Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

9.1. регистрация и индексация документов

 

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения. В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам - в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, учебная документация - в учебной части и т.д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. Вместе с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявлений и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополняется буквой П, например 74-П и т.д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например довольно часто в кадровых документах используется индекс л/с - по личному составу.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен номером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер протокола второй сессии семнадцатого созыва - 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индексы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС:

при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов;

при индексировании - проставляются индексы соответствующих классификационных справочников;

при индексировании документов и в ИПС ручного типа, и в автоматизированной;

при организации информационно-поисковых массивов, таких, как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек;

при поиске документов и информации.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. В любой ИПС этот перечень будет зависеть и базироваться на комплексе регистрационных характеристик документа (автоматизированная ИПС) и на комплексе используемых карточек (традиционная ИПС).

В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

название документа: классификатор названий документов;

автор (корреспондент): классификатор корреспондентов;

заголовок документов или его краткое содержание: классификатор вопросов деятельности организации;

резолюция: классификатор резолюций;

исполнитель: классификатор исполнителей;

отметка об исполнении: классификатор результатов исполнения документов;

адрес хранения: номенклатура дел.

Помимо перечисленных в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информационной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизованная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объединения или крупной организации.

Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составляемых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицированных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации, отраслевые унифицированные формы документов, основные положения ГСДОУ.

Классификатор названий (видов) документов может стать основой для составления в организации различных перечней документов: «Перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю исполнения», «Перечня документов со сроками исполнения». На основании классификатора рекомендуется составлять «Табель документов организации и ее структурных подразделений». В автоматизированных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при поиске документа (сопоставление поискового образа документа и запроса).

Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе перечня названий организаций, предприятий и учреждений, с которыми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлежности данной организации к определенной отрасли и уровня в системе управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. Например, корреспондентами государственной службы, министерства будут высшие и центральные органы власти и управления, подведомственные предприятия, организации, учреждения, входящие в систему отраслевого управления, включая научно-исследовательские, проектные, конструкторские и прочие организации, состоящие и не состоящие на самостоятельном балансе.

При применении автоматизированной обработки информации локальные индексы классификатора корреспондентов должны иметь возможность перехода на коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). ОКПО включает предприятия и организации, состоящие на самостоятельном балансе и обладающие правами и обязанностями юридического лица, в том числе предприятия и организации общероссийских министерств и ведомств, предприятия и организации субъектов федерации, органы государственного управления, зарегистрированные частные компании, ассоциации и общественные организации.

Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организации в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между руководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).

При разработке классификатора вопросов деятельности местных представительных органов используется действующее законодательство. Составление классификатора вопросов деятельности связано с выявлением всего круга вопросов и представлением их в удобной для пользователя системе.

Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами.

При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования.

Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ставится служба документационного обеспечения управления (управления делами, канцелярии и т.д.). В классификатор структурных подразделений включаются также общественные организации, общества, союзы.

Классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экранные формы, регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркировальные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механизированные регистрационные формы могут изготавливаться на бумаге различных цветов и тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота (в структурных подразделениях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-бланков, .что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств оргтехники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем (автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.) через прозрачный трафарет.

Применение 'копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации - составление и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся для регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справочные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам, тематические картотеки к ведомственным нормативам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки во вторую в соответствующие разделы и рубрики.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справочная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повышения эффективности ИПС создаются кодификационные тематические картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых рекомендуется использовать форму тематической карточки, применяемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ в зависимости от содержания может быть расписан на нескольких карточках. Систематизируется информация в соответствии с рубриками внутрисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется информация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тематические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства организации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата ИПС. Вместе с тем необходимость обеспечения совместимости, ясности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.

Исходя из этого постулата организации делопроизводственных ИПС в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования (табл. 9.1).

Таблица 9.1

Состав нормативно закрепленных показателей для ввода в информационно-поисковую систему и правила их заполнения

 

Реквизиты

Пояснения  по заполнению

Автор (корреспондент)

 

Название вида документа

 

Дата документа

 

Индекс документа

 

Дата поступления

 

Индекс поступления

 

Заголовок документа (краткое содержание)

Резолюция

 

Реквизиты

 

Срок исполнения

 

Отметка об исполнении

 

Отметка о направлении документа в дело

 

При регистрации поступающего документа записывается название организации (лица) – автора документа. При регистрации отправляемых локументов записывается название организации (лица) – корреспондента. Допускается применение сокращенного названия организации.

 

Заполняется в соответствии с названием вида регистрационного документа. При регистрации писем графа может не заполняться.

 

Дата, писвоенная документу организацией-автором, записывается арабскими цифрами по русскому или европейскому стилю.

 

Индекс, присвоенный документу организацией-автором, переносится с поступившего или отправляемого документа.

 

Дата переносится из отметки о регистрации (регистрационного штампа)

 

Индес переносится из отметки о регистрации поступившего документа. После исполнения дополняется номером дела по номенклатуре и другими индексами по соответствующим классификаторам.

 

Переносится заголовок, сформулированный на документе. При его отсутствии формулируется исходя из основного содержания документа.

 

Переносится с документа основное содержание поручения, автор и дата резолюции, исполнитель. При устном поручении – формируется составителем РКК.

 

Пояснение по заполнению

 

Проставляется арабскими цифрами. При регистрации отправляемого документа записывается дата ожидаемого ответа.

 

Дата и индекс ответного документа или краткая запись решения вопроса по существу с указанием даты или срока исполнения.

 

Указывается индекс дела по номенклатуре дел, дата и подпись ответственного исполнителя.

 

 

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |