Имя материала: Информационные системы и технологии в экономике

Автор: Т.П. Барановская

9.3. организация и аналитические возможности бухгалтерских программ

 

9.3.1. ОРГАНИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ

Традиционно бухгалтерский учет разделяется на участки: бан-

ковские операции, учет основных средств, складской учет и т.д.

Этот подход положен в основу большей части бухгалтерских про-

грамм. Начиная работать с такой программой, вы видите на эк-

ране монитора перечень этих участков. За каждым из них в ком-

пьютере скрывается программный модуль, называемый автома-

тизированное рабочее место. В каждом таком АРМ собраны все

функции соответствующего участка: в АРМ банковских опера-

ций — оформление платежных документов, регистрация выпи-

сок, формирование           оборотно-сальдовых ве-

домостей и прочих отчетных банковских документов; в АРМ учета

основных средств — функции ведения картотеки, расчета износа,

формирования инвентаризационных ведомостей и т.д.

Практически во всех таких программах существует и АРМ

главного бухгалтера. В нем собираются все проводки из основ-

ных АРМ, формируются документы внутренней и внешней от-

четности. Есть бухгалтерские программы, включающие АРМ уп-

равления продажами. В них оформляются документы, связанные

с реализацией продукции, товаров и  но бухгалтерские от-

четные формы могут отсутствовать. В этом случае они выполняются в другом — бухгалтерском АРМ.

Говоря о традиционной (классической) схеме построения бухгалтерской системы, следует обратить особое внимание на два существенных требования. Первое из них — полнота представления функций в АРМ. Каждый АРМ должен обеспечивать выполнение всех функций соответствующего участка, не требуя перехода в какой-либо другой участок. Такие переходы из одного АРМ в другой отнимают много времени и отрицательно влияют на производительность труда. Второе требование касается взаимосвязей между АРМ. К числу систем, построенных по классическому принципу, относятся все программы "Интеллект-Сервис" (БЭМБИ, БЭСТ-4), корпоративная система "Галактика" и многие другие.

Следующим вариантом организации бухгалтерских программ является группировка в АРМ по классификации выполняемых действий. Так, в одном АРМ объединяются все действия по оформлению первичных документов вне зависимости от того, к какому участку учета они относятся, в другом АРМ — все операции с проводками, в третьем — все отчеты и т.д. Такое построение на первый взгляд может показаться неудобным. Однако автоматизация любой деятельности неизбежно изменяет технологию труда человека. Работа бухгалтера на ЭВМ очень сильно отличается от "ручного" ведения учета. Построение журналов-ордеров, ведомостей, отчетов принимает на себя компьютер. Задачи бухгалтерского персонала сводятся к педантичному и регулярному оформлению первичных документов, с одной стороны, и развитию аналитического учета — с другой.

В таком (видовом) построении системы значительную роль начинает играть механизм фильтрования (выделения). Чтобы получить информацию по счетам, нужно отфильтровать (выделить) их из списка первичных документов, а чтобы получить журнал операций по основным средствам — отфильтровать их из общего свода проводок. Фильтрация — очень удобный и эффективный инструмент, широко используемый во всех без исключения системах. Классическим примером видового построения бухгалтерской системы является "Парус".

Еще один способ построения бухгалтерских программ — это привязка к журналу хозяйственных операций (журнальный способ). В такой программе вы сразу попадаете в журнал хозяйственных операций. Он как бы является гвоздем, на который нанизаны все действия. По такому принципу построены "1С" и "Турбо-Бухгалтер". Для малых предприятий эти программы оказываются очень удобными. Однако при большом объеме и разноплановости учетной информации постоянное фильтрование нужных данных становится трудоемким.

Есть системы и с гибким механизмом построения. Весьма показательна в этом отношении программа "Интегратор" фирмы "Инфософт". Изначально эта программа поставляется с классической схемой организации: в начальном меню (списке АРМ) — знакомые названия участков бухгалтерского учета. Вместе с тем "Интегратор" содержит средства создания новых АРМ. При необходимости вам предоставляется возможность создать свои, специализированные АРМ. В программе "Интегратор" можно создать несколько однотипных АРМ, каждый из которых будет достаточно независим от остальных.

Программный комплекс "Галактика?', обладающий наибольшим функциональным охватом из российских разработок, полностью реализован ш базе инструментальных средств собственной разработки, в числе которых собственная СУБД, средства проектирования экранных форм, отчетов и возможность произвольного подключения нестандартных пользовательских процедур на языках Паскаль и Си.

Новые продукты фирмы "1С" ("1С:Торговля" и "1С:Расчет") развиваются в сторону расширения инструментальных средств на базе собственной платформы версии 7. Последняя версия программы "Турбо-Бухгалтер" заявлена как "специализированная система программирования экономических задач".

Таким образом, развитие программного обеспечения для рынка экономических программ в России в значительной степени ориентируется уже не столько на более полный функциональный охват, сколько на создание инструментов, необходимых для адаптации системы к потребностям пользователя его же собственными силами.

 

9.3.2.  ГЛУБИНА ДЕТАЛИЗАЦИИ УЧЕТА В ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТАХ

 

Анализ учетных данных в полном объеме можно провести лишь в том случае, если программа имеет:

многоуровневый бухгалтерский учет, т.е. разбиение группы аналитических признаков на подгруппы;

многомерный бухгалтерский учет, анализ счета (группы счетов) по нескольким независимым признакам. Многие разработчики бухгалтерских программ указывают на большое количество уровней, умалчивая о том, что все уровни относятся к одному измерению, в результате чего у пользователя складывается ложное мнение, что программа очень мощная и все может;

возможность привязать один аналитический признак к разным счетам;

отчеты по группе счетов с общими аналитическими признаками;

отчеты по одному аналитическому признаку по всем счетам;

дополнительные реквизиты к аналитическим признакам (паспортные данные, банковские реквизиты, норма амортизации и т.д.).

Развитая интегрированная система должна обеспечивать ввод, обработку и хранение данных с получением выходных документов по каждому участку учета с той степенью детализации, которая необходима конкретному пользователю. В несложных программах аналитика поддерживается, как правило, сквозной, но с жестко заданной и ограниченной структурой. В специализированных функциональных программах особенности конкретных участков учета отражаются обычно с большей глубиной аналитики. Однако в комплексных системах часто недостает согласованности между аналитическими данными различных АРМ.

Отсутствие общепринятой классификации аналитических показателей приводит к их различным толкованиям. Разработчики бухгалтерских систем и пользователи понимают и интерпретируют аналитический учет по-разному. Некоторые разработчики декларируют неограниченное количество уровней, хотя подразумевается всего лишь иерархическая структура одного из показателей. При внимательном рассмотрении таких программ оказывается невозможным организовать учет материальных ценностей на нескольких складах или в разрезе нескольких материально ответственных лиц и т.п.

Рассмотрим общие принципы работы с аналитическим учетом в бухгалтерских программах. Начинающие бухгалтеры, особенно на малых предприятиях, часто не пользуются аналитическим учетом, довольствуясь только синтетическим. Чем крупнее бухгалтерия, тем больше необходимо знать о производстве, тем более серьезные требования предъявляются к аналитическому учету. Многие предприятия ведут аналитический учет по основным средствам, нематериальным активам, материалам, видам затрат, поставщикам и покупателям, товарам, подотчетным лицам и др.

Часто нужен многоуровневый бухгалтерский учет, когда первичные аналитические признаки объединяются в подгруппы, затем в группы и т.д. Бухгалтерские программы должны позволять вести аналитический учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты по самому последнему уровню с промежуточными итогами по более верхним уровням, сводные отчеты по какому-либо уровню, отчеты по какой-либо группе аналитических признаков и т.д.

Некоторые разработчики объявляют субсчета к основному счету как дополнительный уровень разбивки, что некорректно, так как по субсчетам, как правило, нельзя строить такие же подробные и удобные отчеты, как по независимым аналитическим признакам. Кроме того, аналитический признак может относиться к разным счетам, а субсчет — нет. По аналитическим признакам можно строить отчет по группе счетов, а по субсчету, естественно, нельзя. К аналитическому признаку можно добавить дополнительные признаки, а к субсчету пока нет.

Ведение многомерного аналитического учета позволяет анализировать счет (или группу счетов) по нескольким независимым аналитическим признакам (например, по поставщикам и товарам, подотчетным лицам и инструментам и т.д.). К сожалению, такая возможность имеется далеко не во всех бухгалтерских системах. Так, программа "1С" позволяет вести до трех уровней, "Инфо-Бухгалтер" — до пяти уровней. Количество уровней в программе "Турбо-Бухгалтер" не ограничено.

Не все бухгалтерские программы могут делать такие отчеты, в которых задействованы разные бухгалтерские счета и общая аналитика. Более того, некоторые бухгалтерские программы не позволяют вести один и тот же аналитический учет на различных счетах. В таких системах, если аналитический признак на каких-то счетах повторяется, для каждого счета расчет по этому признаку надо выполнить заново.

Во многих бухгалтерских программах каждой группе аналитических признаков можно присваивать различные дополнительные параметры, которые затем можно использовать в отчетах, бланках, расчетах, типовых операциях; проводить поиск и сортировку по дополнительным признакам. Например, для группы аналитических признаков Сотрудники можно указывать паспортные данные (для автоматического занесения в приходные и расходные кассовые ордера), адреса, телефоны, даты рождения, количество иждивенцев и оклад (для зарплаты) и др. Для организаций можно указывать банковские реквизиты (для платежек), адреса, телефоны, ФИО директора и бухгалтера (для автоматического формирования договоров). Для учета основных фондов указывают норму амортизации, дату постановки на учет и др. Естественно, все дополнительные параметры должен определять и переопределять сам пользователь бухгалтерской программы.

Таким образом, обзор российского рынка программ финансово-экономического направления показывает:

• в основном рынок представлен бухгалтерскими программами, что, очевидно, отражает покупательский спрос;

 

на рынке стали появляться корпоративные системы российских разработчиков, что свидетельствует о наполнении рынка системными программными продуктами и одновременно является косвенным показателем оздоровления экономики России;

при выборе программного продукта необходим предварительный, всесторонний анализ функций, для реализации которых приобретается программный продукт.

 

Вопросы для самопроверки

Перечислите признаки, отличающие финансово-экономические программы.

Назовите основные классы финансово-экономических программных продуктов.

Чем характеризуется класс программ "Бухгалтерский конструктор"? Назовите достоинства и недостатки программ данного класса.

Какие подсистемы присутствуют в классе программ "Бухгалтерия-офис"?

Перечислите основные функции, выполняемые программами класса "Финансово-аналитические системы".

Расскажите о назначении и возможностях правовых систем.

Что такое корпоративные системы и каково их назначение?

Какие подсистемы включают в себя корпоративные системы?

Назовите программные продукты фирмы "1С" и их особенности.

 

Какими программными продуктами известна фирма "Интеллект-Сервис" и какова их проблемная ориентация?

Перечислите основные функции и отличительные особенности программы "Интегратор" фирмы "Инфософт".

В чем состоит назначение корпоративной системы "Галактика"? Назовите ее отличительные особенности.

Назовите подходы, положенные в основу создания бухгалтерских программ.

Какими возможностями должна обладать бухгалтерская программа для реализации всестороннего аналитического учета?

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 |