Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

18.3. основные понятия и технология работы с табличными процессорами

 

При загрузке табличного процессора обычно открывается рабочее окно, отображающее инструментальные панели, информационные поля и собственно электронную таблицу. Отображаемая электронная таблица, как правило, является одной из многих, объединенных в книгу или блокнот, являющихся объектом хранения в отдельном файле. В связи с этим отдельная таблица именуется рабочим листом.

 

18.3.1. Структура рабочего окна

 

Рабочее окно современного табличного процессора состоит из следующих элементов:

1. Строка заголовка.

Строка заголовка содержит имя программы, имя текущего файла (книги или блокнота) и кнопки управления окном, состав и назначение которых определяется операционной средой, в которой работает табличный процессор.

2. Строка меню.

В строке меню расположены имена основных групп команд и инструментальных средств табличного процессора, каждой из которых соответствует собственное выпадающее меню, детализирующее возможности управления электронными таблицами.

3. Пиктографические меню.

Пиктограммы, объединенные в инструментальные панели, предназначены для вызова наиболее часто используемых команд. Количество и состав пиктографических меню определяются пользователем.

4. Строка ввода (редактирования).

Строка ввода (редактирования) предназначена для ввода и изменения данных в ячейках электронной таблицы. Она содержит имя рабочего листа и адрес активной ячейки, в которой расположен указатель ячеек в виде рамки, окружающей ячейку. Указатель ячеек можно перемещать по рабочему листу с помощью мыши или клавиш управления курсором.

5. Рабочий лист.

Рабочий лист отображает собственно электронную таблицу и разбит на ячейки, которые образуют прямоугольный массив и координаты которых определяются путем задания их позиции по вертикали (в столбцах) и по горизонтали (в строках). Столбцы обозначаются буквами латинского алфавита (А, В, С ... Z, АА, АВ, АС ... AZ, ВА, ВВ ...), а строки — числами натурального ряда. Так, D14 обозначает ячейку, находящуюся на пересечении столбца D и строки 14, а CD99 — ячейку, находящуюся на пересечении столбца CD и строки 99. Имена столбцов всегда отображаются в верхней строке рабочего листа, а номера строк — на его левой границе.

6. Линейки прокрутки.

На экране, как в окне, всегда виден лишь фрагмент активного рабочего листа. Это окно можно передвигать по рабочему листу с помощью линеек прокрутки, которые расположены в правой (вертикальная линейка прокрутки) и нижней части листа справа (горизонтальная линейка прокрутки). Еще одна маленькая линейка, расположенная слева в нижней части рабочего листа, предназначена для перехода от одного рабочего листа к другому. Каждый рабочий лист имеет корешок с именем. Выбрав и активизировав конкретный корешок, можно продолжить работу на соответствующем этому корешку рабочем листе документа.

7. Делители окна.

Они расположены в концах линеек прокрутки и с их помощью можно разделить активный рабочий лист по горизонтали или по вертикали. Это позволяет одновременно увидеть на экране несколько рабочих листов и обработать их по фрагментам.

8. Строка сообщений.

В строке сообщений отображается информация о текущем состоянии таблицы и программы и о результатах выполняемых операций. При выборе какой-либо команды в строке сообщений появляются краткие сведения о ее назначении.

 

18.3.2. Ввод и редактирование данных

 

После запуска табличного процессора и появления рабочего окна обычно устанавливается режим ввода данных в ячейки таблицы (рабочего листа). Как уже указывалось, одна из ячеек является текущей или активной (она отображается указателем в виде утолщенной рамки или прямоугольника с иным цветом фона) и именно в нее будет вводиться информация с клавиатуры.

При необходимости редактирования данных в процессе ввода следует использовать клавиши Del и Backspace. Если же возникает необходимость изменения данных, уже имеющихся в ячейке, необходимо перейти в режим редактирования. Это может быть осуществлено двумя способами: либо нажатием соответствующей функциональной клавиши, либо установкой и активизацией указателя мыши на строке ввода.

Помимо редактирования данных на уровне ячейки в электронной таблице реализуется редактирование на уровне объектов таблицы. К объектам таблицы помимо уже упомянутых столбцов, строк и ячеек относятся диапазоны столбцов и строк, блоки ячеек, таблица в целом.

Диапазоном столбцов (строк) называется последовательность нескольких подряд идущих столбцов (строк) таблицы. Обычно диапазон обозначается именами (номерами) первого и последнего элементов с двоеточием между ними (например, C:R для диапазона столбцов и 5:12 для диапазона строк).

Блок клеток представляет собой прямоугольный фрагмент таблицы, образованный пересечением нескольких подряд идущих столбцов с несколькими подряд идущими строками. Обозначается блок клеток адресами ячеек, стоящих в верхнем левом и правом нижнем углах прямоугольного фрагмента, с двоеточием .между ними (например, G7:L14).

Для указанных объектов определены следующие операции редактирования: удаление, очистка, вставка, копирование. Перед выполнением конкретной операции редактирования необходимо определить объект, над которым выполняется действие. По умолчанию таким объектом является текущая ячейка. Остальные объекты должны быть выбраны (выделены). Это обычно выполняется с помощью мыши или клавиатуры.

 

18.3.3. Форматирование элементов таблицы

 

Для правильного оформления таблицы в соответствии с определенными требованиями для отдельных элементов (объектов) таблицы могут быть установлены различные параметры формата.

Формат ячейки (группы ячеек) представляет собой совокупность значений следующих параметров:

формат представления числовых значений (общий, числовой, денежный, финансовый, календарный, временной, процентный, дробный, экспоненциальный, текстовый, задаваемый пользователем);

выравнивание значений внутри клетки (горизонтальное — по левому краю, по правому краю, по обоим краям, по центру; вертикальное — по верхнему краю, по нижнему краю, по обоим краям, по центру; ориентация — горизонтальная, вертикальная с горизонтальным представлением символов в столбик, вертикальная с представлением символов с поворотом на 90° влево, вертикальная с представлением символов с поворотом на 90° вправо);

вид, начертание, размер, цвет шрифта;

вид и толщина линий, образующих обрамление (рамку) ячейки, рисунок и цвет затенения (фона) ячейки.

Формат столбца (столбцов) предполагает задание его ширины, а формат строки (строк) — задание ее высоты.

Все указанные параметры форматирования устанавливаются либо с помощью операций из соответствующего меню, либо с помощью соответствующих кнопок-пиктограмм с предшествующим выделением объекта форматирования.

 

18.3.4. Вычисления в таблицах

 

Каждая ячейка электронной таблицы характеризуется следующими параметрами:

адрес ячейки;

содержание ячейки;

значение ячейки;

формат ячейки.

Адрес и формат ячейки уже были рассмотрены выше.

В качестве содержания ячейки выступают числовые и текстовые константы, а также выражения (формулы).

В качестве значения ячейки рассматриваются выводимые на экран представления числовых и текстовых констант, а также результатов вычисления выражений (формул).

Под выражением понимается совокупность операндов, соеди-. ненных знаками операций. В качестве операндов используются числовые и текстовые константы, адреса ячеек и встроенные функции. При этом числовые и текстовые константы используются непосредственно, вместо адресов ячеек используются значения соответствующих клеток таблицы, а вместо встроенных функций — возвращаемые ими значения.

Адреса ячеек в роли операндов и аргументов встроенных функций выступают в двух формах: относительной и абсолютной. Относительный адрес указывает на положение адресуемой ячейки относительно той ячейки, в содержании которой он используется и записывается как обычно (имя столбца и номер строки, например F7). Абсолютный адрес указывает на точное положение адресуемой ячейки в таблице и записывается со знаком $ перед именем столбца и номером строки (например, $F$7). При редактировании объектов электронной таблицы относительные адреса соответствующим образом корректируются, а абсолютные адреса не изменяются.

Встроенные функции имеют тот же смысл, что и в языках программирования высокого уровня, но в табличных процессорах их набор существенно больше. Существуют следующие группы встроенных функций:

функции для работы с базами данных и списками;

функции для работы с датами и временными значениями;

функции для инженерных расчетов;

функции проверки свойств и значений;

логические функции;

функции для работы со ссылками и массивами;

математические функции;

функции для статистических расчетов;

текстовые функции;

финансовые функции.

 

Литература к главе 18

 

1. Денисов В.М. Lotus Тройка. — СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1994. - 336 с.

2. Кении К. и др. Использование Microsoft Office : Специальное издание. - Киев, Диалектика, 1995. — 480 с.

3. Кох О. Excel 5.0: английская и русская версии. — СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1995. — 272 с.

4. Нелсон С.Л. Путеводитель по Microsoft Excel 5 для Windows. — М., Издат. отдел «Русская редакция», 1994. - 240 с.

5. Николь П., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0: Практическое пособие. — М., ЭКОМ, 1995. - 352 с.

6. Николь Н., Альбрехт Р. Электронные таблицы Excel 5.0 для квалифицированных пользователей: Практическое пособие. — М., ЭКОМ, 1995. - 304 с.462

7. Новиков Ф., Яценко A. Microsoft Office в целом. - СПб., BHV-Санкт-Петербург, 1995. - 336 с.

8. Харвей Г. Excel 5.0 для «чайников». - Киев, Диалектика, 1996. -288 с.

9. Шмидт Майнхард. Quattro Pro for Windows... для пользователя. - Киев, Торгово-издательское бюро BHV, 1994. - 368с.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |