Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

11.5. учет и хранение дел с конфиденциальными документами

 

Основный формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел. Помимо этого номенклатура входит составной частью в комплекс нормативных материалов, обеспечивающих функционирование разрешительной системы доступа персонала к конфиденциальным документам. Она составляется с таким расчетом, чтобы каждый исполнитель работал только с теми делами, которые необходимы ему для выполнения служебных обязанностей и к которым не имеют доступа другие исполнители.

Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.

Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленных (изданных) конфиденциальных документов. После окончания года она подшивается вдело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.

Дела формируются централизованно в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.

Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.

При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.

В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправления, вносимые в нее, заверяются росписями исполнителя (или контролирующего лица) и сотрудника службы конфиденциальной документации. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела, при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело может помещаться справка-заместитель, в которой указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.

Дела, закрепленные за конкретными исполнителями, могут иметь индивидуальные цветовые отличия для контроля за их местонахождением на рабочем месте. В некрупных фирмах конфиденциальные документы при поступлении или издании могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с конфиденциальным делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом. Исполнителям не разрешается хранить у себя на рабочем месте копии подготовленных конфиденциальных документов, исполнителями которых они являлись.

Следовательно, систематизация исполненных конфиденциальных документов в дела предназначена не только для решения задач обеспечения поиска и последующего использования архивных документов, но и задач разграничения доступа персонала к архивным документам фирмы, контроля за сохранностью и наличием конфиденциальных документов и дел.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |