Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

5.3. система распорядительной документации

 

5.3.1. Назначение и состав распорядительной

             документации

 

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативным правовым актам. В них получают выражение конкретные юридически властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений,

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

правовые акты, действующие на федеральном уровне, - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской, Федерации, — краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти, относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

акты межведомственного характера;

акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденными постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, ...собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов Федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министерств. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узкому кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

 

5.3.2. Процедура издания распорядительных

           документов

 

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений — приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решения - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовится проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная документация учреждения; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений; законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия - согласование проекта документа - состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.

Пятая стадия - внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организацию с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

7. Доведение решения до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист соответствующего .структурного подразделения по заданию руководителя и совместно е ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, других подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкретные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделения и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки или передачи членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подразделения, подготовившего их.

Третья стадия - обсуждение материалов на заседании - включает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения, и основной - непосредственное обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводятся ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания — членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая стадия отражает специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе черновых записей, запись основных выступлений желательно согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшим на левом поле протокола напротив записи выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиальных органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, постановление Правительства Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, постановление Московской городской Думы, постановление Правительства Москвы). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров Открытого акционерного общества).

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителей - выполняется таким же образом, как и в случае издания распорядительных документов на основе единоличного принятия решений.

 

5.3.3. Составление и оформление распорядительных

            документов

 

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным принципиальным вопросам их деятельности.

В соответствии с постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил подготовки ведомственных нормативных актов» от 23 июля 1993 г. № 722 приказы, постановления, инструкции, положения, разъяснения, указания отнесены к разряду ведомственных нормативных актов. Постановление определяет, что подготовка проектов ведомственных нормативных актов (соответственно и постановлений) осуществляется одним или несколькими структурными подразделениями федеральных органов исполнительной власти с учетом их функций и компетенции. Для их подготовки могут создаваться рабочие группы.

Подготовка постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации регламентирована Положением о подготовке проектов постановлений и распоряжений Совета Министров - Правительства Российской Федерации, утвержденном постановлением Совета Министров - Правительства Российской Федерации от 28 января 1993 г. № 74.

Юридическими основаниями для издания постановлений могут быть законы Российской Федерации, постановления Совета Федерации и Государственной Думы Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации, для постановлений федеральных органов исполнительной власти - ранее изданные этими органами постановления и другие ведомственные нормативные акты, а также необходимость осуществления собственной исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения возложенных на орган управления задач в соответствии с предоставленной ему компетенцией и потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Постановления должны иметь следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, наименования вышестоящего органа и органа, издающего постановление, название вида документа, дата и номер постановления, место издания, заголовок к тексту, подпись руководителя органа, издающего постановление.

Текст постановления может иметь вступительную часть, если требуется дать разъяснение целей и мотивов издания постановления. Вступительная часть заканчивается ключевым словом - «ПОСТАНОВЛЯЕТ», например:

«В целях удовлетворения потребностей населения Российской Федерации в цитрусовых Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»

При необходимости вступительная часть может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления и другие ведомственные нормативные акты. Положения, имеющие нормативный характер, во вступительную часть не включаются.

Если постановление не нуждается в обосновании, его текст начинается непосредственно с ключевого слова, например:

 

«Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ: ...»

 

Распорядительная часть постановления излагается в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами, в каждом из которых содержится отдельное поручение. Пункты постановления, содержащие конкретные поручения, включают: наименование органа или организации, которой дается поручение, содержание самого поручения и при необходимости срок его выполнения, например:

 

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

25 ноября 1995 г.       Москва                   № 1145

 

Об упорядочении деятельности по развитию собаководства

 

В целях упорядочения мероприятий по развитию собаководства и обеспечению организационного единства в их осуществлении Правительство Российской Федерации ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Возложить на Министерство сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации регулирование вопросов развития собаководства в Российской Федерации.

2. Органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации оказывать необходимое содействие деятельности общественных кинологических организаций.

3. Министерству сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации и Министерству юстиции Российской Федерации разработать совместно с заинтересованными организациями и в 2-месячный срок представить предложения о внесении изменений и дополнений в решения Правительства Российской Федерации в связи с настоящим постановлением.

Председатель Правительства

Российской Федерации

В.Черномырдин

 

Постановления могут содержать приложения — схемы, графики, таблицы, образцы документов, положения, инструкции и другие документы. В соответствующих пунктах постановления делается

ссылка: (приложение 1) или: (приложение 3). На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

к постановлению Правительства

Российской Федерации

от 27 января 1997 г. № 18

 

или:

 

УТВЕРЖДЕНО

постановлением Правительства

Российской Федерации

 от 27 ноября 1997 г. № 1177

 

Проект постановления должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и иметь визы их руководителей. Для проектов ведомственных нормативных актов обязательна процедура их юридической экспертизы и соответственно виза руководителя юридической службы.

Постановления подписываются руководителем органа управления. Постановления Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами (действующими на основе коллегиального и единоличного принятия решений).

Решения оформляются в том же. порядке, как и постановления, за тем исключением, что ключевым словом текста является глагол «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ», например:

«Коллегия РЕШИЛА ...» или: «Совет директоров РЕШИЛ...»

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и лиц.

В деятельности организаций различаются: приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении структуры и штатов, в целях утверждения и/или введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов и др.), при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (коллегий, советов, правлений, комиссий и др.) и тому подобных случаях.

Приказы по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности учреждения, ее материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение деятельности, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрения работников.

Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации с указанием вида документа - ПРИКАЗ. Приказы содержат следующие обязательные реквизиты: наименование вышестоящей организации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Проекты приказов, подготовленные для согласования, оформляются на стандартных листах бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов и указанием на верхнем поле документа справа - «Проект».

Приказы по организационным вопросам и основной (производственной) деятельности издаются во исполнение правовых нормативных актов вышестоящих органов и в инициативном порядке в целях реализации возложенных функций и задач.

Проекты приказов составляются на основе тщательного и- всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем, чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок - обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок к приказу строится по схеме «О чем?», например:

 

«О создании филиала общества в г. Твери»

«Об увеличении уставного капитала общества»

 

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: вступительной и распорядительной. Во вступительной части дается обоснование предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указываются его название, дата, номер, например:

 

«В соответствии с Положением о создании, реорганизации и ликвидации филиалов и представительств общества, утвержденном Советом директоров общества 15.05.1996, и на основании решения Общего собрания акционеров о создании филиала общества в г. Твери (протокол от 18.03.1997 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

 

Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указывают дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, во вступительной части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

 

«В связи с завершением строительства нового учебного корпуса института по ул. Металлистов, д. 37а

ПРИКАЗЫВАЮ: ...»

 

Вступительная часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении или обосновании.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица единственного числа и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами, если приказом предписывается выполнение различных по характеру действий.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает: наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, конкретный срок выполнения поручения. При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается в случаях, если предписываемое действие или действия носят постоянный характер.

Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Если проект приказа отменяет полностью или частично ранее изданные приказы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте проекта приказа необходимо их перечислить.

Последний пункт приказа - это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

При составлении проекта приказа необходимо:

 увязывать содержащиеся в нем поручения с ранее изданными по данному вопросу документами во избежание повторений или противоречий;

 излагать текст кратко, последовательно, четко, не допуская возможности его двоякого толкования;

 намечать конкретных исполнителей и реальные сроки исполнения поручений;

 обеспечивать юридически правильное (однозначное) написание упоминаемых в нем наименований организаций;

 указывать структурные подразделения и должностных лиц, на, которых возлагается контроль за исполнением приказа;

 указывать акты, подлежащие отмене или утратившие силу в какой-либо своей части.

Проект приказа должен быть написан ясно, доходчиво, с соблюдением всех грамматических правил. Следует избегать сложных придаточных предложений и большого числа причастных и деепричастных оборотов. Специальные (технические) термины нужно употреблять в пределах необходимости и только общепризнанные. В тексте проекта приказа нельзя употреблять произвольные сокращения и сокращенные наименования. Недопустимо применение разных, хотя и равнозначных, терминов для обозначения одного и того же понятия. Неуместно употреблять в приказе выражения типа: «поднять уровень», «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы), в тексте проекта в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки: (приложение 1); (приложение 2).

На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение, например:

 

Приложение 1

к п. 2 приказа

от 14.06.1997 № 86

 

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция и т.п.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: (прилагается), а на приложении в верхнем правом углу размещается гриф утверждения документа.

В проектах приказов, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц, с охватом основного текста и всех приложений.

Приложения к проектам приказов должны визироваться исполнителем, подготовившим их, руководителями структурных подразделений. К проекту приказа прилагается список на рассылку.

Приказы подписываются руководителем организации или его заместителем, официально исполняющим обязанности руководителя во время его длительного отсутствия (командировка, отпуск, болезнь). Образец приказа по основной деятельности:

 

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО

«СВЯЗЬИНВЕСТ»

               ПРИКАЗ

____________ № _______

Москва

Об увеличении уставного капитала общества

В связи с решением Общего собрания акционеров от 10.02.1997 № 1 «Об увеличении уставного капитала общества» и руководствуясь Положением о порядке увеличения (уменьшения) уставного капитала общества, утвержденном Советом директоров общества 16.07.1996

 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Руководителю Юридического отдела Свечову М.М. в срок до 01.03.1997 направить сведения о внесении изменений в Устав общества об увеличении размера уставного капитала общества в Московскую регистрационную палату и Налоговую инспекцию.

2. Руководителю Финансового управления Обросимову Н.И. в срок до 15.03.1997 зарегистрировать дополнительный выпуск акций в Министерстве финансов Российской Федерации.

3. Контроль за исполнением приказа возлагается на заместителя генерального директора общества Баранова О.Н.

 

Генеральный директор     Подпись                               Инициалы, фамилия

 

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично Президентом Российской Федерации, а также единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.

Распоряжения по существующей практике, также издают руководители предприятий по вопросам частного характера.

Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы. Различие между ними состоит в том, что в текстах распоряжений отсутствует ключевое слово, разделяющее вводную и распорядительную части.

Указание - правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.

В целом, указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат». Если организаций, в которые рассылается указание, более трех, адресат оформляется обобщенно, например:

 

Руководителям органов охраны природы

республик в составе Российской Федерации,

краев, областей, автономных образований,

городов Москвы и Санкт-Петербурга

 

Рассылка указаний в этом случае осуществляется по списку.

Указания должны иметь заголовок, который формулируется также, как заголовок к тексту приказа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Последним пунктом распорядительной части является пункт о контроле за исполнением указания.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |