Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

13.2. нормативно-методические основы деятельности секретаря

 

Если рассматривать нормативно-методическую и правовую системы управления персоналом в широком плане - это совокупность документов организационного, организационно-методического, организационно-распорядительного, технического, экономического характера, а также нормативно-справочные материалы, устанавливающие нормы, правила, требования, характеристики, методы и другие данные, используемые при решении задач организации труда и управления персоналом и утвержденные в установленном порядке соответствующим компетентным органом или руководством организации.

При характеристике секретарской деятельности, в первую очередь, акцент сделан на документах организационно-методической направленности — должностных и обучающих инструкциях.

Приходится констатировать тот факт, что российская нормативно-методическая база деятельности служащих во многом устарела и требует существенной переработки. Основополагающими документами в этой области до настоящего времени остаются:

Единая номенклатура должностей служащих (ЕНДС);

Классификационный справочник должностей служащих;

Государственная система документационного обеспечения управления.

Недавно принято Постановление Минтруда РФ «Об утверждении тарифно-классификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих». К последним нововведениям в данной сфере можно, с некоторыми оговорками, отнести и Единую тарифную сетку (ETC), введенную Постановлением Правительства Российской Федерации от 14 октября 1992г. №785. Широкое распространение контрактной системы найма обусловило появление такого документа, как контракт. Последний регулирует взаимоотношения нанимателя и работника, определяет условия их взаимодействия, устанавливает профессиональные и квалификационные параметры, необходимые служащему для эффективного выполнения порученных функций.

Бесспорно, влияют на содержание конкретных номативно-методических документов (например, на смысловую направленность должностных и обучающих инструкций) законодательные и методические материалы, изданные по вопросам архивного дела и делопроизводства в последние годы, например «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».

 

13.2.1. Разработка должностной инструкции секретаря

 

Примерная последовательность работ по созданию такого важного документа, как должностная инструкция, регулирующего деятельность каждого сотрудника, и секретаря в том числе, может быть следующей: изучение Гражданского кодекса РФ, основ законодательства о труде (КЗОТ), ЕНДС, Квалификационного справочника, отраслевых типовых инструкций, ГСДОУ и других нормативно-методических материалов в сфере информационного обеспечения управления. На основе комплексного анализа названных и других документов (например, общероссийских классификаторов, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), ГОСТов системы стандартов безопасности труда (ССБТ) и др.) создается конкретная должностная инструкция, учитывающая не только типовые операции, но и специфические виды работ в данном учреждении.

Разрабатываться должностные инструкции могут как «внешними» организациями: государственными и частными, например, консультативными, внедренческими фирмами, так и внутренними силами (подразделения НОТ, инновации и развития и т.п.).

Основой для будущей инструкции может служить также личностная спецификация, в которой перечисляются требования к работнику, его знаниям, опыту, навыкам. Требования составляются на основе анализа процессов, выполняемых работником. Исходные «типовые» данные берутся из квалификационных характеристик, состоящих из трех разделов: «Должностные обязанности», «Должен знать», «Квалификационные требования».

Сама должностная инструкция секретаря включает в себя:

общие положения;

функции работника;

должностные обязанности;

права секретаря;

ответственность;

взаимоотношения;

оценка работы.

В разделе «Общие положения» устанавливается область деятельности секретаря, порядок его назначения и освобождения от должности, замещения во время его отсутствия, требования к квалификации по разрядам оплаты (уровень образования, стаж и др.), подчиненность секретаря, должностные лица, которыми он руководит. В данном разделе перечисляются нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться секретарь в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за секретарем, перечень видов работ (операций), образующих отдельные функции, например регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок и т.д.

В разделе «Должностные обязанности» указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В разделе «Права секретаря» закрепляются полномочия, которые предоставляются секретарю для самостоятельного решения всех вопросов, относящихся к его компетенции. При разработке данного раздела необходимо сформулировать такие полномочия, как право давать указания по конкретным вопросам, например по предоставлению секретарю данных о ходе выполнения контролируемых заданий.

Раздел «Ответственность» регламентирует персональную ответственность секретаря за правильное и своевременное использование предоставленных ему прав.

В разделе «Взаимоотношения» указываются подразделения и работники, от которых секретарь получает и которым передает информацию, ее структура, сроки передачи, с кем они согласовываются и т.д. Данный раздел может быть представлен в табличной форме.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения секретарем своих функций и обязанностей, использования прав. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения. Качество работы определяется, в первую очередь, выполнением обязанностей, изложенных в должностной инструкции.

