Имя материала: Организация работы с документами

Автор: Кудряев В.А

18.2. основные требования к оформлению табличных документов

 

В основе табличного документа лежит понятие таблица.

Таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой — составная часть и столбца и графы.

Таблица (польск. tablica < лат. tabula доска, таблица) — 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками.

На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных.

Существуют определенные условия, при которых организация

материала в таблицу не имеет смысла:

в таблице нет надобности, если включаемые в нее данные.не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация;

таблица уступает организации данных в виде текста,"когда ради нескольких числовых данных приходится строить сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии;

таблицу рекомендуется заменить графиком или диаграммой, если необходимо наглядно продемонстрировать характер протекания процесса, выявить структуру, показать соотношение частей.

Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлежащее - это наименование того явления или объекта, рассмотрению которого посвящена таблица. Сказуемое — это совокупность характеристик, указанных в подлежащем объектов. Структура таблицы представлена на примере таблицы 18.1.

Чтобы построить таблицу, необходимо:

1. Сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего.

2. Сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить те данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего.

3. Определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике, или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого - в головке.

 

Нумерационный

заголовок

                                                                                         Таблица 18.1

 

4. Построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого скелет (макет) таблицы и заполнить его данными. Построение макета, в основном, способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы.

5. Определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности.

Логичность построения таблицы означает следующее:

1. Расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике).

2. Правильная, логическая соподчиненность элементов таблицы: данных графы - ее заголовку, данных строки — показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки — объединяющему их заголовку верхнего яруса.

3. Логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицы обеспечивается выполнением следующих требований:

1. Расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной точке. Подобное расположение может быть затруднено, если:

при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего (рекомендуется сдваивание или страивание таблицы по горизонтали);

велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего);

требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали.

2. Расположение рядом сопоставляемых граф и строк.

3. Системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае равнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т.д.).

4. Расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) — подлежащего.

5. Равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк).

6. Преимущественное использование продольных таблиц.

7. Минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка; рекомендуется: избегать деления головки на ярусы, когда можно соединить заголовки двух ярусов в один; объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять в один повторяющиеся заголовки перекомпоновкой граф; образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова; устранять необязательные заголовки типа Страны над названиями стран, Год над обозначениями годов; переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке.

8. Максимальный лаконизм данных прографки; рекомендуется выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа — в тематический заголовок; ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных — тремя, используя для этого округление чисел или перевод единиц величин в более крупные с помощью приставок; объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках; заменять слова условными математическими обозначениями (не более <, не менее >, более >, менее <, приблизительно = и т.п.).

9. Размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей.

Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий.

1. Строить таблицу из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2—3 самостоятельные или объединив графы, заполнение которых числами чередуется, так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число.

2. Включать в графы таблицы только обязательные тексты и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах ведет к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы.

3. Включать в таблицу иллюстрации только тогда, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. В противных случаях таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место.

4. Использовать для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, место вразрез прографки.

5. Размещать показатели подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего.

6. Объединять, соседние однотипные таблицы.

7. Выбрасывать лишние графы (с одними и теми же сведениями в строках), перенося эти сведения в тематический заголовок или в примечание к таблице.

8. Строить таблицу так, чтобы, если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо, в боковике оказалось меньшее

число строк.

При подготовке табличных документов необходимо выполнять определенные требования к оформлению отдельных элементов таблиц.

Нумерационный заголовок. Назначение нумерационного заголовка — упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка:

1. Над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова «Таблица» с последующим номером.

2. Перед тематическим заголовком в виде слова «Таблица» с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

3. Перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется.

4. Нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная.

5. Над продолжением таблицы нумерационный-заголовок оформляется в виде слов «Продолжение табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.

6. Над окончанием таблицы нумерационный заголовок оформляется в виде слов «Окончание табл.» с последующим номером и выравниванием вправо.

Тематический заголовок. Назначение тематического заголовка — дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту документа. При его оформлении учитывается следующее:

1. Тематический заголовок необязателен в таблице, материал которой нужен только по ходу чтения документа.

2. Тематический заголовок не ставится над продолжением и окончанием таблицы.

3. Тематический заголовок горизонтально центрируется. Заголовки граф в головке таблицы. При их оформлении учитывается следующее:

1. Заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боко-виком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст боковика.

2. Если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке:

а) словесное обозначение данных графы;

б) буквенное обозначение данных графы;

в) обозначение единицы измерения;

г) указание на ограничение (от, до, не более, не менее).

3. Заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе — только в случаях, когда среди показателей графы некоторые стоят во множественном числе, или когда заголовки графы — существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов.

4. Заголовок графы пишется без сокращений отдельных слов, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа.

5. Заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы — °С, проценты - \%, доллары США -$ и т.п.).

6. Заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы.

7. Если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка).

8. Таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице.

Нумерация и литерация граф. Нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом следующих требований:

Г. Нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф.

2. В статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы — арабскими цифрами.

Графа «Номер по порядку». Оформляется с учетом следующих требований:

1. Данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы.

2. Графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике.

3. Заголовок графы оформляется в виде: «№ п/п».

4. Допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике.

Единицы измерения. Их представление должно удовлетворять следующим требованиям:

1. Включать в таблицу отдельную графу «Единицы измерения» не допускается.

2. Если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы, будучи отделена от него запятой.

3. Если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы с данными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные — после заголовков соответствующих граф.

4. Если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф.

5. Единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы.

Заголовки «Итого», «Всего». Оформляются с учетом следующих требований:

1. Как в боковике, так и в головке заголовок «Итого» относится к частным, промежуточным итогам, заголовок «Всего» — к суммирующим частные итоги.

2. В боковике принято заголовки «Итого» и «Всего» выравнивать по левому краю.

Заголовки боковика. Оформляются с учетом следующих требований:

1. Заголовки боковика располагаются:

а) при одной ступени:

от края боковика, если большинство умещается в 1 строку;

с абзацного отступа, если они в 2—3 строки.

б) при нескольких ступенях:

заголовки 1-й ступени — согласно п. а);

заголовки последующих ступеней — с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов;

в) заголовок «В том числе» рекомендуется ставить так же, как заголовки, к которым он относится.

2. Заголовки первой ступени пишутся с прописной буквы, также с прописной буквы пишутся заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени.

3. Заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при отсутствии его никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика.

4. Если в боковике подряд идут одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова «То же» (при заголовках в две и более строк), а затем уже кавычки.

Указание на отсутствие сведений или явления в прографке. Оформляется следующим образом:

1. При отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие (...), либо слова «Нет свед.».

2. При отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире.

Обозначение ничтожно малых чисел. Оформляется следующим образом:

1. Если число значительно меньше одной десятой, то проставляется «0,0».

2. Если число значительно меньше одной сотой, то проставляется «0,00», и т.д.

Деление чисел на цифровые группы. При представлении многоразрядных чисел рекомендуется делить числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры слева направо для целой части и слева направо — для дробной части.

Расположение чисел в графах. Представление числовых значений в ячейках должно удовлетворять следующим требованиям:

1. Числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах).

2. Числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются.

3. Числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие (...) или тире и выравниваются по разделителю.

4. При указании в таблицах последовательных интервалов чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут (ОТ...ДО...БКЛЮЧ.).

5. В интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире.

6. Округление числовых значений до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым.

Расположение строк прографки по отношению к заголовку боковика. Определяется следующим образом:

1. Если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика.

2. Если среди строк прографки есть элементы в две и более строки, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

3. Если боковик начинается с графы «Номер по порядку», то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

4. Текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика.

Текст в прографке. Оформление текста в ячейках таблицы должно удовлетворять следующим требованиям:

1. Текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы).

2. Точка в конце текста в ячейке прографки не ставится.

3. При повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика.

Линейки в прографке. Они предназначены для разделения граф и оформляются следующим образом:

1. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы.

2. В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть отделяется от другой обычно двойными линейками.

Примечания к таблице. Оформляются следующим образом:

1. Если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы.

2. Если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей.

3. Примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов).

4. Если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 | 116 | 117 | 118 | 119 | 120 | 121 | 122 | 123 | 124 |