Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

15.1. назначение средств организационной техники

 

Документационное обеспечение управленческого труда реализуется путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата управления. Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями. Наиболее эффективный путь — это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

При этом необходимо иметь в виду, что применение технических средств при работе с документированной информацией приводит к возникновению новых, более качественных данных, зафиксированных в той или иной форме, максимально подготовленных для последующего использования в ходе реализации управленческих процедур офисной деятельности.

Применение технических средств должно быть направлено на то, чтобы обработанная документная информация обладала свойствами полноты, достоверности, максимально отвечала запросам ее пользователей в части формы представления, оперативности, качества и пр. Средства оргтехники должны максимально механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе. Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выбранной формой организации размещения средств оргтехники в офисе: централизованной, децентрализованной, смешанной.-Последняя является наиболее предпочтительной в силу большей гибкости при реализации процедур обработки документов.

Большая часть операций обработки документов носит технический и формально-логический характер, хотя современные средства организационной и информационной техники предполагают и более сложные процедуры. При этом обрабатывается как смысловая часть документа, так и собственно его физический носитель.

Средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда называются средствами организационной техники (оргтехники). К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, называют малой оргтехникой. В настоящее время данное определение не соответствует действительному положению вещей, поскольку практически большая часть номенклатуры средств изменила свои габариты, технические характеристики и пр., появились новые устройства и приспособления, размещаемые на рабочем столе и используемые индивидуально. По современной классификации к таким средствам можно отнести персональные компьютеры и их периферийные устройства, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д. Поэтому принято считать, что малая оргтехника — эта вся «конторская мелочь» (карандаши, ручки, ластики, клей и пр.), которая применяется каждым сотрудником для своего повседневного труда.

Современная номенклатура средств организационной техники предполагает ее определенную классификацию в соответствии с выбранным признаком. Наиболее распространенной является классификация по функциональному признаку, которая однозначно связывает процедуры технологического процесса обработки документов в офисе с техническими характеристиками и возможностями средств оргтехники. Однако это не исключает применение других классифицирующих признаков, например элементную базу технических средств.

В настоящее время состав групп средств оргтехники претерпел существенные изменения. Это связано с проникновением на российский рынок ведущих мировых фирм-производителей различного рода техники и программных продуктов для офисных технологий. Появились средства оргтехники, выполняющие универсальные функции обработки документов при минимальных затратах физического труда, расширились возможности средств и систем электронной передачи документов на большие расстояния, но в то же время уделяется пристальное внимание разработке новых и совершенствованию традиционных механических средств оргтехники.

Большинство пользователей средств оргтехники испытывают различного рода затруднения при выборе соответствующих моделей различных групп, предназначенных для реализации процессов обработки документов в офисе. Для оптимизации процесса выбора технических средств офиса необходимо учесть целый ряд факторов, влияющих на процедуру выбора: объем документооборота;

временные характеристики документопотоков; объем документов, передаваемый и принимаемый по техническим каналам связи;

способ организации эксплуатации технических средств; объем копируемых документов как первичный, так и вторичный;

технологические и эксплуатационные характеристики оборудования;

фирма-производитель данной техники; стоимость техники;

стоимость расходных материалов, частота их замены; стоимость эксплуатации и т.п.

Средства оргтехники в офисных процедурах и процессах применяются для выполнения различных операций по обработке документированной информации или же связанных с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем ГОСТе.

Исключительно прогрессивное развитие средств информационных технологий, в том числе и средств оргтехники, позволяет внедрять в практику работы офиса элементы безбумажной технологии, в которой информационный обмен между компонентами офисной системы будет осуществляться с помощью электронных коммуникационных средств; хранение и обработка информации — с помощью персональных компьютеров и различной номенклатуры периферийных средств; копирование и тиражирование офисной документации — с помощью современного копировального оборудования, позволяющего кроме процедур копирования и тиражирования выполнять целый комплекс вспомогательных операций по электронному монтажу документов, их последующей («финишерной») обработке и т.д.

Переход от традиционных методов хранения, поиска, обработки и распространения информации к новым способам и технологиям, основанным на современных средствах организационной техники, требует иного подхода к классификации средств оргтехники, поскольку существовавший перечень технических средств в настоящее время подвергся коренному изменению как в части элементной базы, так и в части технологических, эргономических и прочих характеристик.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |