Имя материала: Информационные системы и технологии в экономике

Автор: Т.П. Барановская

8.2. экономические информационные системы учета

 

технологии в учете            в пределах

функций бухгалтерского  полностью регламентировать ав-

томатизированное получение: данных, необходимых как для ведения оперативного, синтетического и аналитического так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетности; данных, необходимых пользователям для выработки и принятия решений, а также для системного контроля за ходом производственных процессов. При использовании информационных технологий на предприятии можно посредством отчетной информации установить иерархическую взаимосвязь различных уровней управления.

Под информационными технологиями^ учетеследует понимать человеко-машинные системы, созданные на базе современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизированное выполнение функций бухгалтерского учета.

Ведение учета на основе ИТ выполняется бухгалтерами, учетчиками, заведующими складами в организационной структуре АРМ, технически и программно объединенных в локальную вычислительную сеть. Учет реализуется на основе типовых нормативных актов, т.е. положений о главных (старших) бухгалтерах, о бухгалтерских отчетах и балансах, о документах и записях в бухгалтерском учете, о плане счетов и др. При этом используются традиционные элементы метода бухгалтерского учета (документация, инвентаризация, счета, двойная запись и т.д.). Однако их реализация в условиях использования ИТ имеет некоторые особенности.

В частности, в первичных документах (ПД) отражаются только оперативные (переменные) данные, а постоянная информация хранится в базе данных. ПД составляют в основном с помощью персональных компьютеров. Формирование ПД и первичная обработка их данных преимущественно проводятся в местах выполнения хозяйственных операций, т.е. в подразделениях, на складах.

Процедуры записи на счетах бухгалтерского учета, закрытия бухгалтерских счетов, заполнения Главной книги, составления баланса и других форм отчетности осуществляются программно. Выявление результатов инвентаризации и составление соответствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерского учета выполняет ПК.

К организации информационной технологии в бухгалтерском учете предъявляется ряд требований:

повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а также составление форм годовой и периодической отчетности;

повышение качества учета за счет расширения аналитических показателей, достоверности и оперативности исходных данных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с первичными документами и выходными документами в режиме "запрос — ответ";

улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций и, как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава задач, эксплуатационных возможностей современных средств автоматизированной обработки учетной информации и требований, предъявляемых к информационным технологиям, они должны развиваться на принципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации информационных технологий к внешней среде, интеграции данных, банковской организации массивов, автоматизации документооборота, автоматизации учетных функций.

Информационные технологии в учете обеспечивают решение следующих задач.

Учет труда и его оплаты:

 

формирование базы данных по учету кадров;

формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;

обобщение данных по начислению оплаты труда по табельным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;

обобщение операций по счету "Расчеты по оплате труда";

распределение затрат на заработную плату по объектам калькуляции;

формирование выходных документов по учету труда и его оплаты.

Учет основных средств:

формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств;

формирование инвентаризационных ведомостей;

исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

расчет переоценки основных средств.

Учет материальных ценностей:

формирование первичных документов по движению материальных ценностей;

распределение затрат на материальные ценности по объектам калькуляции.

Учет работы автотранспорта предприятия.

Учет денежных средств:

обработка информации по учету кассрвых операций;

обработка информации по учету банковских операций;

обработка информации по расчетам с поставщиками и подрядчиками.

Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства:

учет продукции;

создание массивов по учету затрат производства по отдельным видам продукции;

закрытие счетов бухгалтерского учета.

7. Обработка информации по сводному синтетическому и аналитическому учету.

получение шахматного баланса и Главной книги;

разработка баланса;

•           составление форм бухгалтерской и статистической отчетности. Рассмотрим особенности организации информационной технологии на некоторых участках учета.

Процесс производства связан с затратами не только овеществленного (в средствах и предметах труда), но и живого труда. Труд является важнейшим элементом производственного процесса. Повышением его производительности обусловлен рост эффективности производства, а следовательно, его рентабельности, прибыльности.

Вместе с тем процесс производства сопровождается потреблением живого труда, величина которого измеряется количеством отработанных человеко-часов. Отсюда вытекает необходимость исчисления размера оплаты труда каждому работнику и отнесения затрат по оплате труда на издержки производства.

В действующей системе организации и оплаты труда предприятиям предоставляются значительные права в выборе форм оплаты труда и обеспечении механизма защиты работников по нижнему уровню оплаты труда, минимальной продолжительности трудового отпуска, льготам для отдельных категорий персонала и

Учет труда и его оплата ведется на основе первичных документов: наряд на выполненную работу, учетный лист тракториста-машиниста, учетный лист выполненных работ, ведомость начисленной заработной платы, табель учета рабочего времени, расчет начисления оплаты труда работникам животноводства и др.

Для определения общей суммы заработной платы, подлежащей выплате за месяц, первичные документы группируются, суммируется заработок за выработанную продукцию и производятся удержания. Документы, обобщающие данные о причитающейся и подлежащей выплате заработной плате, называются соответственно расчетной и платежной ведомостями.

Учет труда и его оплаты — наиболее трудоемкий и ответственный участок бухгалтерского учета. Эта задача многоэлементная, ее составными частями, например, на сельскохозяйственном предприятии являются:

начисление оплаты труда работникам с фиксированным окладом или часовой тарифной ставкой;

начисление оплаты труда работникам растениеводства (трактористам-машинистам, рабочим, занятым ручным трудом);

начисление оплаты труда водителям автотранспорта;

начисление сумм дополнительной оплаты труда;

расчет подоходного налога, профсоюзных и других взносов;

распределение заработной платы по направлениям производственных затрат;

формирование производственных отчетов подразделений;

формирование данных по использованию машинно-тракторного и автомобильного парка;

формирование и выдача на печать машинограмм.

Периодичность решения задач по учету труда и его оплаты обусловливается уровнем автоматизации первичного учета: по начислению оплаты труда (аванс) — два раза в месяц; по учету труда — подекадно. Это позволяет повысить качество текущего анализа и оперативного управления трудовыми ресурсами хозяйства.

Учетные задачи характеризуются массовостью информации при низком коэффициенте сложности расчетов — это типичные задачи обработки данных.

 

УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ

 

Под производственными запасами понимают различные вещественные элементы производства, используемые в качестве предметов труда в производственном процессе. Они целиком потребляются в каждом производственном цикле и полностью переносят свою стоимость на себестоимость произведенной продукции.

Например, к производственным запасам — предметам труда — на предприятиях агропромышленного комплекса относятся: посадочный материал, семена, минеральные удобрения, запасные части и другие материальные ценности, необходимые для производства сельскохозяйственной продукции и деятельности обслуживающих, вспомогательных и подсобных производств.

Материальные ценности занимают значительный удельный вес в издержках производства, и рациональное управление ими (контроль, учет, анализ) имеет решающее значение в снижении себестоимости продукции и повышении эффективности производства. В выполнении этой задачи большое место отводится автоматизации учета с использованием современной компьютерной техники.

Особенностью автоматизированной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость оперативной обработки многих документов.

В связи с тем, что информация, введенная в память ПК, и полученные выходные документы могут иметь юридическую силу бухгалтерского документа, появляется реальная возможность интеграции оперативного и бухгалтерского учета. Это может быть обеспечено тем, что на ПК будут формироваться и распечатываться первичные документы по учету товарно-материальных ценностей

Особенно перспективным является применение ПК, объединенных в вычислительную сеть, что позволяет осуществить дистанционную передачу информации и проводить ее оперативную обработку, установив компьютер в местах возникновения информации — на материальных складах.

Технологией обработки информации предполагается разрабатывать материальный отчет на ПК непосредственно в центральной бухгалтерии, в дальнейшем отчет представляется для сверки на склад материально ответственным лицам.

Обработка информации по учету производственных запасов осуществляется в строгом соответствии с имеющимися инструктивными материалами бухгалтерского учета. При этом решаются задачи контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки, за правильным и своевременным документированием всех операций по движению материальных ценностей, за расчетом остатков материальных ценностей по местам их хранения и статьям баланса.

 

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ

 

Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного периода. Это средства, создающие материально-техническую базу и условия производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные.

К производственным основным средствам (фондам) относят

здания, сооружения, оборудование,    транспортные сред-

ства и другие объекты, функционирующие в сфере материального производства. Сохраняя первоначальную натуральную форму, они переносят свою стоимость на производимую продукцию, выполняемые работы или оказываемые услуги частями в сумме начисленной амортизации (износа).

К непроизводственным основным средствам (фондам) относят объекты основных средств, функционирующие в отраслях непроизводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяйство, учреждения культуры, здравоохранения и т.п.).

В практике учета к основным средствам относятся предметы стоимостью выше 100 ММОТ (минимальная месячная оплата труда) и сроком службы более года.

Классификация основных средств учитывается при создании справочников для базы данных.

В базе данных учитываются многие экономические и учетные характеристики основных средств: год сдачи в эксплуатацию ОС, инвентарный номер, заводской номер, подразделение и материально ответственное лицо, за которым закреплены ОС, шифр и норма амортизации, балансовая стоимость, износ и др.

Основные средства оцениваются по первоначальной, восстановленной (рыночной) и остаточной стоимости. Фиксируемая в бухгалтерском учете первоначальная стоимость — это величина затрат на приобретение или возведение объектов. Она относительно постоянна.

В базе данных фиксируется балансовая стоимость ОС, которая отражается в отчетности и балансе.

В процессе эксплуатации ОС изнашиваются, стоимостная величина износа фиксируется в базе данных. Если из балансовой стоимости ОС вычесть износ, получим расчетную величину остаточной стоимости ОС, которая также фиксируется в БД.

Учет поступления ОС ведется в разрезе классификационных групп, инвентарных объектов, подразделений и материально ответственных

При поступлении ОС в эксплуатацию оформляется акт приемки-передачи, в котором проставляются все перечисленные реквизиты и корреспонденция счетов. Акт приемки-передачи ОС составляют на каждый объект в отдельности, а информация сохраняется в БД.

Каждому объекту ОС, принятому на учет (программно на ПК), присваивается инвентарный номер. При этом используется порядковый код. Присваивать вновь поступившим ОС инвентарные номера выбывших объектов нельзя.

Перемещение ОС из одного подразделения в другое оформляют накладной на внутреннее перемещение. При подготовке ее к обработке на ПК наряду с другими реквизитами проставляют корреспонденцию счетов.

Учет наличия и движения ОС ведется на активном балансовом счете 01 "Основные средства".

Стоимостный износ компенсируется за счет накапливания средств путем включения в себестоимость продукции амортизационных отчислений. Величина амортизационных отчислений зависит от балансовой стоимости объекта ОС и нормы амортизации.

В условиях рыночной экономики степень интенсивности амортизации ОС определяется характером финансовой политики и стратегии предприятия. При благоприятной конъюнктуре сбыта и цен оно стремится быстрее амортизировать стоимость активной части ОС, а с ухудшением конъюнктуры замедлить темпы амортизации.

В нашей стране запрещено начислять амортизацию и износ по полностью амортизированным объектам.

Годовые нормы амортизации ОС утверждаются централизованно и являются едиными для всех предприятий независимо от форм собственности. Не начисляется амортизация по объектам жилищного фонда, книжному фонду, продуктивному скоту.

Амортизацию (износ) начисляют ежемесячно по вновь принятым на учет ОС начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем поступления. По выбывшим объектам начисление амортизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем выбытия из эксплуатации.

Расчет амортизации по автотранспорту производится отдельно с учетом фактического пробега автотранспорта за отчетный месяц. Все это необходимо учитывать при автоматизированной обработке данных.

СВОДНЫЙ СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ

 

Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому учету предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участков бухгалтерского учета. Обработка информации на данном участке имеет свои особенности. Прежде всего по сводному синтетическому учету на ПК не создаются дополнительные информационные массивы, и соответственно дополнительные исходные документы по данному разделу не приводятся, а используются массивы, созданные по другим участкам учета.

Данные по каждому синтетическому счету, а в их пределах — по каждому субсчету и статье аналитического учета формируются путем постепенного накапливания их во внешней памяти ПК — на жестком диске. На жесткий магнитный диск записывается или первичная информация, вводимая в компьютер, или производная, полученная при решении задач учета.

Основным накопительным и итоговым регистром по сводно-

му синтетическому учету является Главная книга, куда заносится

информация из журналов-ордеров при использовании журналь-

но-ордерной формы учета. Обычно в конце месяца итоги из жур-

налов-ордеров переносят в Главную   которая предназна-

чена для обобщения данных, находящихся в журналах-ордерах,

для проверки правильности выполнения записей по счетам и для

составления отчетного баланса.

На каждый счет в Главной книге отводят один лист. В нем

показывают начальное сальдо по каждому синтетическому счету.

Запись текущих оборотов в Главной книге одновременно являет-

ся и регистрацией учетных         отраженных в журналах-ор-

дерах. При записи текущих оборотов из журналов-ордеров в

Главную книгу кредитовые обороты каждого синтетического сче-

та представляют одной записью, а дебетовые обороты — с ука-

занием корреспондирующих счетов.

Баланс составляют по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 |