Имя материала: Основы правовой информатики

Автор: Чубукова С.Г.

10. электронный документооборот

 

10.1. Понятие электронного документооборота

 

Электронный обмен данными — это реальность, с которой се- годня сталкивается практически каждый. Информационные сис- темы, компьютерные сети, электронная почта — вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

В последнее десятилетие появились и получили распростра- нение новые инструментальные средства эффективного обеспе- чения управленческих процессов. В том числе речь идет о про- граммном обеспечении, предназначенном для обработки управ- ленческих документов. Здесь, прежде всего, следует упомянуть программное обеспечение классов «системы управления доку- ментами» и «системы управления деловыми процессами»1 .

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том числе и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рам- ках автоматизации процесса обработки документа в организации с момента его создания или получения до момента отправки кор- респонденту или завершения исполнения и списания в дело долж- но быть обеспечено решение следующих функций:

регистрация входящих в организацию документов, исходящих из организации документов и внутренних документов;

учет резолюций, выданных по документам руководством ор-

ганизации, и постановка документов на контроль; централизованный контроль исполнения документов; списание документов в дело;

ведение информационно-справочной работы;

формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позво- ляет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что качественно меняет организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централи- зованно  документов с  резолюциями руководства рассылаются в

 

 

электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти дан- ные вносятся в систему. При этом система автоматически отсле- живает наступление даты предварительного уведомления о при- ближении срока исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о на- званных сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно вклю-

чает текущий электронный архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия возможности одновременного использования документа несколькими сотруд- никами. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность потери информации и повышает оперативность ра- боты за счет сокращения времени поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реа- лизовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки до- кументов по их содержанию. Использование электронного архива избавляет от необходимости создавать фонд пользования архив- ных документов, так как по запросу в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения понятие электронного докумен- тооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе первого лежит легитимность (процессуальная допусти- мость и доказательственная сила) электронных документов. По- этому наряду с совершенствованием информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота должна сыграть его законодательная поддерж- ка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и

 

передаваемым электронным способом, юридического статуса доку-

мента1 .

Основной функцией традиционного документа является удо- стоверение некоторой информации. При составлении и использо- вании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некото- рая информация, а во-вторых, сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информа- ции, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру — экспер- тизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть — непосредственно содер- жание, вторая — вспомогательная информация, которая дает воз- можность установить его аутентичность (подлинность). К ней от- носятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и о носителе,

могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного доку- мента оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принци- пе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы.

В ряде случаев существенно наличие именно оригинала доку-

мента. Например, продажа акции, выпущенной в документарной форме, вовсе не равносильна продаже копии ее сертификата, да- же заверенной нотариально.

Таким образом, документ выполняет следующие функции: фиксация некоторой (содержательной) информации; фиксация лица, подписавшего документ;

фиксация условий составления документа;

доказательство в судебном разбирательстве;

функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

 

1   Марченко  А.  Электронный  документ  //  http:  // 

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 |