Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

17.2. этапы подготовки текстовых документов

 

Подготовка текстов с использованием СПТД заключается в последовательном выполнении ряда этапов. С некоторой долей условности можно выделить:

набор текста;

редактирование введенной информации;

форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

печать документа;

сохранение текста документа и ведение архива текстов.

Каждый этап состоит из множества операций. Набор операций определяется конкретной программой, выбранной для подготовки документа. При работе с текстом обычно происходит многократное чередование операций различных этапов, поэтому отдельные операции нельзя четко отнести к определенному этапу подготовки документа. Так, если при наборе текста обнаружились ошибки, то прибегают к операциям этапа редактирования. При редактировании (при вставке и замене) производится набор новых фрагментов текста. Операции оформления возможны как при этапах набора и редактирования, так и при собственно форматировании.

 

17.2.1. Набор текста

 

При современном уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура ПК остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обработки символов системой подготовки текстов от момента непосредственного ввода. Вводимый текст располагается в специально отведенной области экрана дисплея — текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Размеры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста. Обычно в служебной области присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выборе того или иного пункта меню. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком — курсором. В служебной области всегда помещена информация о текущем положении курсора. Вид курсора зависит от программы, обеспечивающей обработку текста. Обычно это ромб, прямоугольник или знак подчеркивания. Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода - вставки или замены. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы либо командой меню. Возможность легко исправить ошибку набора снижает внимание пользователя и стимулирует высокую скорость набора текста, а следовательно, увеличивает вероятность набора ошибочных символов. Клавиша <Backspase> удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша <Delete> удаляет из текста символ, находящийся в позиции курсора, а все символы справа смещаются влево в режиме вставки. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным является понятие «мягкого» и «жесткого» разделителя. При нажатии на клавишу <Пробел> клавиатуры ПК в текст вносится символ «жесткого» пробела. Кроме этого символа, в тексте могут существовать так называемые «мягкие» пробелы, вносимые в текст программой текстового процессора для выравнивания длины строк. Термин «мягкий» указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные «мягкие» пробелы, в отличие от «жестких», которые автоматически в текст не включаются и не изымаются из него, Аналогично можно трактовать понятие «мягкий» и «жесткий» конец строки. «Жесткий» признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши <Enter> для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое расположение. Признак конца строки не всегда индицируется на ! экране монитора, но тем не менее всегда существует в тексте. Перевод курсора на новую строку программой текстового процессора осуществляется автоматически по достижении конца текущей строки, т.е. ввод текста происходит под контролем функции автоматического форматирования.

Когда все отведенные для текста строки экрана дисплея будут заполнены, система подготовки текстов автоматически сдвигает текст. При этом верхняя строка текста исчезает из поля зрения пользователя, а внизу появляется пустая строка для дальнейшего ввода символов. Этот процесс называют прокруткой или скроллингом строк.

При наборе текста на компьютере часто имеют место нарушения правил набора и размещения текста абзацев, которые, как и ошибки грамматические, недопустимы ни в каком документе.

К часто нарушаемым правилам компьютерного набора можно отнести следующие:

знаки препинания не отбиваются (типографский термин) от предшествующего текста. Допускается отбивать пробелом только вопросительный знак (?);

не отбиваются от цифр знаки процент, градус, минута, секунда, ' т.е. 45\%, 20°;

одним пробелом цифры отбиваются от № и §, однако при вводе нужно использовать «неразрывный» пробел, который не будет ни растянут при форматировании, ни разорван при переносе;

дефис пробелами не отбивается, в компьютерном наборе часто неправильно используют дефис вместо тире, потому что знака тире в стандартной раскладке клавиатуры нет;

тире, наоборот, отбивается пробелом. Тире не отбивают пробелом в сочетаниях, имеющих смысл «от» и «до», например 1941 — 1945 гг.

Во всех перечисленных случаях отбивка не должна быть больше одного пробела, и на этом пробеле недопустим перенос. Поэтому здесь необходим только «неразрывный» пробел. По этой же причине следует взять за правило ставить именно «неразрывный» пробел после предлога, которым начинается предложение. В результате редакторской правки оно может оказаться в конце строки, а правила запрещают заканчивать строку предлогом или союзом, с которого начинается новое предложение.

Наконец, напомним правила, которыми следует руководствоваться при использовании сокращений:

в конце общеупотребительных сокращений кг, т, ц, км точка не ставится;

сокращения типа т.д. и с.г. записываются без пробела;

сокращения и др., и т.д., и т.п. могут применяться только в конце предложения, в середине предложения их нужно записывать полностью.

Для выполнения перечисленных правил рекомендуется следующая культура набора текста:

там, где нужен пробел, но недопустим перенос на следующую строку — ставить символ «неразрывного» пробела;

там, где нужен дефис и недопустим перенос на следующую строку, - ставить символ «неразрывного» дефиса;

не отбивать пробелами знаки препинания;

для набора «правильных» типографских символов можно воспользоваться механизмом макропоследовательностей системы подготовки текста, закрепив за удобной для вас клавишной комбинацией символ, которого нет на клавиатуре.

Следующая группа ошибок набора связана с неправильной расстановкой переносов слов. Системы подготовки текстов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка - когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по правой границе за счет расстановки переносов с последующим равномерным расширением пробелов между словами. Последний способ наиболее распространен, так как более всего соответствует удобству чтения и восприятия текста. Если в документе, изготавливаемом с помощью компьютерной системы подготовки текста, не преследуются специальные цели, например зафиксировать с помощью рваной правой границы внимание читателя, то абзацы принято выравнивать выключкой. Если просто (без переносов) выравнивать текст по правой границе, возникает брак, называемый жидкой строкой или зияющими пробелами. Поэтому текстовый процессор является в определенном смысле таковым только для определенного язы-" ка, для которого он умеет выключать абзацы,

Общая рекомендация заключается в использовании «мягкого» переноса, поставленного в месте нужного переноса. В тот момент, когда слово попадет в зону возможного переноса, невидимый специальный символ «мягкого» переноса превратится в реальный правильный знак переноса. При возникновении конфликта между вашим «мягким» переносом и неправильным, который автоматически предлагает текстовый процессор, необходимо провести исправления переноса вручную. Современные правила орфографии разрешают нарушение правил переноса при наборе на узкий газетный формат, когда нет технической возможности избежать ошибки. Текстовые процессоры работают в диапазоне широких строк, поэтому данные исключения для них неприменимы.

 

17.2.2. Базовые функции редактирования текста

 

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной технологии изготовления документов с помощью обычной пишущей машинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа. Новая информационная технология использования систем подготовки текстовых документов отделила этап печати документа от его набора и редактирования. Пользователь имеет возможность многократной «шлифовки» текста материала до достижения необходимого уровня качества изложения, не прибегая к печати документа. Это сокращает затраты трудовых и материальных ресурсов на подготовку документации. Кроме того, передача текстовых материалов может быть осуществлена не в виде «твердой» (печатной) копии, а в так называемом электронном виде.

К основным операциям редактирования принято относить следующие:

добавление фрагмента текста;

удаление фрагмента текста;

перемещение фрагмента текста;

копирование фрагмента текста.

К числу операций редактирования можно также отнести операцию поиска и контекстной замены.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (выделенная, маркированная) пользователем. Минимальный размер фрагмента — один символ, максимальный — весь текст документа. Выделение текста является одним из основополагающих принципов работы системы подготовки текстов. Основная концепция систем этого назначения — «выдели и обработай». Различают строчные, прямоугольные выделенные фрагменты либо цепочки символов. В последнем случае границами выделения служат первый и последний символ в цепочке. Выделение фрагмента документа может производиться с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент в окне редактирования отмечается либо цветом, либо негативным изображением. Снять маркировку с фрагмента можно специальной командой системы подготовки текстов.

Размеры редактируемого текстового документа обычно Превышают размер области экрана дисплея для ввода, предоставляемой системой подготовки текста. Для того чтобы пользователь мог работать с нужным ему фрагментом, система подготовки текста обеспечивает возможность перемещения текстового курсора к тому месту документа, где в дальнейшем будет произведена любая операция с текстом. Обычно для этой цели используются клавиши управления курсором клавиатуры либо их комбинации с управляющими клавишами. При наличии графического интерфейса перемещение по тексту осуществляется с помощью специальных графических компонентов интерфейса — линеек прокрутки с бегунками.

Для добавления одного или нескольких символов система подготовки текстов должна находиться в режиме вставки, а текстовый курсор — в том месте документа, где производится дополнительный набор текста. Индикация режима замены или вставки осуществляется в статусной строке служебной области окна программы редактирования. При наборе очередного добавляемого символа часть строки справа (включая курсор) сдвигается на одну позицию вправо, а введенный символ появляется в позиции курсора. Если включен режим замены, то вновь набираемые символы замещают присутствующие в тексте редактируемого документа символы.

Для удаления одного или нескольких символов используются клавиши <Delete> или <Backspase>. При нажатии клавиши <Delete> удаляется символ в позиции курсора, правая часть строки сдвигается влево, сам курсор остается на месте.

При нажатии клавиши <Backspase> удаляется символ в позиции слева от курсора, курсор и правая часть строки сдвигаются влево. Эта клавиша используется в основном для удаления одного или нескольких только что набранных символов. Технология удаления больших фрагментов текста предполагает предварительное выделение фрагмента для редактирования. Как правило, в текстовом окне может быть выделен только один фрагмент.

Удаление может быть произведено двумя способами:

выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся текст смыкается;

выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер временного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в другое место редактируемого документа либо использован в текстах других документов (если система подготовки текстов поддерживает многооконный режим для одновременной работы с несколькими документами). Содержимое временного буфера сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации.

Для копирования информации используется технология, во многом похожая на предыдущую:

предварительно копируемый текст должен быть выделен, а затем специальной командой «Копировать» системы подготовки текстов помещен во временный буфер хранения, при этом в буфер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа;

текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;

копия фрагмента извлекается из буфера и располагается начиная с указанной курсором позиции, существующий справа от курсора текст сдвигается вправо.

Для выполнения перемещения фрагмента текста с использованием временного буфера хранения технологические операции следующие:

выделение нужного фрагмента;

удаление в буфер временного хранения;

перемещение курсора в нужное место документа;

вставка содержимого буфера в документ.

Существующие на сегодняшний день графические оболочки поддерживают технику drag-and-drop работы манипулятора мышь в среде системы подготовки текста. Эта техника предполагает, что для операций перемещения и копирования временный буфер не задей-ствуется. Однако в этом случае копирование или перемещение фрагмента возможно только один раз, тогда как временный буфер хранения предлагает использовать помещенную в него информацию столько раз, сколько это необходимо пользователю.

Операция поиска в среде программы обработки текста может выполняться следующим образом. Это может быть поиск по образцу, например, для последующей замены найденного словосочетания на другое. Действия пользователя системы подготовки текстового документа сводятся к следующей цепочке операций:

задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);

указывается направление поиска (вперед от текущей позиции курсора либо назад);

система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмента; при обнаружении последнего просмотр приостанавливается, курсор позиционируется перед искомым фрагментом и пользователь имеет возможность произвести нужную коррекцию.

Другой вариант поиска предполагает, что текст предварительно размечается специальными служебными метками (закладками или bookmarks), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользователем по ее имени. Команда замены производит замещение одного заданного контекста на другой. Замена производится в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.

 

17.2.3. Основные методы форматирования текстовых

               документов

 

Современные средства подготовки текстовых документов используют два типа оформления структурных элементов текста. Это непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню, и оформление с помощью стиля. Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются текстовым процессором.

Например, текстовый процессор Word для Windows предлагает следующие параметры оформления документа:

символы - нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов;

абзацы — без отступов, выровнены влево, через один интервал;

величина табуляции - через 0,5 дюйма (или 1,27 см);

размер печатной страницы документа - формат А4 (210 х 297 мм);

границы текста на печатной странице — левое и правое 3,17 см, верхнее и нижнее 1,5 см.

Таким образом, каждый документ создается по некоторому подобию или по шаблону уже существующего документа.

Различают три типа форматирования прозаических документов:

символьное (или шрифтовое оформление);

форматирование абзаца документа;

оформление (верстка) страниц (или разделов) документа. •

 

Оформление символов текста

Минимальной единицей информации, которой оперирует система подготовки текста, является символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт - комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта (typeface) или гарнитура — графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого, курсивного и наклонного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Семейство шрифтов — набор шрифтов, имеющих много общего.

Печатники под шрифтом понимают совокупность трех характеристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, полужирный, полужирный курсив).

Гарнитуры можно подразделить на 4 большие категории.

1. Strif/(Сериф — шрифт с засечками). Наиболее популярны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонтальны, так и обрезаны под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит вдоль линии засечек.

2. Sans serif (Сане сериф — шрифт без засечек). Рубленые шрифты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории Helvetica.

3. Script (Скрипт - имитация рукописного текста).

4. Гарнитуры типа «Pi» разрабатываются для специальных применений. Например, запись нот, формул химических соединений и пр. Windows использует шрифт Wingding этой гарнитуры.

Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт — единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt. I pt = 1/72"= 0.352 мм. Кроме пункта используется питч (pitch) — количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается буквой р. Интервал — величина, равная 1/6 дюйма или 12 pt. Размер шрифта на принтере в пунктах определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, «и»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у», «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики — свободные пространства над и под очком, образующие межстрочные промежутки.

При выборе шрифта для матричных принтеров иногда задается количество знаков, печатаемых на одном дюйме (character per inch, cpi).

Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква «ш» шире, чем «а»). Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier, шрифт Times New Roman — пропорциональный шрифт.

При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик). Для основного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками. Прямое назначение засечек — повысить читабельность текста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать внимание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий не разборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica. Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа:

не используйте на одной странице много видов гарнитур, максимально рекомендуется 3 типа гарнитуры;

страницы документа набирайте выбранным набором гарнитур;

придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и иллюстраций на странице;

не стремитесь максимально заполнить все пространство страницы текстом.

При работе на ПК приходится иметь дело с выдачей символов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим, говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять о чем именно идет речь: о принтерном или об экранном шрифте. Все шрифты, как те, так и другие, по технологии изготовления могут быть разделены на две большие категории.

 

1. Матричные шрифты

Еще недавно эта категория являлась единственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся «точечные» изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. Чем выше разрешающая способность устройства, тем больше размер матрицы, а следовательно, и качество прорисовки контуров символов. Каждый символ растрового шрифта прорисовывается вручную, и его форму можно подобрать так, чтобы он выглядел наилучшим образом на конкретном дисплее или при определенном разрешении. Однако разрешение обычного монитора намного хуже, чем разрешение самого «слабого» принтера. По этой причине нельзя добиться полного соответствия изображения на бумаге и на принтере. К недостаткам растровых шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый лестничный эффект. Принцип соответствия изображения WYSIWYG поддерживает большинство современных систем подготовки текстовой информации, поэтому возникает необходимость использования иной технологии создания шрифтов, свободной от указанных недостатков.

 

2. Свободно масштабируемые шрифты

Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Эти шрифты называются еще свободно масштабируемыми шрифтами. При создании шрифта используют, как правило, символы большого размера, что позволяет прорисовать мельчайшие детали. Масштабируемые шрифты обладают рядом значительных преимуществ по сравнению с растровыми.

Прежде всего, масштабируемые шрифты допускают большее разнообразие размеров. Аналогичный комплект матричных шрифтов занимал бы значительное дисковое пространство.

Масштабируемые шрифты могут использоваться как для вывода текста на экран, так и на принтер. Программа, выводящая изображение символа на принтер, может полностью использовать максимальное разрешение, обеспечив наивысшее качество печати.

Масштабируемые шрифты позволяют добиться наибольшего удовлетворения принципа WYSIWYG. Алгоритмы, управляющие выводом изображения, используют один источник данных — описание шрифта для печати символов на экране и на принтере.

Способ описания масштабируемых шрифтов является стандартным и может использоваться на любых дисплеях и принтерах. Это значительно сокращает расходы времени на создание шрифтов.

Первым опытом стандартной технологии масштабируемых шрифтов стала технология PostScript фирмы Adobe. В начале 80-х гг. разработан язык программирования PostScript, с помощью которого можно описывать текст и графику. Сегодня существует множество PostScript-совместимых принтеров, которые на аппаратном уровне поддерживают этот формат. Шрифты PostScript наиболее популярны у крупных знатоков НИС. Шрифты TrueType (один из переводов «верная печать») создавались как альтернатива PostScript. Разработаны фирмой Apple и впервые применены в компьютерах Macintosh как часть операционной оболочки System 7.0. Для TrueType не существует никакого предварительно сформированного и хранимого растра. Каждый раз растр рассчитывается для конкретной позиции, при этом рассчитывается пропорциональное расстояние между символами. Вычисленные значения координат точек литер накладываются на экранный растр и сводятся к сетке растра. Применение технологии TrueType имеет очень важное преимущество — эти шрифты всегда присутствуют у любого пользователя, установившего Windows, поскольку в Windows имеется встроенная поддержка таких шрифтов. Шрифты могут воспроизводиться системой Windows на любом принтере, поддерживающем графическую печать и загрузку шрифтов.

Технология TrueType имеет еще одно важное свойство, называемое встраиванием, шрифта. Это позволяет пользователям обмениваться документами, текст которых набран шрифтами нужных гарнитур, не нарушая авторские права разработчика шрифта. Нужный шрифт встраивается в документ в закодированной форме. Кодирование не ухудшает качества документа и в то же время предохраняет от попыток извлечения шрифтов из документа и бесплатного использования.

Существует три уровня применения возможности встраивания шрифтов TrueType:

1. На первом уровне разработчик может запретить встраивание данного шрифта в документ. Получатели документов, выполненных с помощью шрифтов такого типа, должны позаботиться об их приобретении либо произвести замену в тексте документа каким-нибудь доступным шрифтом.

2. На втором уровне поставщики шрифтов могут ограничить возможность включения шрифтов только чтением, документы могут быть просмотрены и напечатаны, но не могут быть изменены.

3. Третьим и наиболее удобным для использования уровнем встраивания шрифтов является встраивание с возможностью чтения и записи.

Технология оформления фрагментов текста позволяет разработчику документа производить форматирование двумя способами: либо после набора текста;

либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора.

При первом варианте требуется:

указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления;

провести установку значений атрибутов оформления через команду меню системы подготовки текстов.

Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию:

производить набор текста до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента;

установить новые параметры оформления с помощью набора средств, предоставляемых программой подготовки текста;

продолжить набор текста; установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления;

завершив набор, отключить установленное специальное форматирование.

Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров.

Стандартными параметрами символьного оформления являются:

тип (гарнитура) шрифта; кегль (высота) символов шрифта;

начертание литер (полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный);

подчеркивание; цвет символов;

расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс).

Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов. Под кернингом понимается настройка интервала между определенными парами символов при больших кеглях шрифта, когда имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет особенностей написания символа. Разрядка - операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк.

 

Оформление абзацев документа

Внешний вид документа в большой степени зависит не только от форматирования символов текста, но и от оформления абзацев текста. Абзац является одним из основных структурных элементов прозаического документа. Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши <Enter> на клавиатуре при наборе текста. При этом курсор ввода переходит на новую строку и устанавливается в позицию левого отступа следующего абзаца. Позиция отступа зависит от параметров настройки конкретной системы текстовой обработки. Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования, зависит от конкретной СПТД, в среде которой изготавливается текстовый документ. К наиболее общим атрибутам можно отнести задание:

типа выравнивания границ строк;

отступов для строк;

межстрочных интервалов;

обрамления и цвета фона текста;

расположения текста абзаца на смежных страницах документа.

Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Способ выравнивания вместе с форматом шрифта влияет на удобочитаемость текста. Напомним, что системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка — когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по правой границе за счет расстановки переносов с последующим равномерным расширением пробелов между словами. Выключка придает тексту более формальный вид и имеет еще одно важное преимущество: выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль оформления текста использует колонки с выровненным по краям текстом. Проблема появления «мягких» пробелов и увеличения межсловного промежутка решается расстановкой переносов.

Следует отличать абзацы с отступом от левых и правых полей страниц. Поля определяют общую ширину области основного текста — другими словами, полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы абзацев позволяют отделить текст одного абзаца от другого или визуально выделить отдельные абзацы в документе. Выделяют отступ первой строки абзаца — для абзацев с «красной» строкой или с «выступом», отступ для последующих строк абзаца слева и справа. Абзац с «выступом» — это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой. Этот тип форматирования используется обычно для создания маркированных или нумерованных списков. Ряд текстовых процессоров, например WordPerfect, допускает установку величины отступа для отдельной строки текста абзаца.

Межстрочный интервал или интерлиньяж — это расстояние между строками в абзаце. Увеличение интерлиньяжа позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего кегля. Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки.

Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сторон либо использовать заливку для затенения заднего плана текста. Технологическая последовательность операций форматирования абзацев аналогична описанной выше технологии форматирования символов текста, т.е. существует два способа применения параметров абзацного оформления:

установка атрибутов форматирования до набора текста; предварительное маркирование абзаца или группы абзацев и установка нужных параметров форматирования для них.

Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для подготовки сложных смешанных текстов. Под стилем понимается специальный инструмент для форматирования фрагментов разрабатываемого документа. Стиль — описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, на котором базируется документ. Стиль состоит из двух частей: его имени и инструкции форматирования. Имя стиля служит для его идентификации, а инструкция форматирования описывает оформление, которое использует текстовый процессор при применении данного стиля к фрагменту текста. Главное преимущество стилей перед «непосредственным» форматированием заключается в том, что вы можете изменять стандартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили. Еще одно преимущество стилей - особенно в офисной среде — заключается в том, что используется стандартное оформление документов на основе ранее созданных стилей. После того как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы. Стилю можно назначить клавиатурную комбинацию клавиш и вызывать ею оформление соответствующим стилем.

 

Верстка страниц многостраничного документа

Если система подготовки текста используется для создания и оформления многостраничного документа, то в тексте могут появиться новые структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестные ссылки.

Под закладкой (bookmark) или меткой понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться для:

быстрого перехода к месту документа;, обозначенному закладкой;

создания перекрестных ссылок в документе.

Иногда по ходу чтения документа необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные примечания оформляют сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание и в начале самого примечания. Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сноски в виде арабских цифр, а в цифровом - в виде букв или знаков.

Перекрестная ссылка — это текст, предлагающий читателю документа обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте. Например:

«Вернитесь к разделу «Базовые функции редактирования текста» (страница ###)»

В случае изменения названия раздела или расположения его на другой странице в результате коррекции документа подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подготовки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс изменения за счет организации перекрестных ссылок на элементы текста, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы.

Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно находится над текстом документами нижний (Footer), располагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их называют колонцифрами.

Стандартными параметрами оформления страниц документа

являются:

поля страниц;

размер печатного листа и ориентация текста на бумаге;

расположение колонтитулов;

количество колонок текста (газетный стиль).

 

17.2.4. Печать документа

 

Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать «твердую» копию разрабатываемого документа, максимально приближенную к изображению документа любого типа сложности в окне редактирования. Различают подготовку текста документа к печати и собственно печать текста.

Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания определяется конкретной системой подготовки текстов. К основным операциям можно отнести процесс разбиения документа на страницы, нумерацию страниц, оформление колонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме. Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки.

Процедура разбиения на страницы выполняется программами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста, но иногда по специальной команде системы. Аналогично существованию «жестких» и « мягких» разделителей строк и слов существуют «жесткие» и «мягкие» разделители страниц. Установка «мягких» разделителей страниц производится программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста. Положение маркера «мягкого» разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы — установленных величин полей, формата листа бумаги для печати. Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по правилам полиграфии. Например, не допускается так называемых висячих строк — одиночных строк абзаца вверху или внизу страницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т.п. «Жесткие» разделители страниц устанавливаются пользователем при необходимости начать новую страницу документа, например перед таблицей, в конце главы и т.п. Положение маркера «жесткого» разделителя страниц полностью во власти разработчика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов.

Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула слева, справа или в центре строки. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принтере, подключенном к другому компьютеру.

Собственно печать является заключительной операцией этапа печати документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных возможностей операционной системы по обслуживанию процесса печати. Иногда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления. Конкретные возможности работы печатающего устройства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации. Универсальные системы текстовой обработки допускают различные вариации печати текста документа, например: печать нескольких копий, печать в обратном порядке, печать только некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапазона страниц, настройку на различные модели принтеров и т.п.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |