Имя материала: Информационные системы в экономике

Автор: Галина Антоновна Титоренко

Глава 7 автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета

Вопросы информационного, программного и технологического обеспечения компьютерной системы бухгалтерского учета

Комплексы учетных задач и их информационные связи

Особенности технологии обработки учетных задач

Характеристика функциональных пакетов, предназначенных для обработки бухгалтерского учета

 

7.1. Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета

Изменения в управлении экономикой и переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на организацию и ведение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным системам учета, что требует разработки новых форм его методологии. Значительным изменениям подвергаются информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компьютерной обработки. От бухгалтера требуются знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа и налогового учета, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствования информационной системы и использования современных персональных компьютеров — необходимого инструмента в работе бухгалтера. Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.

Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60\% всей информации. Функциональная подсистема бухгалтерского учета — упорядоченная система наблюдения, измерения, сбора, регистрации и обобщения информации в стоимостном выражении об активах, обязательствах и фактах хозяйственной деятельности, доходах и расходах организации и их изменениях. Ее задачи — представление информационных ресурсов менеджерам всех уровней для принятия ими обоснованных управленческих решений, а также регулярное и своевременное представление бухгалтерской отчетности внешним организациям. Бухгалтерский учет собирает и регистрирует информацию о всех хозяйственных операциях и отражает их в документах, имеющих юридическую силу. Информация группируется на синтетических и аналитических счетах.

Функциональная подсистема бухгалтерского учета представлена аппаратом бухгалтерии, численность и структура которого зависят от размера предприятия. На малых предприятиях он прост и состоит из одного-двух бухгалтеров; на средних и крупных предприятиях в бухгалтерии выделяются отдельные участки учета, где организуются АРМ.

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, а также методическими и нормативными документами конкретного участка учета.

Задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют четкий, несложный алгоритм расчета, многочисленные группировки и большой объем информации, что и предопределяет необходимость их компьютерной обработки.

Основой компьютеризации учетных задач является персональный компьютер, установленный на рабочем месте бухгалтера, где осуществляется децентрализованная обработка учетных задач путем организации автоматизированного рабочего места бухгалтера. АРМ бухгалтеров могут быть организованы локально либо объединены в локальную вычислительную сеть бухгалтерии (организации). Каждый бухгалтер имеет комплекс инструментальных средств (ПК, программы, база данных), информацию, записанную на жестком магнитном диске, магнитных дискетах, CD-ROM.

Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной (автоматизированной) бухгалтерией. Применение современных персональных компьютеров позволяет одновременно с организацией децентрализованной системы обработки учетных данных осуществлять интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах синтетического и аналитического учета. Важнейшим преимуществом является возможность обеспечить доступ небольших организаций к электронной технике, что полностью исключалось ранее при централизованной обработке. В условиях децентрализованной обработки появилась возможность решать отдельные учетные задачи на АРМ бухгалтера какого-либо участка учета с последующей передачей по каналам связи полученных проводок на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансовой отчетности. Организация децентрализованной обработки способствует сокращению сроков обработки, повышает оперативность и достоверность учетных данных.

АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осуществлять поиск информации. Важным преимуществом новой информационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, что не требует коренного изменения учета. В то же время применение ПК изменяет методы формирования первичной учетной документации. Осуществляется переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы автоматизации первичного учета. Создана новая диалоговая форма автоматизированной формы учета, позволяющая организовать информационно-справочное обслуживание путем получения информации, хранящейся в базе данных ПК, что обеспечивает более оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Так, бухгалтер может получить на любую дату оборотно-сальдовый баланс, просмотреть состояние проводок в журнале хозяйственных операций по какому-либо признаку (дате, поставщику и т.д.).

Децентрализованная обработка бухгалтерского учета с использованием ПК предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Например, технология обработки участков учета труда и заработной платы, материальных ценностей и реализации товаров выполняются в тесной взаимосвязи с финансово-расчетными операциями на одном рабочем месте бухгалтера.

Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации — от этапа создания первичного учетного документа и до составления бухгалтерской отчетности и ее анализа. Автоматизируются многие бухгалтерские расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Например, ведется автоматическое начисление всех видов оплат и удержаний по заработной плате, исчисление сумм НДС, акцизов и др. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской документации, программные продукты составляются с таким расчетом, чтобы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные новые формы документов, сводок, таблиц.

Все это требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ. Развитие автоматизированных информационных систем идет в направлении более тесного взаимодействия бухгалтерского учета со всеми функциями управления.

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах отдельных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтерских задач для промышленных предприятий.

Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджетным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).

Учет материальных ценностей (интеграция с задачей «складской учет», приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов на сторону, переоценка материальных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, инвентаризация материалов).

Учет труда и заработной платы (интеграция с функциональной подсистемой «Кадры», автоматические начисления заработной платы по различным системам оплаты и удержания из нее; составление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).

Учет основных средств и нематериальных актов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и нематериальных активов (НМА); начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).

Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, договорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми операциями и финансовыми расчетами с покупателями.

Учет затрат на производство, информационно связанный с функцией управления производством, а также с такими комплексами учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет материальных ценностей, учет основных средств и др. Комплексом обеспечивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.

Финансовая отчетность; в этом комплексе формируются ведомости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчетность; имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

Современные технологии обработки экономической информации выдвигают новые требования к организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появляются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автоматического формирования первичных документов в компьютере. В этих условиях начинает стираться четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что в первую очередь сказывается на информационной базе бухгалтерского учета.

Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объединяют информацию комплексов различных участков учета. Так, например, в типовых проектах учета труда и заработной платы одновременно предусмотрена выписка платежных документов по платежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного налога, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, начисление в фонд занятости). Выполнение этих процедур программой объединяет два комплекса учетных задач — учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных ценностей, учету готовой продукции и др.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние й внешние информационные связи. Внутренние связи отражают информационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и участков бухгалтерского учета; внешние связи — взаимодействие с другими подразделениями, реализующими различные функции управления, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет и составление первичных бухгалтерских документов. На второй фазе происходит обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (например, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

На первой или второй фазе обработки выполняется составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналах-ордерах по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки при составлении первичного документа или сводки по окончании решения задачи каждого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам, главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы.

Между комплексами бухгалтерского учета существуют информационные связи, взятые в основу организации вычислительной сети бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, — формирование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первичных документах. Для задач по учету затрат на производство и сводному учету входной информации в основном используются результаты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания требует формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые данные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции, а также различная нормативно-справочная информация.

Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгалтерского учета с внешними организациями. В основном, эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересованным организациям: собственникам, вышестоящим организациям, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организациям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПК; решаются вопросы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по электронной почте.

Для связи с банками предусматривается межмашинных обмен информацией по системе «Клиент-банк».

Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предлагает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент-банк» позволяет создавать платежные поручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые документы недействительны, а также специальная система шифрования информации. Система крайне удобна, экономит время, позволяет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускоряет их обслуживание. Кроме того, система «Клиент-банк» избавляет работников организации от поездок в банк для осуществления платежей.

 

7.2. Особенности информационного обеспечения бухгалтерского учета

Остановимся на некоторых особенностях информационного обеспечения бухгалтерского учета, характеризующегося большим объемом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, широким использованием нормативно-справочной документации, а также бухгалтерской отчетностью.

Согласно Закону о бухгалтерском учете все хозяйственные операции оформляются оправдательными документами, построенными но основе Унифицированной системы документации (УСД), единых нормативных документов Министерства финансов РФ и Федеральной службы госстатистики.

Бухгалтерский документ является полным и достоверным свидетельством о совершении хозяйственной операции и имеет юридическую силу.

В бухгалтерском учете действуют следующие виды документов.

Типовые межотраслевые, единые для всех организаций. Формы первичных документов соответствуют альбому форм УСД по учету: сельскохозяйственной продукции и сырья; труда и его оплаты; основных средств и нематериальных активов, материалов, по рас-четно-финансовым операциям и др. Эти документы обязательны к применению во всех предприятиях и организациях (например, платежное поручение, счет-фактура).

Типовые отраслевые, составленные на базе типовых, но учитывающие специфику отрасли; их доля постоянно уменьшается, так как ориентир сделан на типовые межотраслевые формы.

Индивидуальные, определяющиеся учетной политикой и допускающиеся к употреблению Министерством финансов РФ; учитывают специфику конкретного предприятия и составляются на месте. Индивидуальные документы обязательно должны включать следующие реквизиты: наименование документа, код формы, дату, наименование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения).

• Единая документация для малого предприятия, утвержденная Министерством финансов РФ.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с учетом требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам: назначению, содержанию хозяйственных операций, объему отраженных операций, способу использования, числу учитываемых позиций, месту составления, способу заполнения.

Например, материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами.

Современные технологии обеспечивают автоматическое формирование первичных учетных документов персональным компьютером.

Бухгалтерская отчетность — система данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйственной деятельности; имеет определенный состав форм отчетности, показателей и алгоритмов. Бухгалтерская отчетность делится на внешнюю и внутреннюю, составление которых, обеспечивается машинными программами.

Внешняя бухгалтерская (финансовая) отчетность устанавливается Министерством финансов РФ (бухгалтерский баланс — форма № 1, отчет о прибылях и убытках — форма № 2, приложения к ним); ее состав единый для всех организаций.

На формах бухгалтерской отчетности обязательно должны быть следующие реквизиты: наименование отчета, отчетный период, полное наименование организации, код ОКПО; идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); вид деятельности по ОКВЭД; организационно-правовая форма по ОКОПФ; код собственности по ОКФС; единицы измерения, полный почтовый адрес организации, даты утверждения и отправки отчета.

Внутренняя бухгалтерская отчетность предназначена для представления менеджерам всех уровней управления и имеет сложный состав. Формы отчетности могут быть реализованы машинной программой.

Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по каким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам, имеющим буквенное наименование, можно, например, отнести наименования синтетических и аналитических счетов, подразделений работающих, товарно-материальных ценностей. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось создание специальных средств формализованного описания элементов экономической информации и их кодовых обозначений, на основании которых составляются классификаторы. Применение классификаторов и кодов в бухгалтерском учете получило широкое распространение еще при использовании перфорационной техники. Были разработаны классификаторы по основным учитываемым номенклатурам, которые находят применение и при электронной обработке данных.

Эксплуатационные возможности персональных компьютеров несколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды — условное короткое обозначение какой-либо позиции номенклатуры. Например, в некоторых программах первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом: платежное поручение — ПП, приходный кассовый ордер — ПКО и т.п.

В персональных компьютерах часто применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, ПК может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номера документов. В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (общероссийских, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Общероссийские классификаторы (ОК) разработаны в централизованном порядке и являются едиными для страны (см. гл. 3). Эти классификаторы используются в основном для кодирования сводной бухгалтерской отчетности, представляемой во внешние организации, а также кодирования некоторых первичных документов.

В бухгалтерском учете используются следующие общероссийские классификаторы: ОКПО — предприятий и организаций; ОКВЭД — видов экономической деятельности; ОКУД — управленческой документации; ОКЕИ — единиц измерения; ОКОПФ — организационно-правовой формы; ОКФС — форм собственности; ИНН — идентификационный номер налогоплательщика; код лицевого счета.

Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Необходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для конкретной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, к этой группе могут быть отнесены классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и организации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, видов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчислений, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды индивидуальные, для конкретного предприятия, поэтому их разработка ведется и при приобретении типового проекта. Так, например, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач; поэтому локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа — это коды, единые для предприятия (структурных подразделений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соединений; коды оборудования, работающих, поставщиков и потребителей, специальностей). Вторая группа кодов используется только при решении бухгалтерских задач: это коды субсчетов, основных средств, материально ответственных лиц, рабочий план счетов.

Внутримашинное информационное обеспечение бухгалтерских задач представляет собой совокупность данных (взаимосвязанных информационных файлов), расположенных на машинных носителях.

Информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуальные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации — централизованной, распределенной и локальной.

При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, предприятия, должности и др.), а также локальная информационная база, используемая только при решении бухгалтерских задач: рабочий план счетов бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяйственных операции, лицевые счета сотрудников, инвентарные карточки основных средств, карточки счета и др.

Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта ИС предприятия. Можно отметить еще одну особенность в организации базы данных при использовании типовых проектов.

В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единый для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды операций, движение материалов, типовые нормы амортизационных отчислений, типовые проводки и др.). Пользователь по своему усмотрению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным пользователем и заполняется им вручную (например, состав подразделений, сотрудников, материалов и др.).

7.3. Характеристика бухгалтерских автоматизированных систем

Бухгалтерская автоматизированная система — функциональное программное обеспечение (ППП), предназначенное для выполнения компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач. Выбор и разработка ППП осуществляется на стадии организации и проектирования ИС. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ — от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой аналитикой. Разработка программных продуктов ведется многочисленными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С», «Парус», «БЭСТ», «ИНФОСОФТ», «ДИЦ» и др. Основой классификации функциональных пакетов бухгалтерского учета может служить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления технологии «клиент-сервер», специального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии, помимо программ бухгалтерского учета, ориентированы на компьютерную обработку управленческой информации всей фирмы или организации. Рассмотрим характеристики некоторых функциональных пакетов бухгалтерского учета.

Пакеты «Мини-бухгалтерия» предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотрудников по конкретным участкам учета. Программы, ориентированные на малый бизнес под общим названием «Проводка—Главная книга—Баланс», выполняют в основном функции ведения синтетического и несложного аналитического учета. Наиболее известные ППП этого класса — базовые варианты программ: «1С: Бухгалтерия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.

Пакеты мини-бухгалтерий просты в освоении и работе, рассчитаны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики. Например, автоматическое ведение журнала хозяйственных операций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формирования ряда первичных бухгалтерских документов, автоматическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

ППП «Интегрированная бухгалтерская система» являются наиболее распространенными. Как правило, они работают локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Система рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназначена для бухгалтерий численностью 2—5 человек. При использовании ППП в локальной вычислительной сети на каждом компьютере находится целиком вся система. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с различными функциями управления. Например, программа «1С: Предприятие» (версии 7.5, 7.7, 8.0), кроме бухгалтерского учета, предназначена для производственного учета, работ по учету кадров, выполнения операций по сбыту и снабжению и др.

Интегрированные бухгалтерские системы относятся к программам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Они реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый модуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ведется аналитический учет. Например, по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств, учету товаров, сводному учету. Для учета заработной платы либо создается самостоятельная программа, либо этот модуль может находиться в общей программе.

Лучшими ППП этого класса признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие», версии 7.5, 7.7, 8.0), ИНФИН, «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (версии 4, 5, 6).

ППП «Комплексная система бухгалтерского учета». Бухгалтерский комплекс был разработан в 1950-х годах для осуществления комплексной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х годах обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались «Типовые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета.

При появлении персональных компьютеров сохранилась тенденция создания отдельных программ под каждый участок учета с возможностью последующей их интеграции.

Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные предприятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется на взаимосвязанных рабочих местах. Характерными чертами пакетов являются:

• наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета;

интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности;

развернутый аналитический учет по всем участкам учета;

расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

К ППП комплексов задач по участкам учета относятся пакеты фирм БЭСТ, АККОРД-СОФТ, ИНФОСОФТ и др.

Корпоративные системы предназначены для автоматизации всех функций управления предприятием. Впервые класс таких программ был представлен в 1998 г. на VI Международном конкурсе программного обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов. Класс этих ППП относится к многопользовательским, функционирующим в распределенной сети. Они реализуют набор функций управления от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности организации (предприятия) с последующей корректировкой плана. Корпоративные системы осуществляют комплексную автоматизацию управления с использованием интеллектуальных технологий. Они характеризуются широким охватом задач управления, детальной разработкой моделей документооборота, наличием инструментальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потребностям, развитой технологией объединения данных территориально удаленных подразделений. Подсистема бухгалтерского учета является лишь частью системы. Корпоративные системы сложны, дороги, требуют индивидуальной настройки. К отечественным фирмам, выпускающим корпоративные системы, относятся: «Галактика», ИНФОСОФТ (программа «Флагман»), ЛОКИС (программа ЛОКОФ-ФИС), БЭСТ (БЭСТ-5), «Парус», «1С: Бухгалтерия» (версия 8), ОЛИМП. Наиболее известные в России программы зарубежных фирм — это R/3, Platinum, Scala, R/Stile, Akcanma.

 

7.4. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Технология электронной обработки учетных задач — совокупность строго регламентированных человекомашинных операций, выполняемых в определенной последовательности — от момента создания первичного бухгалтерского документа и до составления сводной финансовой отчетности.

На современном этапе получила развитие компьютерная информационная технология, созданная на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. К ее особенностям относятся:

применение персональных компьютеров; решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;

формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы);

существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой;

создание единой распределенной базы данных предприятия (организации) для различных подразделений;

возможность формирования ПК первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов;

интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;

возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера.

Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно, на одном рабочем месте, в соответствии с блоками меню программ.

Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внут-римашинные информационные массивы.

Внемашинные информационные массивы связаны с процессами сбора и регистрации информации в первичных документах. При использовании ПК появляется возможность автоматизации процесса создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом.

Внутримашинное информационное обеспечение — это файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти системы в виде баз данных. Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются при решении экономической задачи в определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и систематически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, личные карточки работающих и др.

Возможный перечень решаемых бухгалтерских задач определяется меню программы, которое выводится на экран после включения компьютера. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.

В технологическом процессе обработки учетных задач, выполняемом на ПК, можно выделить подготовительный, начальный и основной этапы.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятия, материалов, контрагентов, сотрудников и т.д. При внедрении проекта один раз вручную в систему вводятся остатки по балансовым счетам; затем они вычисляются автоматически.

Начальный этап технологического процесса связан с операциями сбора, регистрацией первичных документов и вводом их в компьютер. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В результате в компьютере формируются различные первичные документы. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически в течение отчетного периода.

Одновременно с записью документов в ПК выполняются следующие функции:

составление журнала введенных документов с присвоением уникальных номеров, даты выписки и других признаков;

автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);

преобразование введенной цифровой информации в алфавитную (например, суммы, введенной в платежное поручение);

автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;

удаление неверных документов;

контроль и корректировка неверной информации;

печать первичного документа;

дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм, таких как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборотная ведомость», «Кассовая книга», «Баланс» и др. В ходе выполнения основного этапа компьютером обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители, формирование информации для передачи на другие АРМы, а также интеграция решения задач, когда каждый участок бухгалтерского учета, реализуемый на отдельном АРМе, формирует информацию, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы для получения сводной бухгалтерской отчетности.

 

Выводы

Бухгалтерский учет имеет сложную информационную систему, состоящую из комплекса задач, имеющих сложные внутренние и внешние связи, реализуемые в машинных программах.

Система показателей бухгалтерского учета является основой для анализа хозяйственной деятельности и принятия управленческих решений.

Информационное обеспечение бухгалтерского учета включает определение состава учетных показателей, внедрение унифицированной системы документации, использование общероссийских, отраслевых и локальных классификаторов, а также организацию базы данных в ПК.

Функциональные пакеты можно классифицировать по разным признакам. В основу классификации взято разделение пакетов по сложности обработки, ориентированных на малые, средние и крупные предприятия. Особое место занимают сетевые версии программ.

Технология автоматизированной обработки учетных задач ориентирована на участие бухгалтера в решении задач, организацию автоматизированных рабочих мест бухгалтера и вычислительных сетей, децентрализованную обработку.

Технология обработки учетных задач имеет свои особенности на малых, средних и крупных предприятиях.

Технология децентрализованной обработки учетных данных включает подготовительный, начальный и основной этапы.

 

Вопросы для самоконтроля

Приведите общую характеристику информационной системы бухгалтерского учета и отметьте ее роль в условиях рыночной экономики.

Какие организационные формы применения вычислительной техники необходимы при компьютеризации учетных задач?

Дайте характеристику комплекса бухгалтерских задач; отметьте особенности их формирования в условиях комплексной обработки экономических задач предприятия.

Назовите информационные связи комплексов учетных задач.

Рассмотрите основные фазы обработки комплексов учетных задач.

Перечислите состав информационного обеспечения в бухгалтерском учете.

Дайте характеристику учетной документации.

Какие классификаторы используются в бухгалтерской работе?

Назовите этапы технологического процесса обработки учетных задач и раскройте их содержание.

10. Охарактеризуйте функциональные пакеты бухгалтерского учета, используемые на малых, средних и крупных предприятиях.

 

Тесты к гл. 7

Отметьте основные признаки, взятые в основу выделения комплексов учетных задач:

а)        объем информации;

б)        первичные и сводные документы;

в)         взаимосвязанные алгоритмы расчетов;

г)         состав функциональных подсистем ИС;

д)        методические и нормативные документы.

К какому виду классификации ИС относится создание компьютерной системы бухгалтерского учета на предприятии (фирме, организации)?

а)        ИС управления технологическим процессом;

б)        ИС организационного управления;

в)         ИС научных исследований.

Отметьте главные черты информационной технологии обработки учетных задач:

а)        децентрализованная обработка информации на рабочем месте бух-

галтера;

б)        безбумажная технология;

в)         использование специальных вычислительных установок;

г)         обработка отдельных учетных задач на компьютере;

д)        комплексная обработка учетных задач.

Отметьте комплексы учетных задач:

а)        учет основных средств и НМА;

б)        расчет потребности в материальных ресурсах;

в)         составление договора на поставку продукции;

г)         финансово-расчетные операции;

д)        планирование загрузки оборудования;

Отметьте назначение АРМ бухгалтера:

а)        разработка систем классификации и кодирования;

б)        составление программного обеспечения;

в)         информационно-справочное обслуживание;

г)         обработка учетных задач;

д)        формирование первичной документации.

6. Дифференцируйте классификаторы на единые для всего предприятия и используемые только в бухгалтерском учете: коды синтетических счетов БУ, материальных ценностей, основных средств, категорий налогоплательщиков, видов оплат и удержаний по заработной плате, поставщиков и покупателей, материально ответственных лиц, подразделений.

 

Единые для предприятия

Используемые только в бухгалтерском учете

1.

1.

2.

2.

7. Определите, к каким этапам технологического процесса обработки учетных задач относятся следующие операции: ввод начальных остатков по счетам БУ, корректировка первичного документа, занесение в компьютер справочника сотрудников, печать оборотной ведомости по счетам, автоматическое формирование первичного документа, получение кассовой книги.

 

Подготовительный

 

Начальный

 

Основной

 

Отметьте характерные черты пакета «Мини-бухгалтерия»:

а)        использование на малых предприятиях;

б)        развернутый аналитический учет по всем участкам учета;

в)         единое программное ядро;

г)         занесение бухгалтерских проводок в журнал проводок;

д)        составление бухгалтерской отчетности.

Определите характерные черты пакета «Интегрированные бухгалтерские системы»:

а)        несложный аналитический учет по участкам учета;

б)        наличие отдельной программы на каждый участок учета;

в)         возможность работы в вычислительной сети;

г)         единое программное ядро;

д)        составление сводной бухгалтерской отчетности.

10.       Отметьте черты, присущие пакету «Комплексные бухгалтерские

системы»:

а)        наличие отдельной программы на каждый участок учета;

б)        развернутый аналитический учет;

в)         использование на малых предприятиях;

г)         автоматизация всех функций управления предприятия;

д)        комплексная автоматизация бухгалтерского учета.

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 |