Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

18.1. общая характеристика программных средствподготовки табличных документов

 

При решении различных экономических, финансовых и других задач в управленческой деятельности приходится представлять и обрабатывать информацию в табличной форме в виде разного рода таблиц, бланков ведомостей, форм, списков. Создание и обработка табличных документов на основе использования средств вычислительной техники первоначально реализовывались двумя способами:

данные размещаются в таблице на бумаге, а их обработка производится с помощью электронного калькулятора;

данные размещаются в памяти компьютера, а для их обработки создается и используется программа на одном из языков программирования.

Первый способ хорош тем, что он рассчитан на самого рядового пользователя, нагляден, легко проверяется, но расчеты выполняются очень медленно.

Второй способ, естественно, во много раз быстрее, но есть свой недостаток — он не подходит для неподготовленного пользователя, требует работы квалифицированного программиста. Сам заказчик не будет непосредственно выполнять разработку и отладку таких программ.

Средством разрешения этого противоречия при проведении расчетов над данными, представленными в табличной форме, явились пакеты прикладных программ для работы с электронными таблица-. ми, так называемые табличные процессоры или SPREAD SHEETS, которые в простой и естественной форме соединяют преимущества обоих способов и благодаря своей простоте и универсальности получили широкое распространение.

Организация подготовки табличных документов основана на двух основных категориях:

форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки);

программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки).

Диапазон возможных применений современных табличных процессоров невероятно широк: они позволяют не только безошибочно проводить операции над числами в столбцах и строках, но и строить на основе табличных данных диаграммы, производить сложный финансово-экономический анализ, автоматизировать различные сферы бухгалтерской и экономической деятельности.

История работы с табличными процессорами насчитывает уже около 20 лет. Современные программы по всем характеристикам сильно отличаются от своих предшественников. Обратимся к основным вехам развития табличных процессоров.

Самую первую программу работы с электронными таблицами разработал Дон Брикклин в 1979 г. Она называлась VisiCalc (Visible Calculator) и широко применялась на компьютерах Apple II. Затем идею разработки табличных процессоров подхватили другие фирмы и в течение нескольких лет появился целый спектр программ данного класса. Так, в 1981 г. фирма Computer Associates выпустила систему, пользовавшуюся долгое время большой полулярностью — SuperCalc (Super Calculator). В 1982 г. фирма Microsoft выпустила свою первую программу данного класса Multiplan, ставшую прототипом табличных процессоров нового поколения. Multiplan была первоначально спланирована как легко переносимая прикладная программа для работы на Apple II, IBM PC и в других вычислительных системах. У Multiplan было больше возможностей, и она превосходила системы данного класса по уровню сервиса.

В нашей стране наибольшее распространение получило именно семейство SuperCalc, был разработан ряд русифицированных адаптированных пакетов: АБАК, ДРАКОН, ВАРИТАБ-86.

Значительное влияние на развитие программ для работы с электронными таблицами оказала разработка пакета Lotus 1-2-3 фирмой Lotus Development. Этот табличный процессор работал на IBM PC примерно в десять раз быстрее, поскольку ее разработчик Митч Капор при разработке Lotus 1-2-3 все поставил на карту: с целью, увеличения эффективности были полностью использованы специальные технические возможности компьютера IBM PC и операционной системы MS-DOS.

В начале мая 1985 г. в Нью-Йорке была официально представлена система Excel на Macintosh, разработанная фирмой Microsoft. Позднее эта программа появилась в версии, предназначенной для использования на персональных компьютерах типа IBM PC. Разработка этой системы шла почти параллельно с разработкой первой версии операционной оболочки Windows, в основе построения которой лежал принцип GUI (Graphical User Interface — графический интерфейс пользователя), поэтому он также нашел свое отражение в программе калькуляции электронных таблиц Excel 2.1.

Следующая версия Excel 3.0 принесла с собой ряд улучшений, например инструментальное (пиктографическое) меню под строкой меню директив и сильно переработанные графические функции. Вскоре без нее невозможно было себе представить рынок Windows-приложений.

Весной 1992 г. появилась следующая версия Excel 4.0 для Windows 3.1, позволившая значительно упростить и унифицировать обслуживание. Появились также версии для Macintosh и OS/2. Затем — следующая версия Excel 5.0 для Windows 3.1, при разработке которой фирма Microsoft сконцентрировала свое внимание на улучшениях, еще больше облегчивших работу пользователя.

Для Windows 3.1 существуют и другие программы табличной обработки, например QuattroPro 6.0, разработанная фирмой Borland. Особенностью данной системы является более широкие возможности для проведения технических расчетов. В настоящий момент фирма Borland продала права на дальнейшую разработку этого программного продукта фирме Corel Co. Поэтому его более поздние версии известны под названием Corel Quattro.

Табличный процессор — обязательная составляющая любого интегрированного пакета или офисной системы. Очевидно, что возможностей у такой составляющей несколько меньше, но она обеспечивает решение типовых задач. Примерами таких систем, включающих системы обработки электронных таблиц, могут быть:

Corel Office Professional фирмы Corel;

Word Perfect Suite 7.0 for Windows 95 фирмы Corel;

Works for Windows 95 фирмы Microsoft;

MS Office 4.21 for MAC фирмы Microsoft;

Office Professional for Windows 95 фирмы Microsoft;

SmartSuite 96 for Win 95 фирмы Lotus.

С появлением операционной системы Windows 95 были разработаны версии самых популярных табличных процессоров, ориентированных на работу в этой среде:

Excel 7.0 фирмы Microsoft;

Lotus 1-2-3 5.0 фирмы Lotus Development Corporation:

Corel Quattro 6.0 фирмы Corel Co.

Следует отметить, что безусловным лидером (пс объему продаж, а следовательно, по популярности, которой она пользуется у по~хзо-вателей) среди программ этого класса является система Excel.

Современные табличные процессоры имеют очень широкие функциональные и вспомогательные возможности, обеспечивающие удобную и эффективную работу пользователя, перечислим основные такие возможности, общие для всех систем этого класса.

1. Контекстная подсказка (Help). Вызывается из контекстного меню или нажатием соответствующей кнопки в пиктографическом меню.

2. Справочная система. Организована в виде гипертекста и позволяет легко и быстро осуществлять поиск нужной темы.

3. Многовариантность выполнения операций. Практически все операции могут быть выполнены одним из трех-четырех способов, пользователь выбирает наиболее удобный.

4. Контекстное меню (Shortcut menu). Разворачивается по щелчку правой кнопки мыши на объекте. Речь идет, например, о месте таблицы, где в данный момент хочет работать пользователь. Наиболее часто используемые функции обработки, доступные в данной ситуации, собраны в контекстном меню.

5. Пиктографическое меню. Наиболее часто используемым командам соответствуют пиктограммы, расположенные под строкой меню. Они образуют пиктографическое меню. Вследствие щелчка мышью на пиктограмме выполняется связанная с ней команда. Пиктографи^ ческие меню могут быть составлены индивидуально.

6. Рабочие группы или рабочие папки (Workbook). Документы можно объединять в рабочие папки, так что они могут рассматриваться как одно целое, если речь идет о копировании, загрузке, изменении или других процедурах. В нижней части электронной таблицы расположен алфавитный указатель (регистр), обеспечивающий доступ к рабочим листам. Пользователь может задавать название листам в папке (вместо алфавитного указателя), что делает наглядным содержимое регистра, а значит облегчает поиск и переход от документа к документу.

7. Средства для оформления и модификации экрана и таблиц. Внешний вид рабочего окна и прочих элементов экранного интерфейса может быть определен в соответствии с требованиями пользователя, что делает работу максимально удобной. Среди таких возможностей — разбиение экрана на несколько окон, фиксация заголовков строк и столбцов и т.д.

8. Средства оформления и вывода на печать таблиц. Для удобства пользователя предусмотрены все функции, обеспечивающие печать таблиц, такие, как выбор размера страницы, разбиение на страницы, установка размера полей страниц, оформление колонтитулов, а также предварительный просмотр получившейся страницы.

9. Средства оформления рабочих листов. Современные системы предоставляют широкие возможности по форматированию таблиц, такие, как: выбор шрифта и стиля, выравнивание данных внутри клетки, возможность выбора цвета фона клетки и шрифта, возможность изменения высоты строк и ширины колонок, черчение рамок различного вида, возможность задания формата данных внутри клетки (например: числовой, текстовый, финансовый, дата и т.д.), а также автоформатирование - в систему уже встроены различные возможности оформления таблиц и пользователь может выбрать наиболее подходящий формат из уже имеющихся.

10. Шаблоны. Табличные процессоры, как и текстовые, позволяют создавать шаблоны рабочих листов, которые применяются для создания бланков писем и факсов, различных калькуляций. Если шаблон создается для других пользователей, то можно разрешить заполнять такие бланки, но при этом не менять форму бланка.

11. Связывание данных. Абсолютная и относительная адресации являются характерной чертой всех табличных процессоров, в современных системах 'они дают возможность работать одновременно с несколькими таблицами, которые могут быть тем или иным образом связаны друг с другом. Например, трехмерные связи, позволяющие работать с несколькими листами, идущими подряд; консолидация рабочих листов, с ее помощью можно обрабатывать суммы, средние значения и вести статистическую обработку, используя данные разных областей одного рабочего листа, нескольких рабочих листов и даже нескольких рабочих книг; связанная консолидация позволяет не только получить результат вычислений по нескольким таблицам, но и динамически его пересчитывать в зависимости от изменения исходных значений.

12. Вычисления. Для удобства вычисления в табличных процессорах имеются встроенные функции, а именно: математические, статистические, финансовые, функции даты и времени, логические и др. Менеджер функций позволяет выбрать нужную функцию и, подставив значения, получить результат.

13. Деловая графика. Трудно представить современный табличный процессор без возможности построения различного типа двумерных, трехмерных и смешанных диаграмм. Насчитывается более 20 различных типов и подтипов диаграмм, которые можно построить в современной системе данного класса. Возможности оформления диаграмм также многообразны и доступны, например вставка и оформление легенд, меток данных; оформление осей — возможность вставки линий сеток и др. Современные системы работы с электронными таблицами снабжены такими мощными средствами построения и анализа деловой графики, как вставка планок погрешностей, возможность построения тренда и выбор функции линии тренда.

14. Выполнение табличными процессорами функций баз данных. Эта возможность обеспечивает заполнение таблиц аналогично заполнению базы данных, т.е. через экранную форму; защиту данных, сортировку по ключу или по нескольким ключам, обработку запросов к базе данных, создание сводных таблиц. Все современные программы работы с электронными таблицами включают средства обработки внешних баз данных, которые позволяют работать с файлами, созданными, например, в формате dBase или PARADOX или других форматах.

15. Моделирование. Подбор параметров и моделирование -одни из самых важных возможностей табличных процессоров. С помощью простых приемов можно находить оптимальные решения для многих задач. Методы оптимизации варьируют от простого подбора (при этом значения ячеек-параметров изменяются так, чтобы число в целевой ячейке стало равным заданному) до метода линейной оптимизации со многими переменными и ограничениями. При моделировании иногда желательно сохранять промежуточные результаты и варианты поиска решения. Это можно делать, создавая сценарии, которые представляют собой описание решаемой задачи.

16. Макропрограммирование. Для автоматизации выполнения часто повторяемых действий можно воспользоваться встроенным языком программирования макрокоманд. Разделяют макрокоманды и макрофункции. Применяя макрокоманды, можно упростить работу с табличным процессором и расширить список его собственных команд. При помощи макрофункций можно определять собственные формулы и .функции, расширив набор функций, предоставляемый системой. В простейшем случае макрос — это записанная последовательность нажатия клавиш, перемещений и щелчков кнопками мыши. Эта последовательность может быть «воспроизведена», как магнитофонная запись. Ее можно обработать и каким-то образом изменить. Например, организовать цикл, переход, подпрограмму. Современные программы обработки электронных таблиц позволяют пользователю создавать и использовать диалоговые окна, которые по своему внешнему виду и удобству работы не отличаются от существующих в системе, что делает диалог с макрокомандой максимально удобным.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |