Имя материала: Упрощенка 2008. Учет расходов

Автор: Т.Л.Крутякова

Расходы на командировки

 

В соответствии с пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в состав расходов при УСН включаются затраты на командировки как по территории РФ, так и за ее пределами. Причем, в отличие от формулировок других статей расходов, перечень расходов на командировки открыт. Из этого следует, что в состав командировочных расходов могут включаться не только затраты, прямо перечисленные в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, но и другие затраты, связанные с командировками.

В том числе в расходах можно учесть, например, оплату проезда работника на такси в

аэропорт при направлении в служебную командировку как внутри страны, так и за ее пределы

(Письма Минфина России от 13.04.2007 N 03-03-06/4/48 и от 22.05.2007 N 03-03-06/2/82).

При направлении работников в командировки нужно руководствоваться также Трудовым кодексом РФ.

Статьей  166  ТК  РФ  определено,  что  служебной  командировкой  признается  поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Порядок возмещения расходов работника при направлении его в служебную командировку установлен ст. 168 ТК РФ.

Все коммерческие организации устанавливают порядок и размеры возмещения расходов по служебным командировкам (в том числе и нормы суточных) коллективным договором или локальным нормативным актом. Размер возмещения расходов на законодательном уровне не ограничивается.

Но это не означает, что при исчислении единого налога можно принять все расходы без исключения. Ограничение все же существует. Установлено оно для суточных, которые в целях налогообложения не могут превышать норм, утвержденных Правительством РФ (об этом прямо сказано в пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Нормативы суточных определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93

"Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в

пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией". Из п. 1 этого Постановления прямо следует, что установленные им нормы суточных при командировках на территории РФ и за рубеж применяются при упрощенной системе налогообложения с 1 января

2003 г.

 

Примечание. Если руководителем организации в соответствии со ст. 168 Трудового кодекса РФ принимается решение о выплате суточных в размере, превышающем установленные нормы, то суммы превышения в состав расходов включаться не будут.

 

* * *

 

Согласно ст. 252 НК РФ все расходы, признаваемые в целях налогообложения, должны быть документально подтверждены и экономически обоснованны.

Основным документом, необходимым для подтверждения обоснованности расходов на командировки, является командировочное удостоверение.

 

Примечание. При отсутствии командировочного удостоверения с отметками о выбытии и прибытии в место назначения, оформленного в соответствии с установленными требованиями, налоговые органы, скорее всего, откажут организации в праве учесть соответствующие командировочные расходы в целях налогообложения (Письмо Минфина России от 23.05.2007 N

03-03-06/2/89).

 

Отметим, что арбитражная практика свидетельствует о том, что судьи, как правило, не поддерживают такой подход. Если у организации есть документы, подтверждающие размер понесенных расходов и производственный характер командировки, то суды не видят никаких препятствий для учета командировочных расходов в целях налогообложения вне зависимости от наличия или отсутствия командировочного удостоверения (см. Постановления ФАС Западно- Сибирского округа от 07.05.2007 N Ф04-2644/2007(33834-А45-14), Уральского округа от 04.05.2007

N Ф09-3119/07-С2).

Но возможен и противоположный исход дела (см. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 23.04.2007 N А28-7048/2006-250/21).

Поэтому, если вы хотите гарантированно избежать спора, оформляйте командировочные

удостоверения для всех работников, которые отправляются в командировки на территории РФ.

Если работник направляется в зарубежную командировку, то в этом случае оформляется приказ,  в  котором  указывается  цель  командировки  и  ее  длительность.  После  возвращения работника из командировки для документального подтверждения расходов на командировку достаточно снять копию с тех страниц загранпаспорта, на которых находятся отметки о датах пересечения границ соответствующих государств.

При отсутствии в загранпаспорте отметок о датах пересечения границ каждого иностранного государства документами, служащими основанием для выплаты суточных, могут являться иные документы, подтверждающие время нахождения работника в том или ином государстве (приказ руководителя организации о командировании работника, билеты, посадочные талоны, счета за проживание в гостинице) (Письмо Минфина России от 08.09.2006 N 03-03-04/1/660).

 

Примечание. Все расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами.

 

Если работник не может представить оправдательные документы (например, он потерял билет), то работодатель может возместить ему понесенные расходы на основании его заявления, но эти расходы для целей налогообложения учитываться не будут.

Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не требуется.

Имейте в виду, что существуют определенные правила выплаты суточных. Они установлены

Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 "О служебных командировках в пределах СССР" (применяется в части, не противоречащей Трудовому кодексу РФ) (далее - Инструкция N 62).

Суточные   выплачиваются  командированному   работнику   за   все   время   командировки, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути (п. 14 Инструкции N 62).

При определении общей величины суточных днем отъезда (первым днем командировки) считается день отправления соответствующего транспортного средства (самолета, поезда и т.п.) из места постоянной работы командированного, а днем приезда - день прибытия транспортного средства в место постоянной работы.

Если, например, поезд отправляется до 24 часов включительно, днем отъезда считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее - последующие сутки.

Если станция (аэропорт, пристань) находится за чертой населенного пункта, то учитывается и время, необходимое для проезда до станции (аэропорта, пристани) (п. 7 Инструкции N 62).

 

Обратите  внимание!  Если  работник  направлен  в  командировку  в  местность,  откуда  он каждый день может возвращаться к своему постоянному месту жительства, суточные ему не выплачиваются (п. 15 Инструкции N 62). Правомерность этого положения подтвердил Верховный Суд РФ в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147.

 

Все остальные командировочные расходы, кроме суточных, должны подтверждаться первичными документами.

В последнее время все большее распространение получают так называемые электронные авиабилеты (билеты, оформленные в бездокументарной форме). Покупка такого билета не препятствует возможности учесть его стоимость в расходах. Оправдательными документами в этом случае могут являться распечатка электронного документа на бумажном носителе и посадочный талон (Письма Минфина России от 17.07.2007 N 03-03-06/4/99 и от 08.09.2006 N 03-03-

04/1/660).

Расходы на проживание в гостинице в период командировки принимаются в целях налогообложения в сумме фактических затрат на основании квитанций или счетов за проживание в гостинице и чеков ККТ (при оплате гостиницы за наличный расчет).

Если работник привез в качестве подтверждающего расходы документа бланк строгой отчетности (до 1 июня 2008 г. таковым является счет по форме N 3-Г), то кассовый чек для подтверждения расходов не требуется (Письмо Минфина России от 23.11.2006 N 03-01-15/11-316).

 

* * *

 

Отметим одно нововведение, которое вступило в силу с 1 января 2008 г. Правда, оно прямо к расходам,  учитываемым  при  УСН,  не  относится,  но  затрагивает  порядок  налогообложения доходов работников.

Дело в том, что Федеральным законом от 24.07.2007 N 216-ФЗ было внесено изменение в п.

3 ст. 217 НК РФ, который освобождает от налогообложения суммы, выплачиваемые работникам в возмещение командировочных расходов.

Согласно внесенным изменениям с 1 января 2008 г. при направлении работников в командировки не облагается НДФЛ сумма суточных в размере, не превышающем 700 руб. за каждый день командировки на территории РФ и 2500 руб. за каждый день заграничной командировки. Если суточные выплачиваются работникам в размерах, превышающих нормы, установленные  в  п.  3  ст.  217  НК  РФ,  то  суммы  превышения  облагаются  НДФЛ  в общеустановленном порядке.

 

* * *

 

Расходы при УСН признаются кассовым методом, т.е. в том периоде, когда они были оплачены.

Деньги на командировку выдаются работнику под отчет. Поэтому возникает вопрос: когда признавать  командировочные расходы  - на дату утверждения авансового  отчета  или на дату выдачи денег по расходному кассовому ордеру?

При  ответе  на  этот  вопрос  надо  учитывать,  что  расходы  признаются,  когда  затраты фактически понесены и оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

В тот момент, когда деньги выданы из кассы в подотчет, расходы еще не произведены и за работником числится задолженность. Кроме того, у налогоплательщика на этот момент нет документов, подтверждающих произведенные расходы.

И только после того, как работник представит авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов и руководитель его утвердит, затраты можно признавать в расходах.

После возвращения из командировки и представления авансового отчета у работника может выявиться перерасход по сравнению с суммой выданного аванса.

В  таком  случае  затраты  на  командировку  в  части  перерасхода  будут  признаваться расходами только после возмещения работнику этой суммы. Это следует из п. 2 ст. 346.17 НК РФ, которым предусмотрено, что расходы должны быть фактически оплачены.

Пример. 28 марта 2007 г. работнику выдан аванс в сумме 26 000 руб.

29 марта 2007 г. работник убыл в командировку сроком на 12 дней.

Выданная сумма аванса на командировку расходом при УСН не признается. Поэтому в Книге учета доходов и расходов в марте 2008 г. эта сумма не отражается.

Предположим, что работник вернулся из командировки вечером 9 апреля 2007 г.

11 апреля 2007 г. работник представил отчет о выполнении задания и авансовый отчет, в котором с приложением оправдательных документов были указаны следующие расходы:

- стоимость проезда на основании билетов - 15 000 руб.;

- расходы на проживание на основании счета гостиницы - 16 500 руб.;

- суточные - 6000 руб. (500 руб. x 12 дней).

Общая сумма командировочных расходов составила 37 500 руб.

Суточные в размере 500 руб. за каждый день командировки выплачиваются всем командированным работникам на основании приказа по организации.

Руководитель утвердил авансовый отчет 18 апреля 2007 г.

В данном случае работник израсходовал на командировку большую сумму, чем получил из кассы организации. Перерасход составил 11 500 руб.

Следует  учесть  и  то,  что  в  расходы при  УСН  организация  может  включить  суточные  в размере, не превышающем 100 руб. за каждый день командировки. Таким образом, общая сумма командировочных расходов на основании авансового отчета, которую организация имеет право включить в расходы, составит 32 700 руб. (37 500 руб. - (400 руб. x 12 дней)).

Однако работнику необходимо возместить перерасход в полной сумме - 11 500 руб. (37 500

руб. - 26 000 руб.)

Поскольку  авансовый отчет  утвержден  18 апреля 2007 г.,  в апреле 2007 г.  организация может  включить  в  состав  расходов  сумму  командировочных  расходов  в  пределах  суммы выданного аванса. Соответственно, в Книге учета доходов и расходов в апреле будет отражена сумма командировочных расходов в размере 26 000 руб.

Предположим, что перерасход по авансовому отчету был выдан работнику из кассы 5 мая

2007 г. в сумме 11 500 руб. Тогда организация в мае 2007 г. отражает в Книге учета доходов и расходов остальную часть командировочных расходов в сумме 6700 руб. (32 700 руб. - 26 000 руб.).

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 |