Допускается объединение близких по содержанию разделов, например «Права и ответственность». Составители инструкции, придерживаясь общепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например «Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций», или раздел «Организация рабочего места и оптимальные условия труда».

 

13.2.2. Обучающая инструкция секретаря

 

Богатый опыт подготовки управленческого персонала внутри фирмы реализуется при разработке обучающих инструкций. Изложение технологии создания этих документов представляет собой элементы проектирования оптимальной модели деятельности, личностных и иных качеств секретаря учреждения. Таким образом, традиционный анализ функций секретаря и других параметров (а такой подход широко представлен в литературе) будет дополнен их исследованием с точки зрения оргпроектанта или консультанта по усовершенствованию управления.

Одни элементы обучающих инструкций анализируются и описываются фрагментарно (например, технология документационного обеспечения секретарем деятельности руководителя), другие более полно (перечень функций).

 

13.2.2.1. Области применения обучающих инструкций

В самом наименовании «обучающие инструкции» заложена главная цель разработки и область применения документа — обучение сотрудников. Обучение необходимо, когда:

человек поступает на работу в организацию;

служащего назначают на новую должность или происходит его ротация (по «горизонтали» системы управления) и ему вменяется в обязанность выполнение несвойственных ранее функций;

проверка (аттестация, тестирование, собеседование) установит, что у сотрудника не хватает определенных знаний и навыков для эффективного выполнения работы;

планируется повышение квалификации сотрудников.

Практически во всех названных управленческих ситуациях может оказаться и секретарь учреждения, что еще раз подтверждает актуальность подготовки обучающих инструкций.

 

13.2.2.2. Порядок разработки и структура обучающей

                    инструкции секретаря

Руководитель, заинтересованный в обеспечении четкой и эффективной деятельности своего секретаря, должен содействовать созданию обучающей инструкции (ОИ).

Разработка специалистами инструкции, как показала зарубежная и отечественная практика, занимает от одного до четырех месяцев. Сроки создания ОИ зависят от количества функциональных обязанностей секретаря, сложности работ, степени их формализации и других факторов.

Документ должен быть хорошо структурирован, написан в соответствии с действующими законодательными и нормативно-методическими материалами. При разработке ОИ необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов и последовательности изложения. ОИ должна отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности секретаря, иметь четкие формулировки, быть гибкой и динамичной.

Разработка обучающей инструкции осуществляется следующим образом.

Первый этап. «Интервьюирование заинтересованных лиц, консультации с экспертами». Первым этапом в процессе подготовки ОИ является опрос сотрудников. Учитывая специфику подчиненности и самой деятельности секретаря, желательно привлечь независимых экспертов. Процесс интервьюирования и консультаций продолжается до тех пор, пока не будет достигнуто соглашение о том, что должно быть включено в учебную программу секретаря. В итоге формируется предварительное представление о критериях выполнения качественной работы и идеальном секретаре. Это представление используется на последующих этапах для совершенствования деятельности секретаря. Подробно на данном этапе анализируются взаимоотношения секретаря с другими сотрудниками и подразделениями организации.

Эффективным дополнительным методом на первом и других этапах может быть самофотография рабочего дня секретаря (СФРД). Ее данные заносятся в наблюдательный лист.

Второй этап. «Общий анализ содержания работы секретаря». Второй этап начинается с более детального анализа содержания деятельности секретаря, например наблюдения за его работой и формального определения и регистрации всех выполняемых им задач и действий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посредством собеседования. Еще один метод заключается в том, что секретаря просят заполнить вопросник (анкету). Процесс разработки ОИ, как правило, объединяет все эти методы. Таким образом, на данном этапе вся деятельность секретаря разделяется на стандартные алгоритмы, которые могут быть затем преобразованы в учебные материалы.

На основе этих данных формулируются функциональные обязанности секретаря и определяются основные элементы раздела «Рабочий день секретаря». При небольшом объеме работ и соответственно изучении данных возможно совмещение второго и третьего этапов.

Третий этап. «Внедрение ОИ, обучение секретаря». На этом этапе корректируются созданные стандартные алгоритмы деятельности секретаря. Для этого применяются как уже названные методы (тестирование, собеседование, наблюдение и пр.), так и фотография рабочего дня секретаря, хронометраж, метод моментных случайных наблюдений. На последнем этапе ОИ согласовывается и утверждается. При необходимости секретарь проходит курс обучения, например в случае изменения существующей технологии (выполнение операций на базе новейших компьютерных технологий).

Обучающая инструкция секретаря включает в себя:

общие положения;

функциональные обязанности и права;

требования, предъявляемые к секретарю;

организация рабочего места и оптимальные условия труда;

рабочий день секретаря;

документация;

взаимоотношения с сотрудниками организации;

ответственность.

Структура ОИ, последовательность в расположении элементов могут быть по желанию .составителей изменены.

 

13.2.2.3. Содержание обучающей инструкции секретаря

В разделе «Общие положения» производится точное, краткое, недетализированное объяснение, почему работа существует. Информация для этого может быть получена на основании ответов на следующие вопросы:

Почему работа существует?

Каким целям отвечает должность секретаря?

Что для этого должен сделать секретарь?

Другие элементы данного раздела совпадают с теми, что обычно входят в состав должностной инструкции.

Раздел «Функциональные обязанности и права» — важнейший элемент описания работы. В других разделах обязанности, требующие детализации и пояснения особенностей их выполнения, могут быть в расширенном варианте повторены, например функция контроля исполнения документов в разделе «Документация».

Критерии хорошо составленного перечня обязанностей основываются на следующих посылках:

обязанности нацелены на ключевые результаты работы;

обязанности описывают конечные результаты работы, они говорят «ЧTO» а не «как»;

обязанности формулируются таким образом, чтобы выделить действие, которое ведет к конечному результату.

Определения основных обязанностей должны формулироваться таким образом, чтобы они автоматически приводили к мысли об оценке работы секретаря. Формулировки обязанностей должны быть реалистичными, проблемно-ориентированными, точными, иерархически связанными с описываемой работой.

Перечень основных обязанностей для хорошо структурированной работы обычно содержит от 5 до 8 определений. Установлено: если используется более 10 определений (направлений деятельности), то вполне вероятно, что в описание работы включены второстепенные обязанности.

Этот раздел также содержит описание полномочий секретаря, необходимых для выполнения всех предписанных ему действий. Здесь указываются такие права, как принятие решений, получение информации, необходимой для работы, требования выполнения определенных действий, право осуществления контроля, способы согласования вопросов и т.п.

Все обязанности подразделены на две группы: организационные и документационные. Такая классификация весьма условна, т.к. организационные операции также документируются, например при проведении совещаний принимается решение, зафиксированное в «Протоколе». Но объективные основания разделения функций имеются. Первые (организационные) подразумевают при их выполнении постоянное общение с людьми, вторые (документационные) - прежде всего с документальной информацией, ее поиском, учетом, хранением и т.п.

С учетом изложенного секретарь организации обязан: своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей направлено на эффективное циркулирование информации в учреждении, высвобождение руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективное принятие им управленческих решений и контроль за их выполнением, на повышение культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации.

Обязанности секретаря по документационному обеспечению деятельности руководителя и подразделений организации включают в себя:

первичную обработку поступающей в организацию корреспонденции и ее регистрацию;

предварительное рассмотрение документов, их «фильтрацию» — определение корреспонденции, направляемой для анализа и принятия решения руководителем;

составление проектов резолюций для важнейших документов; направление документов, не требующих рассмотрения руководителем, непосредственно в структурные подразделения или ответственным исполнителям;

обработку и отправку корреспонденции; организацию передачи документов внутри организации; составление номенклатур дел; формирование дел;

контроль исполнения документов (постановку на контроль, своевременное доведение документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля, информирование руководителя);

участие в деятельности экспертной комиссии по экспертизе ценности документальных материалов;

составление описей на материалы постоянного, долговременного хранения и по личному составу;

составление «актов» на уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

постоянный контроль за правильным оформлением всей документации, образующейся в деятельности организации;

оказание методической помощи сотрудникам, ответственным в организации за ведение делопроизводства.

Конечным результатом четкого выполнения секретарем указанных обязанностей является:

решение вопросов оптимизации документооборота организации; эффективное документационное обслуживание руководителя и подразделений.

В целях эффективного выполнения руководителем административных функций (организации распорядительства, контроля, координации и др.) и четкого проведения таких мероприятий, как переговоры, презентации, совещания, прием посетителей, командировки, секретарь обязан:

1. При проведении плановых совещаний:

совместно с руководителем уточнить дату, место и время проведения, его повестку, состав участников, докладчиков; оповестить участников;

уточнить с руководителем регламент совещания; обеспечить подготовку помещения, необходимого оборудования; произвести регистрацию участников;

обеспечить ведение протокола (если секретарь присутствует на совещании), оформление протокола, контроль за ходом выполнения решений.

2. При организации приема посетителей секретарь должен дифференцирование подходить к трем категориям: прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием по личным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обязан:

иметь график приема;

вести учет посетителей;

контролировать принимаемые в ходе приема решения;

следить за очередностью приема и регламентом бесед.

Четкое выполнение названных процедур позволит:

оперативно и обоснованно принимать решения руководителю;

сэкономить время руководителя;

спланировать текущую и перспективную работу руководителя.

3. При подготовке командировок руководителя секретарь:

подбирает необходимую для командировки информацию;

готовит совместно с руководителем программу командировки;

оформляет командировочное удостоверение и другие документы;

по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке;

информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.

4. Самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря — обязанности секретаря по работе с информацией для руководителя:

поиск и подбор необходимой информации (через Internet) или на основе анализа публикаций, интересующих руководителя;

при необходимости размножение информации;

составление информативно-обзорных рефератов;

ежедневный сбор оперативной информации, интересующей руководителя, и ее запись в дневнике или других учетных документов.

В разделе «Требования, предъявляемые к секретарю» в обучающих инструкциях содержатся критерии и ограничения к подбору кандидата на должность. Могут быть перечислены конкретные личностные качества. Достаточно полный и конкретный перечень деловых и индивидуальных качеств секретаря представлен известным исследователем Харрисоном. Некоторые формулировки и положения изменены или дополнены.

Требования к личному секретарю можно разделить на два вида: требования к деловым и к личным качествам.

Деловые качества:

профессиональные навыки секретарской работы: высокая квалификация в области стенографии, машинописи, работе со средствами вычислительной техники, в выполнении секретарских обязанностей и организации связи;

опыт организаторской работы: высокий уровень самоорганизации и организационных навыков, умение четко и оперативно исполнять ежедневно повторяющиеся конторские операции и обеспечивать их надежность и постоянное достижение высоких результатов;

эффективность, надежность, готовность принимать на себя ответственность по решению поставленных руководителем задач, освобождать руководителя от выполнения вспомогательных операций;

умение обеспечить надежное и эффективное выполнение доку-ментационных и организационных функций;

самостоятельность, инициативность: инициатива в работе и умение, не дожидаясь указаний руководителя, принимать самостоятельные ответственные решения;

тактичность, дипломатичность: тактичность, конфиденциальность и дипломатичность при ответах на запросы, в разговорах по телефону и в беседах с посетителями, неразглашение конфиденциальной информации. Секретарь также должен быть общительным с работниками всех уровней и уметь добиваться их содействия во всех своих устремлениях;

пунктуальность: это относится, в частности, к представлению документов, организации встреч, переговоров, совещаний, оформлению командировок;

лояльность, преданность работе: это — основные качества для создания идеальных отношений с руководителем.

Личные качества:

внешний вид: опрятность и умение одеваться с учетом деловой обстановки;

особенности характера: отзывчивость, скромность, добросовестность, трудолюбие, любезность и внимание как при ведении телефонных разговоров, так и при встрече посетителей, чувство юмора;

умение адаптироваться: готовность помочь другим в любое время и особенно в напряженных ситуациях. Умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, умение правильно рассчитать время, необходимое для работы в конторе в период больших нагрузок;

интересы: стремление к пополнению общих знаний, любовь к книгам и периодике, живой интерес к новой информации и стремление быть в курсе достижений в области деятельности своего руководителя;

вежливость: вежливость необходима для получения поддержки и содействия всех, с кем приходится иметь дело.

Раздел обучающей инструкции «Организация рабочего места секретаря» формируется исходя из анализа содержания деятельности секретаря, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлен на проектирование оптимальной организации рабочего места. Под последним понимается место трудовой деятельности секретаря, оснащенное необходимыми средствами для выполнения функциональных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда.

В разделе может быть представлена схема рабочего места секретаря, дан перечень средств труда, которыми пользуется секретарь.

Примерный перечень оргтехники и средств вычислительной техники, применяемых в работе секретаря:

средства малой оргтехники (письменные принадлежности: ручки, бумага, карандаши, ластики и т.п.);

средства составления и изготовления текстовых документов (пишущие машины, ПЭВМ, диктофон, принтер, сканер);

средства обработки бумажных документов (склеивающие и скрепляющие машины, конвертовскрывающее и резательное оборудование, адресовальное и штемпелевальное оборудование, машина для уничтожения документов);

средства хранения и поиска документов (картотеки различного типа, шкафы и полки, сейфы);

средства связи (телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, локальные конторские сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем);

копировальные средства и аппараты;

офисная мебель и оборудование.

Средства малой оргтехники необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря.

В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более привлекательный вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

Диктофоны необходимы, когда имеет смысл бесшумное и точное отображение звуковой информации.

Сканер — устройство для считывания текстовой и графической информации — удобное средство при перепечатывании большого количества текстовой информации.

Средства обработки документов, перечисленные выше, требуются секретарю или экспедиционной службе, канцелярии при большом объеме документооборота.

Средства хранения и поиска документов необходимы для сохранности документов от внешних источников повреждения (пыли, влаги, солнечных лучей, механического воздействия), а также для ориентации и быстрого поиска нужной информации. Эти средства по возможности должны гармонировать с обстановкой рабочего места секретаря.

Средства связи могут быть объединены в единый комплекс, например телефон — факс — модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.

Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

Офисная мебель и оборудование должны соответствовать требованиям эргономики, антропометрии, дизайна.

При создании раздела «Рабочий день секретаря» необходимо учитывать, что рабочий день секретаря подвержен резким переменам. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

постепенное вхождение в работу;

ритмичность труда;

обязательное чередование труда и отдыха;

планирование работы.

Даже если не удается сделать что-то запланированное, то в любом случае это гораздо лучше, чем импровизация. Планирование может быть надень или неделю, месячное, квартальное или годовое.

Объективная основа четкого планирования — это наличие в работе секретаря достаточно большого количества стабильных, часто повторяющихся процедур и операций. Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.

Можно для этих целей использовать календарь типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т.д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из Lotus Organizer. При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и цо второй половине дня, от 14 до 17 часов, работоспособность наиболее высокая. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документов после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки. Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например обработка полученной корреспонденции приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю.

Приведем пример раздела обучающей инструкции о структуре затрат рабочего времени секретаря на выполняемые им операции.

Примерная схема рабочего дня секретаря:

Первая половина рабочего дня:

1. Прийти на работу за 10 минут до руководителя для того, чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, приглашения и т.д. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день.

10. Передать по телефону и лично указания руководителя соответствующим исполнителям и напомнить об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры.

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указанием руководителя. Вторая половина дня:

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя обработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы.

19. Наметить мероприятия на следующий день. Конец рабочего дня:

20. Просмотреть свой дневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий.

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, нужно обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок"свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф и все шкафы с документами, выключить из сети электротехническое оборудование.

В разделе обучающей инструкции «Документация» не только перечисляются все виды документов, с которыми работает секретарь, но даются также правила заполнения этих документов, приводятся образцы их форм и т.п. В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией с внешними и внутренними «корреспондентами» (подразделениями, ответственными исполнителями, вышестоящими организациями и др.):

Получаете

 

Передаете

 

Автор информации

 

 

Содержание

 

 

Сроки и периодичность получения

 

Автор информации

 

 

Содержание

 

 

Сроки и периодич-

ность получения

 

1

 

2

 

3

 

4

 

5

 

6

 

 

В отдельной таблице можно зафиксировать все информационные связи секретаря и руководителя.

Учитывая, что такие разделы обучающей инструкции, как «Взаимоотношения секретаря» и «Ответственность» принципиально не отличаются от должностной инструкции, их анализ не дается.

 

Литература к главе 13

 

1. БондыреваТ.Н. Секретарское дело. - М., Высшая школа, 1989. -383с.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. -76 с.

3. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих. Выпуск 1. - М., 1989. - 272 с.

4. Кузнецова Т.В., Серова Г.А., Андреева В.И., Литвинцева Н.А. Секретарское дело //Спецвыпуск журнала «Секретарское дело», 1996.

5. Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах. - М., 1993. - 14 с.

6. Ришар П. Секретарь учреждения. - М., Экономика, 1983.

7. Управление персоналом организации. Учебник. - М., ИНФРА-М, 1997.

8. Харрисон Дж. Организация работы секретаря учреждения. -М., Экономика, 1985. - 128 с.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |