает и ФАС Поволжского округа (Постановление от 09.11.2006 N

А65-29284/2005-СА2-8).

Однако,  несмотря  на  все  приведенные  выше  аргументы,  вероятность  того,  что  при проведении налоговой проверки налоговый орган потребует от вас, помимо детализированных счетов, дополнительные документы, подтверждающие производственную направленность каждого разговора, достаточна высока. При отсутствии таких документов расходы на мобильную связь могут быть исключены из состава расходов, принимаемых в целях налогообложения. И тогда отстоять правомерность учета этих затрат можно будет только в суде.

Рассмотренных  выше  проблем  можно  избежать,  заключив  с  оператором  сотовой  связи договор на предоставление услуг связи по безлимитному тарифу.

Безлимитный  тариф  предполагает  ежемесячное  внесение  фиксированной  абонентской платы, размер которой не зависит от количества звонков абонента. Соответственно, никаких детализированных счетов по данному телефонному номеру нет и быть не может.

В этом случае для обоснования затрат на оплату услуг связи организации достаточно иметь договор с оператором связи и документы, подтверждающие, что данному конкретному работнику для исполнения служебных обязанностей нужна мобильная связь (см. Письмо Минфина России от

13.10.2006 N 03-03-04/2/217). Кроме того, можно сделать приблизительную оценку количества совершаемых  им  в  день  звонков  по  служебным  целям  и  просчитать  их  приблизительную стоимость. Если эта цифра окажется больше величины абонентской платы по безлимитному тарифу, то такой расчет будет служить дополнительным подтверждением экономической обоснованности расходов.

Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, в организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности.

Обратите внимание! Представители финансового ведомства допускают возможность учета в целях налогообложения прибыли затрат на оплату услуг сотовой связи, возникших в связи с ведением телефонных переговоров в производственных целях в период нахождения сотрудника в отпуске, а также в официально установленные выходные и праздничные дни (Письмо Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418). Главное - подтвердить осуществленные расходы соответствующими документами. То есть в организации должен быть документ, из которого было бы понятно, с какой целью работник вел переговоры во внерабочее время. Это может быть, например, служебная записка самого работника.

При отсутствии документов, подтверждающих производственный характер звонков, осуществленных во внерабочее время, стоимость этих разговоров, скорее всего, не будет принята в целях налогообложения. И доказать иное будет сложно даже в суде. Так, например, ФАС Волго- Вятского округа согласился с налоговой инспекцией в том, что расходы по оплате услуг мобильной связи  за  период   нахождения  работников  в  отпусках   носят  непроизводственный  характер, поскольку никаких документов, подтверждающих производственную направленность разговоров, предприятие не представило (Постановление от 17.11.2006 N А82-7208/2005-37).

 

Зачастую на практике используется такой способ оплаты услуг сотовой связи, как покупка телефонных карт (карт экспресс-оплаты). Имейте в виду, что учет затрат на услуги связи, оплаченные путем приобретения таких карт, может привести к спору с налоговиками.

Еще недавно Минфин России категорично высказывался за то, что карты экспресс-оплаты для оплаты услуг сотовой связи вообще не могут служить основанием для списания расходов для целей налогообложения прибыли (Письмо Минфина от 26.01.2006 N 03-03-04/1/61).

Позднее позиция немного смягчилась. В Письме Минфина России от 31.05.2007 N 03-03-

06/1/348 указано, что "если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли".

Представим такую ситуацию.

Сотрудник организации находится в служебной командировке, у него закончились деньги на телефоне и он был вынужден приобрести карту экспресс-оплаты. Что делать в такой ситуации?

Если вы не готовы к спору с налоговиками, то такие расходы лучше вообще не учитывать в целях налогообложения прибыли.

