Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

10.4. установление сроков хранения дел

 

Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оперативной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных площадей ведомственных архивов организации. Другие документы имеют большой период практического использования, обладают научным, историческим значением и должны храниться постоянно в государственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных документов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типовыми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

Установление сроков хранения документов на основании типовых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Например, в ведомственном перечне все организации отрасли разделены на четыре категории, в соответствии с которыми организации, входящие в 1-3-ю категории, сдают документы на постоянное хранение в государственные архивы; от организаций, входящих в 4-ю категорию, документы на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются. Затем в зависимости от категории данной организации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-3-й категорий в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по выполнению поручений» укажут срок хранения «Постоянно», а организации 4-й категории для аналогичного дела укажут срок хранения - 10 лет.

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имеющие разные сроки, например:

 «Планы финансирования и кредитования»

а) годовые - постоянно;

б) квартальные - 3 года;

в) месячные - 1 год.

Поэтому в номенклатуру организации из статьи перечня переносится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкретная категория документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из перечней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истечении указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться временным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и историческое значение.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативного, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государственный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобности», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно проводить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со статьями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содержания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся документы по одному вопросу, но различной значимости, с разными сроками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |