Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

17.3. использование сптд для выполнения сложных задач

 

17.3.1. Создание шаблона документа

 

Современные информационные технологии активно используют идею сохранения не только конкретного результата работы в виде документа, но и совокупности действий (можно сказать программу), с помощью которых этот результат был достигнут. Эта идея в системах подготовки текстовых документов реализована в виде механизма шаблонов. Шаблон — это документ специального типа, который содержит разнообразную информацию о стилях форматирования частей документа, вставленных полях и т.д. В шаблоне также хранятся макрокоманды, элементы глоссария, кнопки панели инструментов, "нестандартные меню и установки клавиш сокращения, облегчающие работу с документами. Будучи один раз подготовленным и сохраненным в памяти компьютера, шаблон позволяет быстро изготавливать аналогичные по форме (но не по содержанию) документы без затрат времени на форматирование.

Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это, в общем случае, план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства: стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшает восприятие документа читателем, благоприятно сказывается на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько действительно необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия.

В комплектах поставки текстовых процессоров всегда содержатся обширные библиотеки готовых стилей, однако необходимо заметить, что готовые шаблоны многих СПТД не соответствуют требованиям государственного стандарта. Как показывает практика, в реальном процессе делопроизводства нельзя обойтись только готовыми шаблонами, предоставляемыми текстовыми процессорами. При изготовлении собственного шаблона бланка предприятия необходимо выполнить определенную последовательность шагов:

1. Установить параметры страницы бланка (размер страницы, величины полей).

2. Поместить в бланк постоянные реквизиты согласно требованиям государственного стандарта или международных правил оформления документов. При этом используются все возможности конкретной программы СПТД, например: вставка графических изображений эмблемы предприятия, задание параметров для шрифтового исполнения различных частей будущего документа, установка атрибутов оформления абзацев основной и заголовочной части документа и т.д. Кроме оформления в шаблон может быть включен глоссарий часто употребляемых слов и фраз деловой лексики для данного типа документов.

3. Сохранить разработанный бланк как шаблон.

Созданная подобным образом коллекция шаблонов документов/ используется всеми сотрудниками предприятия, что приводит к единообразию оформления документов предприятия и уменьшает время изготовления конкретного.документа.

 

17.3.2. Работа с большими документами

 

Под «большим» документом в системе подготовки текстовых документов понимается документ, имеющий не только (и не столько) большой объем, но и сложную структуру. К этому классу можно отнести различного рода статьи, отчеты, технические описания, проектную документацию и пр. Практически все современные мощные текстовые процессоры имеют широкий набор средств работы со сложными структурированными документами.

Под структурой документа понимается схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. На самом высоком уровне иерархии находится название документа, на более низких располагаются названия отдельных структурных элементов. Содержание нижних уровней и представляет собой основную смысловую часть документа. Однако если структура документа не представлена в виде иерархии заголовков, то восприятие текста читателем, особенно при большом объеме, значительно затруднено. Грамотное структурирование документа повышает его значимость и степень воздействия на пользователя. Для эффективной работы с большими документами пользователь текстового процессора имеет в своем распоряжении следующий стандартный набор операций:

создание структурированного документа и реорганизация его структуры, например повышение или понижение уровня иерархии некоторых заголовков;

просмотр структуры документа с выводом на экран только заголовков определенного уровня иерархии;

создание сносок, указателей, оглавления, ссылок, списка иллюстраций, закладок.

Создание «большого» документа должно начинаться с разработки его структуры, подчиненности и иерархии заголовков. Отдельные фрагменты будущего документа уже могут существовать в виде разрозненных записей либо даже текстовых файлов. Однако пока эти разрозненные части не соединены в систему, их роль невелика. Часто работа над шлифовкой структуры документа продолжается в течение всего процесса его создания, что является результатом более глубокого осмысления излагаемого материала.

Документ можно сделать более привлекательным, если добавить в него графические объекты. Большинство развитых систем компью-432

терной обработки текста имеет встроенные инструменты рисования для создания графических примитивов, с помощью которых легко изображать линии, стрелки, эллипсы, прямоугольники, окружности, дуги, сектора и различные кривые. После создания графического объекта его можно залить цветом или узором, изменить цвет и тип линий, увеличить или уменьшить, переместить, повернуть или зеркально отразить. Объекты в документе можно комбинировать, создавая единый рисунок. Объекты можно копировать и вставлять в другое место документа или другого документа.

При добавлении рисунка в документ он присоединяется к находящемуся вокруг тексту. Если абзац, содержащий рисунок, перемещается вверх или вниз по странице, рисунок перемещается вместе с ним.

Большинство текстовых процессоров поддерживает концепцию составного документа —'контейнера, включающего в себя объекты различных форматов. Пользователь имеет возможность вставить в текст документа различные рисунки, таблицы, графические изображения, подготовленные в других программных средах. Технология связи и внедрения объектов (Object Linking and Embedding — OLE) позволяет легко выполнять эти сложные задачи. Данная технология разработана отделом приложений фирмы Microsoft'как способ обеспечения целостной основы обмена сложными данными и взаимодействия приложений. Впервые представлена в Windows 3.1, сегодня имеется вторая версия OLE 2.O. Кроме технологии OLE, существует стандарт OpenDoc, разработанный фирмой Apple, поддержанный в настоящее время большинством компьютерных фирм — производителей программного обеспечения.

Данные, вставленные в программу с помощью технологии OLE, обозначаются абстрактным понятием «объект». Этими данными могут быть текст, рисунки, звук и даже видеоинформация. Технология OLE позволяет связывать и встраивать объекты. При связывании (Linking) отслеживается положение файла-источника изображения. При любом изменении данных этого файла OLE автоматически обновляет связанный объект. При встраивании объекта (Embedding) объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении-источнике. В случае необходимости изменений редактирование объекта происходит непосредственно из среды текстового процессора. Для редактирования объекта автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать. Программа, создающая объект для связи и внедрения, называется сервером, а принимающая объекты в свои документы — OLE— клиентом. Основой работы по созданию OLE послужила идея документоориентированной работы. Суть идеи заключается в том, что пользователь при работе с документом сосредотачивает свое внимание только на материалах документа, а операционная система отвечает за поддержание взаимодействия между данными определенного формата и приложениями, которые могут обрабатывать эти данные. Подобный подход значительно отличается от того, который реализован в большинстве современных систем, включая Windows 3.1, где используется в основном программно-ориентированная модель.

Графическое изображение можно вставить в документ путем создания его как объекта из файла. Импорт различных графических объектов возможен благодаря встроенным или внешним преобразователям форматов (графическим фильтрам). Графика может быть закодирована двумя принципиально разными способами: растровыми изображениями (bitmap images) и векторными рисунками. Файлы растровой (или битовой) графики содержат в определенной последовательности совокупности отдельных точек изображения, называемых пикселами (от англ, picture element). Существует несколько форматов файлов растровой графики, и каждый формат предусматривает собственный способ кодирования информации о пикселах и другой присущей компьютерным изображениям информации. Среди наиболее распространенных форматов можно отметить BMP, PCX, GIF и TIFF. Недостатком растрового изображения является потеря качества при увеличении масштаба рисунка. Файлы с векторным изображением каждого отдельного элемента рисунка описывают и хранят в виде массива параметров — математического описания элементарных геометрических фигур. При каждом отображении векторное изображение перерисовывается компьютером, что несколько замедляет работу, но в то же время позволяет получить изображение с высоким разрешением. Наиболее популярны векторные форматы WMF, CDR, DXF.

Размещение графических фрагментов в текстовом документе производится с использованием кадров. Кадр - это хранилище для размещения объектов в области страницы, не управляемой параметрами полей печатной страницы (например, между колонками текста или в области полей страницы). Кадр появляется как окно вокруг заключаемого объекта и обладает особыми свойствами. Одно из самых важных свойств кадра - возможность окружать объект текстом. Развитые системы компьютерной подготовки текстов позволяют использовать кадры как прямоугольной, так и неправильной формы. Другое важное свойство - способность изменять размер и местоположение на странице.

Практически абсолютное большинство текстовых процессоров обеспечивает пользователю средства написания макрокоманд. Макрокоманда - это описание на специальном языке часто используемых операций, управляющих действий и фрагментов текста. Основное назначение макрокоманд (или макросов) состоит в повышении производительности труда пользователя, автоматизации часто выполняемых команд. Типичные шаги по разработке макроса могут быть представлены следующей технологической цепочкой:

определяется необходимость создания макроса и задачи, которые им решаются;

создается и именуется макрос;

проверяется выполнение разработанной макрокоманды. Некоторые системы подготовки текстов обеспечивают этот этап возможностями тестирования;

при необходимости редактируется текст макрокоманды;

разработанная макрокоманда сохраняется (в основном, в шаблоне или в специальном файле) для дальнейшего использования; готовый макрос может быть назначен клавиатурной комбинации или пункту меню.

Возможны два способа создания макросов. Первый, простейший способ создания макрокоманды - запись. При записи макроса всякое действие пользователя записывается самой программой в виде инструкции макроязыка, присущего данной СПТД. При исполнении созданной макрокоманды эти инструкции выполняются в том порядке, в каком они были записаны. Второй способ заключается в создании так называемой текстовой макрокоманды — программы действий на макроязыке. Этот способ сложнее, так как требует знания синтаксиса макроязыка, однако только он позволяет разрабатывать специальные последовательности действий (например, циклическое выполнение операций, ветвление по условию и т.п.), запись которых была бы невозможна.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |