Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

7.2. требования к текстам документов

 

7.2.1. Употребление специальной лексики

 

Понятие «специальная лексика» относится к трем категориям слов: термины, профессионализмы и жаргонно-профессиональные слова. Термин - слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное понятие, употребляемое в науке, технике, искусстве и других областях специальной деятельности. Употребление терминов в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Термины, используемые в управленческой документации, - это, во-первых, отраслевая терминология, отражающая содержание той предметной области, которой посвящен документ; во-вторых, это специальные слова и выражения, сложившиеся в сфере административного управления.

Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются применением на практике терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

При употреблении терминов в деловой документации необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен как автору, так и адресату. Если у автора письма возникает сомнение по этому поводу, необходимо раскрыть содержание термина, что можно сделать несколькими способами:

дать официальное определение термина;

расшифровать его словами нейтральной лексики;

убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Употребление терминов в текстах документов нередко вызывает трудности, связанные, как правило, с незнанием их значений или искажением структуры термина. Трудности в употреблении терминов связаны еще и с тем, что терминосистема любой предметной области или вида деятельности находится в постоянном изменении: меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает и обозначающие их термины выходят из употребления. Один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает его многозначность (полисемию).

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений. Если одно и то же понятие обозначается несколькими терминами, возникает синонимия терминов.

Термины-синонимы имеют разное звучание, но совпадают по значению (например, термины «анкета» и «вопросник»). Они могут быть полными (абсолютными) или частичными (относительными). При употреблении терминов-синонимов важно обращать внимание на то, какую сторону или свойства понятия необходимо обозначить, выделить в контексте. Например, даже такие термины, как «договор», «контракт», «соглашение», которые можно отнести к полным синонимам, различаются практикой своего употребления: в трудовом законодательстве речь идет о трудовом договоре (контракте); в гражданском законодательстве двусторонние и многосторонние сделки называются договорами; во внешнеторговых сделках уместнее употреблять термин «контракт»; а договоренности в ряде областей фиксируются в соглашениях («тарифное соглашение», «соглашение о научно-техническом сотрудничестве» и др.).

Существует и такое явление, как омонимия терминов, когда два или более терминов совпадают по звучанию, но различаются значениями, то есть обозначают разные понятия. Явление это, однако, в пределах одной терминосистемы встречается редко. Кроме того, могут возникать термины, относящиеся к категории ложно ориентирующих - противоречащих сущности обозначаемых ими понятий.

Профессионализмы - слова, возникающие в двух случаях: когда специальная область деятельности не имеет своей терминологии (например, охота, рыболовство, ремесла и др.) и когда слово становится неофициальным заменителем термина (например: трансплантация -пересадка, карданное устройство — кардан и др.). Область употребления профессионализмов — это, как правило, устная речь, их использование в деловой документации крайне нежелательно.

Профессиональная жаргонная лексика - это форма профессионального просторечья, например: студенты-дневники, наличка, нал, безнал, дострой и др. Использование такого рода слов недопустимо не только в письменной деловой речи, но и в официальной устной речи.

 

7.2.2. Употребление устаревшей лексики

 

Среди устаревшей лексики выделяется две категории слов: архаизмы и историзмы.

Архаизм — слово или словосочетание, вышедшее из употребления и потому воспринимаемое как устаревшее (архивариус, канцелярист, писарь, челобитная, мемория и др.).

Историзм — разновидность архаизма — слово или словосочетание, обозначающее предмет, вышедший из употребления: чернильница, пресс-папье, пенсне и др.

Употребление таких слов в управленческой документации недопустимо, их следует заменять современными словами и оборотами:

 

ВМЕСТО                                                                               СЛЕДУЕТ ПИСАТЬ

при сем направляем                                                          направляем

означенный (вышеозначенный)                     названный

 вышепоименованный                                      указанный (названный)

сего года                                                                               этого года (текущего года)

 

настоящим сообщаем                                       сообщаем

настоящий акт составлен                                  акт составлен

 

7.2.3. Употребление неологизмов

 

Неологизмы — слова, обозначающие новые понятия и предметы, делятся на две группы: неологизмы, ставшие терминами и неологизмы-профессионализмы или слова профессионального жаргона. Использование новых слов в тексте документа должно основываться на оценке того, является ли это слово термином или называет понятие, уже имеющее устойчивое обозначение в языке.

Неологизмы первой группы имеют полное право на существование в деловой речи. Это слова типа: спутниковая информация, автосалон, пресс-секретарь, муниципальный, префектура, депозитарий, телефакс и др.

Неологизмы второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Так, вместо «анонс» следует употреблять слово «объявление», вместо «изжитие» - «исключение», «ликвидация», вместо «ротация» - «довыборы», вместо «санирование» - «оздоровление» и т.п.

 

7.2.4. Употребление заимствованных слов

 

Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков мира. Часто слова заимствуются вместе с новыми понятиями и предметами. Использование заимствованной лексики во многих случаях вызывает трудности. Наиболее типичная ошибка - излишнее употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

«пролонгировать» вместо «продлить»;

«спонсор» вместо «меценат», «покровитель», «попечитель»;

«анонс» вместо «объявление»;

«эксклюзивный» вместо «исключительный».

Если для обозначения предмета или понятия существует русский эквивалент, употребление слова иностранного происхождения не допустимо.

 

7.2.5. Употребление слов с «универсальным» значением

 

Особенность делового стиля - употребление так называемых универсальных слов - слов со стертым, неопределенным значением. Универсальные слова являются многозначными, что позволяет употреблять их в различных контекстах вместо точных смысловых определений, например:

«До настоящего времени слабо ведутся подготовительные работы по реконструкции и ремонту инженерных сетей» (слово «слабо» здесь одновременно означает, что работы ведутся медленно, неритмично, неорганизованно, словом, - плохо).

«Протокол слабо отражает позиции сторон в вопросе формирования парковой зоны на территории жилого района Марьино» (слово «слабо» одновременно означает: неполно, неточно, предвзято).

Если в других стилях языка употребление таких слов воспринимается как нежелательное явление, то в деловых текстах оно выступает нормой. Употребляются такие слова, как правило, в описательной части текста, цель которой - изложить событийную канву, дать общую оценку ситуации как положительной или негативной.

 

7.2.6. Употребление сокращений

 

Длинные слова и словосочетания затрудняют их употребление, поэтому в устной и письменной речи в целях компрессии (сжатия) речи для обозначения понятий используются сокращения.

Различаются два основных вида сокращенных слов:

лексические сокращения (аббревиатуры) - сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или из частей слов: СНГ, Москапремонт, зам., спецназ и др.;

графические сокращения - применяемые в письме сокращенные обозначения слов: г-н, тчк, ж.-д., кв.м, л, экз. и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только на письме и при чтении расшифровываются, читаются полностью.

Различается несколько типов лексических сокращений (аббревиатур):

Инициальные сокращения - сокращения, образованные из начальных букв слов, обозначающих понятие; они в свою очередь подразделяются на:

буквенные (при чтении произносятся буквы): МЧ, ЖСК, АКБ, СП, МП, КБ;

звуковые (при чтении произносятся звуки): ГОСТ, ГАИ, ТЭО, РЭУ, ДЭЗ, ТЭЦ, ЛЭП, АЭС, МОС ОТИС, ВОСВОД, вуз;

буквенно-звуковые (при чтении часть слова произносится по буквам, часть - звуками): ГУВД, ТОО, ЦТСА, НИОПИК, УКГОиП;

Слоговые сокращения (образованы из частей, слогов слов): зам-пред, Москомзем, Мосзеленстрой, Доринвест, Мосжилстрой, Мос-интур, техред, главбух, завгар;

Частично сокращенные слова (образованы из части или частей слов и полного слова): Мослесопарк, Москоллектор, Мосгоркомспорт, Мосрасчетбанк, хозрасчет, рембаза;

Усечения: зам., зав., спец., пред.;

Телескопические сокращения (образованы из начала и конца составляющих слов): рация (из: ра[диостан]ция), бионика (из: био[логия и электро]ника);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш, МосАЭРО, МосгорБТИ.

Различается несколько типов графических сокращений:

Точечные: стр. - страница, др. - другие, т.п. - тому подобные, см. - смотри, эт. - этаж, ул. - улица и др.;

Дефисные: г-н - господин, гр-н - гражданин;

Косолинейные: п/о - почтовое отделение, б/г - без года и др.;

Нулевые, или курсивные (как правило, так обозначаются физические величины.: т, кг, см, л);

Комбинированные: ж.-д. - железнодорожный, сев.-зап. - северозападный и др.

Слоговые и частично сокращенные аббревиатуры пишутся с большой буквы, если обозначают индивидуальные названия организаций, учреждений, предприятий, например: Минздравмедпром, Моспроект, Мострансагентство.

Родовые наименования пишутся со строчной буквы: госархив, вуз.

Инициальные аббревиатуры независимо от того, являются они обозначением собственного имени или нарицательного, пишутся заглавными буквами: ЕСД, МЭП, СНИП, ГТГ.

Звуковые аббревиатуры пишутся прописными буквами, если образованы от имени собственного, и строчными, если образованы от нарицательного слова: РАУ - Российская академия управления, но: вуз, роно.

Аббревиатуры смешанного типа, образованные частично из начальных букв и усеченных слов, пишутся в первой части — заглавными буквами, во второй - строчными: НИИТмаш, ВНИИорггехники; а образованные в первой части из усеченных слов (или полного слова) и во второй из начальных букв пишутся в первой части первая буква заглавная (если аббревиатура обозначает имя собственное), остальные — строчные; если аббревиатура обозначает нарицательное слово, первая часть пишется строчными буквами, вторая часть - заглавными: КунцевоКРТ, ГорБТИ.

При употреблении графических сокращений следует помнить, что графическое сокращение не должно оканчиваться на гласную.

Допускается употреблять только общепринятые графические сокращения, зафиксированные в государственных стандартах и словарях.

Графические сокращения во множественном числе, как правило, не удваиваются, исключение составляют: гг. - годы, пп. - пункты и некоторые другие.

Не допускается перегружать текст графическими сокращениями: не рекомендуется применять несколько графических сокращений в коротком отрезке текста, например:

«Произошло повторное КЗ на 1-й секции с.ш. п/ст. 44 и отключение секционного ВМ».

При включении в текст документа сокращения следует тщательно проанализировать:

удобно ли такое сокращение для произнесения, запоминания;

не совпадает ли данное сокращение с уже существующим сокращением для обозначения другого понятия в той же области или с названием фирмы, организации, торговым наименованием и др.

Во всех остальных случаях следует включать полную форму слова наряду с сокращением.

 

7.2.7. Употребление языковых формул

 

Одна из особенностей деловой речи - широкое употребление языковых формул - устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи - следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи:

«Сообщаем, что в период с ... по ...»

«Установлено, что в период с ... по ...»

«Сообщаем, что по состоянию на ...»

«Акт составлен комиссией в составе: ...»

«Направляем (представляем, высылаем, возвращаем) Вам ...»

«Направляем Вам, согласованный с ...»

«Направляем на рассмотрение и утверждение ...»

«Проверкой установлено, что ...»

«Выражаем глубокую признательность за ...»

«Считаем целесообразным ...»

«В соответствии с договоренностью, достигнутой ...»

«Во время переговоров стороны обсудили возможности ...»

«Просим Вас рассмотреть вопрос о ...»

«Просим Вас изыскать возможность ...»

«Принимая во внимание, что ... , просим ...» и др.

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в однотипных повторяющихся ситуациях.

Однако кроме выражения типового содержания языковые формулы нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность, например в гарантийном письме:

«Гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...»

«Оплату гарантируем. Наш расчетный счет ...»

«Предоставление жилой площади гарантируем».

В письме-претензии:

«... в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»

«... в противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В распорядительном документе:

«Контроль за выполнением (приказа, распоряжения) возлагается на...»

Владение деловым стилем - это в значительной степени знание и умение употреблять языковые формулы. Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

 

7.2.8. Употребление слов в одной падежной форме

 

Употребление однотипных падежных форм при имени существительном принято называть «нанизыванием падежей». Чаще всего в текстах документов используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже - в творительном, например:

«Предлагаем Вам варианты решений реконструкции (род. п.) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. п.) жилых и административных зданий (род. п.)».

«Полностью разделяем необходимость дальнейшего обсуждения (род. п.) конкретных аспектов (род. п.) возможного сотрудничества (род. п.) Мэрии Москвы (род. п.) и руководства финской столицы (род. п.)».

«Направляем Вам согласованный с ведомственным архивом проект номенклатуры дел (род. п.) Департамента ценных бумаг (род. п.) АКБ «Кузнецкий мост» (род. п.)».

Широкое использование таких конструкций, видимо, объясняется тем, что в деловой речи при сравнительно больших размерах предложений, в сравнении с другими стилями, исключение предлогов позволяет сделать структуру предложения более прозрачной и легче воспринимаемой.

 

7.2.9. Ограниченная сочетаемость слов

 

Специфическая особенность деловой речи - ограниченная сочетаемость слов, проявляющаяся в ограничении возможностей слова вступать в смысловые связи с другими словами. В зависимости от того, в каком стиле речи мы употребляем то или иное слово, различаются его возможности сочетаться с другими словами. Самыми широкими возможностями сочетаемости обладают слова в литературной или разговорной речи, но в деловом стиле они, как правило, ограничены, например:

ЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование направить на рассмотрение передать в управление оказывать содействие осуществлять контроль вносить предложения предоставить кредит обладать правом вступать в силу пострадать в результате событий

НЕЖЕЛАТЕЛЬНО . предоставить для использования выслать на рассмотрение передать для управления оказывать помощь вести контроль давать предложения выдать кредит владеть правом входить в силу пострадать в событиях

Ограниченная сочетаемость слов, широко используемая в деловой речи, способствует типизации содержания, выражаемого в тесте, она как бы приближает словосочетания к языковым формулам, что в конечном счете способствует адекватности восприятия текста документа.

 

7.2.10. Конструкции с отглагольным существительный

 

В деловой речи для выражения действия чрезвычайно активно используются конструкции из отглагольного существительного со значением действия с полузнаменательным глаголом вместо простой глагольной формы, например:

«оказать содействие», а не «посодействовать»

«оказать помощь», а не «помочь»

«произвести уборку», а не «убрать»

«провести учет», а не «учесть»

«оказать поддержку», а не «поддержать»

«произвести ремонт», а не «отремонтировать».

Это явление специалисты называют «расщеплением сказуемого». Появление таких конструкций, очевидно, связано с тем, что содержанием документа всегда является управленческое действие, направленное на конкретный объект, и в этих условиях словосочетание из отглагольного существительного и полузнаменательного глагола не только называет действие («произвести»), но и обозначает предмет этого действия («ремонт»), в то время как один глагол («отремонтировать») обозначает это не в столь явно выраженной форме.

 

7.2.11. Ограниченное употребление глаголов

               в личной форме

 

Письменному деловому общению свойственен неличный (безличный) характер изложения текста, что, вероятно, является языковым выражением того, что общение носит официальный характер. Выражается это в ограниченном употреблении глаголов в форме первого и второго лица, а глаголы в форме третьего лица, как правило, употребляются в неопределенно-личном значении:

«Комиссией проведена проверка и установлено...»,

«Акт подписан членами комиссии и утвержден руководством».

С этим же явлением связано и преобладание страдательных конструкций над формами действительного залога, например:

«Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам» (а не: «Проект предусматривает ...»)

«Московскими организациями будет поставлено в Венгрию электромеханическое оборудование» (а не:«Московские организации поставят ...»)

«Возможность ликвидации совместного предприятия прорабатывается Департаментом внешних связей Правительства Москвы» (а не: «Департамент внешних связей Правительства Москвы прорабатывает...»).

 

7.2.12. Построение предложений

 

Особенность делового стиля - преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных или двусоставных, с обособленными оборотами, например:

«В связи с крайне низкой эффективностью использования городской собственности, внесенной в уставный фонд СП «МИО», а также в связи с недостаточной загруженностью автохозяйства и его убыточностью просим Вас решить вопрос о передаче доли города (Фонд имущества с марта 1993 г. зарегистрирован как один из учредителей СП) Финансово-хозяйственному управлению Мэрии».

 «Располагая достоверной информацией об имеющихся в ряде округов Москвы значительных по размерам пустующих площадях федерального подчинения, не задействованных в связи с акционированием и резким сокращением штатной численности коллективов, считаем целесообразным использовать такие помещения под размещение федеральных структур по решениям вышестоящих органов».

Такие предложения, как правило, содержат причастные и деепричастные обороты, вводные слова и обороты, уточняющие обстоятельства, приложения, дополнения. Если предложение односоставное (подлежащее отсутствует, есть только сказуемое, обозначающее ключевое действие), то строится оно обычно по следующей схеме: мотивирующая часть (обоснование) - ключевое действие - предмет действия.

Если предложение двусоставное (есть и подлежащее и сказуемое), то предложение может строиться по той же принципиальной схеме, но обозначению ключевого действия будет предшествовать указание субъекта действия (подлежащее); подлежащее может также выноситься в начало текста, например:

«Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации обслуживания автопарка Мэрии и Администрации Московской области».

«В соответствии с Вашим обращением департамент рассмотрел возможность предоставления нежилого помещения Российскому информационному агентству «Новости» для размещения вновь организуемого журнала «Россия».

В деловой речи часто употребляются сложные бессоюзные и сложноподчиненные предложения со значениями причины, условий, цели, изъяснительные и определительные:

«Мэрия выражает надежду (главное предложение), что Посольство с пониманием отнесется к принимаемым мерам и, со своей стороны, также окажет содействие урегулированию инцидента в интересах дальнейшего развития наших отношений (придаточное предложение)».

«Одновременно сообщаем (главное предложение), что в настоящее время подготовлен проект распоряжения Правительства Российской Федерации об установлении тарифов на электроэнергию, отпускаемую сельскохозяйственным потребителям на производственные нужды, на уровне средних затрат с минимальной рентабельностью (придаточное предложение)».

«Сообщаем (главное предложение), что с 21.02 по 07.03.95 испанская авиакомпания «Иберия» предлагает авиаперелеты по сниженным ценам (придаточное предложение)».

 «При условии нанесения на тонкостенные стальные трубы надежного внутреннего и наружного антикоррозийных покрытий (придаточное предложение) считаем допустимым их применение при прокладке закрытых оросительных сетей в Нечерноземной зоне Российской Федерации (главное предложение)».

При употреблении сложных предложений в деловых письмах следует помнить, что придаточное предложение располагается перед главным, если по смыслу оно относится ко всему предложению в целом; если же оно поясняет отдельное слово, то непосредственно следует за этим словом.

В сложноподчиненных предложениях со значением причины и следствия вместо союза «потому что» в деловых текстах следует употреблять союзы «так как», «ввиду того, что», «в силу того, что», «вследствие того, что».

Особый тип предложений, свойственных деловой речи, - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

«При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы специфические требования к выделяемому помещению: оно не должно располагаться на уровне одного этажа; должно иметь не менее двух залов площадью 35- 40 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;

должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2-3 чел. каждый и один зал для заседаний;

помещение не должно требовать ремонта; необходим ряд помещений технического назначения». Место придаточного предложения в составе главного зависит от того, какой член главного предложения оно поясняет:

если придаточное предложение поясняет какое-либо слово главного, оно, как правило, следует непосредственно за этим словом;

если придаточное относится ко всему главному предложению или к группе сказуемого, то оно ставится перед главным, если акцентируются обстоятельства совершения действия, или после главного, если оно поясняет основную мысль предложения.

Придаточные предложения рекомендуется по возможности заменять синонимичными причастными и деепричастными оборотами, например:

Вместо:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС»

Рекомендуется:

«Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».

Не допускается соединять как однородные члены предложения причастные и деепричастные обороты с придаточными предложениями, например:

Неправильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, которые финансируются Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект»

Правильно:

«Учитывая, что проект на Пушкинской площади является одним из первых крупных проектов, финансируемых Европейским банком реконструкции и развития, просим рассмотреть вопрос о предоставлении некоторых льгот турецким и российским партнерам, осуществляющим этот проект».

Неправильно:

«Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, который разработан нашим институтом, получил высокую оценку»

Правильно:

 «Направленный на опытные испытания образец изделия КУ-200, разработанный нашим институтом, получил высокую оценку».

При употреблении деепричастных оборотов следует помнить, что деепричастие всегда должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо — субъект действия, и ни в коем случае — с объектом.

Неправильно:

«Говоря о городе, он развивается нормально»

Правильно:

«Говоря о городе, я считаю, что он развивается нормально».

Неправильно:

«Оценивая результаты работы отдела, у него отмечается высокий процент внедренных разработок»

Правильно:

«Оценивая результаты работы отдела, мы отмечаем высокий процент внедренных разработок».

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |