Имя материала: Упрощенка 2008. Учет расходов

Автор: Т.Л.Крутякова

Расходы на содержание служебного транспорта

 

Налогоплательщики-"упрощенцы" имеют право уменьшать полученные доходы на сумму расходов на содержание служебного транспорта, а также на расходы по выплате компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст.

346.16 НК РФ).

 

Компенсации за использование личных автомобилей

 

Трудовой кодекс РФ возлагает на работодателя обязанность компенсировать работнику расходы, связанные с использованием его имущества. Согласно ст. 188 ТК РФ обязанность по выплате компенсации возникает у работодателя, если имущество работника используется самим работником в интересах работодателя и с согласия или ведома работодателя.

Статьей 188 ТК РФ установлено, что размер компенсации, равно как и сумма возмещаемых расходов, определяется сторонами трудового договора самостоятельно и фиксируются в письменном соглашении.

Никаких ограничений по размеру выплат трудовое законодательство не содержит. Поэтому

теоретически работодатель может выплачивать работникам компенсации в любых размерах, установленных соглашением. Однако при установлении размера компенсации нужно помнить об ограничениях, содержащихся в налоговом законодательстве.

 

Примечание. Компенсации за использование личных легковых автомобилей для служебных поездок признаются в расходах только в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. В п. 1 этого Постановления специально указано, что оно применяется и при упрощенной системе налогообложения.

 

Размер нормативов на сегодняшний день таков:

 

Транспортное средство

Предельные нормы компенсации

в составе расходов в месяц, руб.

Легковые автомобили с рабочим

объемом двигателя:

- до 2000 куб. см включительно

- свыше 2000 куб. см

 

 

1200

1500

Мотоциклы

600

 

Итак, в соответствии со ст. 188 ТК РФ вы можете выплачивать работнику компенсацию в любом размере (без каких-либо ограничений). Однако в целях налогообложения в расходах можно учесть только сумму, не превышающую приведенные выше нормы.

При установлении размера компенсации имейте в виду, что, по мнению налоговых органов, в нормативах, установленных Постановлением N 92, уже учтены все мыслимые затраты по эксплуатации личного легкового автомобиля: это и сумма износа, и затраты на горюче-смазочные материалы, и техническое обслуживание, и текущий ремонт. Поэтому выплата каких-то дополнительных компенсаций (например, в возмещение стоимости ГСМ) является в целях налогообложения  сверхнормативной  выплатой,  не  уменьшающей  налоговую  базу  по  единому налогу (Письма Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140 и МНС России от 02.06.2004 N

04-2-06/419@).

Расходы организации в виде компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов признаются в целях налогообложения на дату ее выплаты работнику. Пока компенсация реально не выплачена, учесть ее в расходах нельзя.

И, конечно же, всегда нужно помнить о ст. 252 НК РФ, которая говорит о том, что в расходах можно учесть только те расходы, которые документально подтверждены и экономически обоснованны.

Требования налоговых органов к документальному подтверждению и экономическому обоснованию расходов в виде компенсаций за использование личных автомобилей в служебных целях наиболее полно отражены в Письме Минфина России от 16.05.2005 N 03-03-01-02/140. Они таковы:

- основанием для произведения компенсационных выплат является приказ руководителя предприятия, в котором указаны размеры компенсации (в зависимости от интенсивности использования) <*>, а также документы, подтверждающие наличие у работника личного автомобиля, в частности копия технического паспорта личного автомобиля (если работник управляет по доверенности - соответствующие документы);

- выплата компенсаций производится работнику в случаях, когда его личный автомобиль используется в процессе производственной (служебной) деятельности, связанной с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями;

- компенсации выплачиваются один раз в месяц и не зависят от количества календарных дней в месяце;

- за время отсутствия работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

--------------------------------

<*> От себя добавим, что ст. 188 ТК РФ обязывает работодателя заключить с работником письменное соглашение, в котором фиксируется размер выплачиваемой компенсации.

 

Отметим,  что  суммы  компенсаций,  выплачиваемые  работникам  в  размерах,  не превышающих установленные нормативы, ни НДФЛ, ни взносами в ПФР не облагаются.

 

Расходы на содержание служебного транспорта

 

Расходы на содержание служебного транспорта признаются в целях налогообложения в размере фактических затрат (при условии, что они соответствуют критериям п. 1 ст. 252 НК РФ).

К этим расходам относятся затраты на покупку бензина, ремонт автомобилей, техосмотр,

оплату услуг автостоянки, зарплату водителей. Причем перечень расходов ничем не ограничен.

 

Обратите внимание! В ст. 346.16 НК РФ не говорится о том, что в расходах можно учитывать затраты только по собственному транспорту. Если налогоплательщик арендует служебный транспорт  (по  договору  аренды  или  лизинга),  то  расходы  по  его  содержанию  тоже  будут учитываться в целях налогообложения.

В  Письме  Минфина  России  от  26.01.2007  N  03-11-04/2/19  указано,  что,  если договором аренды   предусмотрено,   что   все   расходы  по   содержанию   автомобиля   несет   арендатор, организация вправе расходы на ГСМ и иные расходы на содержание арендуемого автомобиля отнести на затраты, принимаемые в целях налогообложения.

 

* * *

 

Для учета в расходах затрат на ГСМ вам потребуются документы, подтверждающие размер понесенных затрат.

В зависимости от формы расчетов такими документами могут быть:

- при наличных платежах - кассовый чек. При этом в чеке кроме информации о дате и сумме покупки должны быть сведения о марке и количестве отпущенных ГСМ. Если в чеке ККТ таких данных нет, то к нему должен быть приложен товарный чек, содержащий соответствующую информацию;

- при безналичных расчетах водителям выдаются талоны или топливные карты, по которым они и заправляют автомобили. При этом документами, подтверждающими сумму фактических затрат на ГСМ, будут являться кассовые чеки, подтверждающие отпуск топлива по талонам (картам), и акты (накладные) от поставщика с данными о фактически отпущенном количестве топлива.

Однако одних чеков для учета затрат на ГСМ в расходах не достаточно. Ведь чек не может подтвердить факт использования приобретенного бензина в деятельности налогоплательщика. А согласно ст. 252 НК РФ расходы учитываются в целях налогообложения при условии, что они связаны с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода.

Первичным  документом,  подтверждающим  использование  приобретенного  бензина, является путевой лист, в котором содержится вся необходимая информация о работе автотранспорта, включая информацию о расходе ГСМ.

В  настоящее  время  существует  унифицированная  форма  путевого  листа  -  форма  N  3

"Путевой  лист  легкового  автомобиля",  утвержденная  Постановлением  Госкомстата  России  от

28.11.1997 N 78. Но она обязательна к применению только для специализированных автотранспортных организаций (Письмо Минфина России от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214). Все остальные налогоплательщики могут самостоятельно решать, какую форму путевого листа применять - унифицированную или свою собственную (разработанную самостоятельно).

При разработке собственной формы путевого листа имейте в виду, что она в обязательном

порядке должна содержать информацию о месте следования автомобиля (Письмо УФНС по г. Москве  от  14.11.2006  N  20-12/100253).  Эта  информация  позволит  подтвердить  факт использования автомобиля в деятельности налогоплательщика и, соответственно, будет служить доказательством экономической обоснованности расходов на ГСМ и их связи с деятельностью, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ).

При отсутствии в путевом листе данных о пути следования автотранспорта налоговый орган не примет затраты на ГСМ. И учесть такие затраты не получится даже через суд (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 N А28-7048/2006-250/21).

Кроме того, в путевом листе должна быть информация о пробеге автомобиля. Иначе вы не сможете рассчитать расход ГСМ.

Помимо формы путевого листа, налогоплательщик самостоятельно определяет периодичность составления путевых листов. При этом нужно исходить из того, что первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.

В Письме Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77 указано, что, если еженедельное (ежемесячное, ежеквартальное) составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать расходы налогоплательщика на приобретение ГСМ.

Таким образом, учитывая требования налоговиков о том, чтобы в путевом листе нашли свое отражение все маршруты следования данной конкретной машины, вопрос о периодичности составления путевых листов должен решаться в зависимости от интенсивности использования автотранспорта. Если автомобиль ежедневно совершает несколько поездок, то путевой лист придется составлять ежедневно. Если же интенсивность использования автомобиля не велика, например несколько раз в неделю, то путевой лист может составляться и раз в неделю. При этом в нем нужно будет указать все поездки, совершенные за эту неделю с расшифровкой по датам.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 |