Но, на наш взгляд, организация имеет все основания, чтобы учесть такие расходы в целях

налогообложения. При этом нужно понимать, что карта экспресс-оплаты действительно позволяет определить только размер понесенных затрат. А доказать производственную направленность телефонных разговоров при наличии только такой карты нельзя. Но все не так трагично. Просто помимо самой карты экспресс-оплаты организации понадобятся документы, подтверждающие производственную направленность разговоров. Таким документом в данной ситуации может быть заявление (служебная записка), написанное сотрудником, с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Этого заявления (служебной записки), завизированного руководителем предприятия, вместе с самой картой будет вполне достаточно для документального подтверждения и экономического обоснования затрат.

 

* * *

 

Как правило, работники ведут по служебным телефонам не только служебные, но и личные разговоры.

В организации может быть принято решение о том, что ежемесячно сотрудники возмещают организации стоимость личных разговоров. При этом счет, полученный от оператора связи, организация оплачивает в полном объеме, так как договор на оказание услуг сотовой связи заключен именно с ней. А затем стоимость личных разговоров вносится сотрудником в кассу организации либо удерживается из его зарплаты.

В бухгалтерском учете суммы, возмещаемые работниками, отражаются на счете 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" и в составе доходов и расходов вообще не показываются.

В налоговом же учете, по мнению Минфина России (Письмо от 27.07.2006 N 03-03-04/3/15), расходы на использование сотовой связи должны быть полностью учтены в составе прочих расходов организации, связанных с производством и реализацией. При этом суммы, возмещаемые работниками, следует учитывать в составе прочих расходов только после того, как работник возместит организации указанные затраты. В связи с этим уплачиваемое работником возмещение должно учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации.

В  некоторых  организациях  стоимость  всех  разговоров  (и  производственных,  и  личных)

оплачивается за счет средств организации.

В этом случае стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно.

В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91.

Для  целей  налогообложения  прибыли  расходы,  произведенные  в  пользу  работников,  в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

Отметим,  что  стоимость  личных  переговоров  сотрудника  в  этом  случае  не  является объектом обложения ЕСН на основании п. 3 ст. 236 НК РФ. Поэтому ЕСН на эти суммы начислять не нужно.

Аналогично решается вопрос и со страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование.

А вот НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией, удержать   придется,   поскольку   эта   сумма   является  доходом,   полученным  сотрудником   в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13\% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ).

 

* * *

 

В некоторых организациях практикуется такой порядок. Сама организация договоры с операторами  связи  не  заключает.  Сотрудники,  которым  в  силу  служебной  необходимости требуется мобильная связь, пользуются своими личными сотовыми телефонами, а организация впоследствии возмещает им стоимость служебных разговоров.

Такой вариант имеет право на существование.

Процедура возмещения расходов, как правило, выглядит так.

Работник получает счет от оператора связи (поскольку это личный номер работника, счет

выставляется оператором на его имя), в котором содержится расшифровка всех звонков. Работник отдельно выделяет все служебные звонки и представляет указанный счет в бухгалтерию, которая возмещает  работнику  из  кассы  не  всю  стоимость  счета,  а  только  часть,  приходящуюся  на служебные звонки.

Соответственно, для того, чтобы избежать споров с налоговыми органами, к каждому такому счету должны прилагаться документы, подтверждающие служебный характер звонков, стоимость которых возмещается работнику. Это может быть, например, служебная записка работника, в которой в отношении каждого абонентского номера будет расписана информация, позволяющая однозначно признать соответствующий разговор служебным (наименование абонента, ссылка на номер договора, ссылка на полученное служебное задание и т.п.).

При  отсутствии  документов,  подтверждающих  производственный  характер  переговоров,

проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, налоговые органы будут рассматривать такие переговоры как звонки частного характера. Соответственно, их стоимость не будет учитываться для целей налогообложения прибыли (Письмо УФНС по г. Москве от 20.09.2006

N 20-12/83834.2).

Аналогичного подхода придерживаются и суды (см., например, Постановление ФАС Волго-

Вятского округа от 21.12.2005 N А31-8194/22).

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 |