Имя материала: Информационные системы в экономике

Автор: Галина Антоновна Титоренко

Глава з информационное обеспечение ис

Структура экономической информации

Структура и содержание информационного обеспечения {ИО)

Понятие классификаторов и кодов экономической информации и технология их применения

Порядок разработки форм входных и выходных документов

Совершенствование документооборота в условиях создания ИС и применение электронного документооборота

Структура внутримашинного информационного обеспечения

Банк данных, его состав и особенности

Хранилища данных и базы знаний

 

3.1. Понятие информационного обеспечения, его структура

Информационное обеспечение (ИО) является важным компонентом автоматизированных информационных систем и напрямую связано с организационной структурой объекта и функциональными подсистемами ИС.

Информационное обеспечение предназначено для отражения информации, характеризующей состояние управляемого объекта; служит основой для принятия управленческих решений.

Основой информационного обеспечения является информация. В теории машинной обработки информация рассматривается в отношении технологии ее преобразования в целях управления, т.е. как совокупность сведений, являющихся объектом сбора, передачи, хранения и обработки. Информация может быть зафиксирована в документах и на машинных носителях; является предметом и средством труда.

В качестве средства труда информация воздействует на объект управления с целью выработки управляющих решений. Как предмет труда информация является основой построения информационных технологий.

Структура экономической информации достаточно сложна и включает различные комбинации информационных структур, имеющих иерархическую структуру построения. На рис. 3.1 приведен пример иерархического построения информационной системы.

 

Информационная система экономического объекта

£

I

1

Информационная подсистема 1

Информационная подсистема 2

Информационная подсистема п

 

Информационный поток 1

Информационный поток 2

Информационный поток п

 

Информационный массив 1 (файл)

Информационный массив 2 (файл)

Информационный массив п (файл)

 

 

Информационное сообщение 1 (документ)

I

Знаки (цифры, буквы)

Знаки (цифры)

 

Рис. 3.1. Структура экономической информации

Логический подход к структуризации экономической информации позволил выделить следующие структурные единицы в зависимости от их функционального назначения: реквизит, показатель, документ, информационное сообщение, информационный массив (файл), информационная подсистема и информационная система. Рассмотрим функциональное назначение и роль различных структурных элементов в автоматизированной обработке.

Информационными единицами низшего уровня являются реквизиты и показатели, служащие основаниями для составления документов и хранения в памяти машины.

Реквизит — самая простая единица, состоит из знаков — цифр и букв, имеющих смысловое значение и не поддающихся дальнейшему делению. Реквизиты не однозначны по своему назначению и подразделяются на реквизиты-признаки, отражающие качественную сторону объекта, например наименование материала, и реквизиты-основания, отражающие количественную строку объекта, например количество материала, сумма, величина объема, длины и т.д.

Каждый реквизит характеризуется своими наименованиями и значениями, например:

Реквизиты-признаки подлежат логической обработке (сортировке, группировке, поиску), реквизиты-основания — арифметической обработке. Сочетание одного основания и всех, относящихся к нему признаков, образует показатель — логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отражаемого явления.

Основываясь на этом определении видно, что в приведенном выше примере отражено два показателя.

Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму.

Документ является составной единицей информации, включающей множество реквизитов и дающей определенные количественную и качественную (либо только качественную) характеристики объекта, процесса, явления.

Каждая экономическая задача характеризуется определенными формами документов и содержащейся в них системой показателей.

Документ отражается на бумажных носителях. Далее в памяти машины все однородные документы (информационные сообщения) формируются в информационный файл — основную структурную единицу хранения информации в памяти компьютера при автоматизированной обработке экономических задач.

Информационные файлы имеют различное функциональное назначение. Так, выделяют файлы условно-постоянной, переменной, входной, промежуточной, результатной, архивной и другой информации. Часть файлов используется только для обработки одной задачи, другие — для нескольких задач. Как правило, в автоматизированной обработке экономической задачи участвует большое число информационных файлов.

Например, при обработке финансовых операций, связанных с расчетами по кассе, создаются информационные файлы плана счетов, справочников подотчетных лиц, приходных кассовых ордеров и других документов, на основе которых формируется сводная отчетность: кассовая книга, журнал-ордер № 1 и др.

Совокупность различных информационных файлов, используемых для обработки какого-либо комплекса экономических задач (например, учета кассовых операций), организует следующую, уже довольно сложную, структурную единицу информации — информационный поток.

Как правило, создание ИС предусматривает автоматизированную обработку экономических задач различных функциональных подсистем. Например, в функциональной подсистеме «Бухгалтерский учет» автоматизированы финансово-расчетные операции, учет труда и заработной платы, учет ТМЦ, учет основных средств, учет производства, сводная отчетность, что позволяет выделить информационную подсистему «Бухгалтерский учет».

Выделение информационных подсистем в ИС зависит от вида деятельности объекта.

Так, например, в ИС предприятий и организаций выделяют функциональную подсистему «Бухгалтерский учет»; в ИС банка — «Операционный день банка».

Совокупность всех информационных подсистем объекта составляет структурную единицу информации высшего уровня — информационную систему, реализующую различные функции управления.

Создание информационных систем и информационных технологий требует организации и выделения специальной подсистемы — информационного обеспечения.

Основой информационного обеспечения является система показателей предметной области. Например, в бухгалтерском учете система показателей определяется различными участками учета, финансовой отчетностью; в банковской деятельности системы показателей связаны с расчетно-кассовым обслуживанием юридических лиц, кредитных, депозитных и валютных операций, вкладов частных лиц и др.

Понятие «Информационное обеспечение» появилось в 1970-х гг. в связи с внедрением ЭВМ в практику обработки экономических задач и с созданием автоматизированных систем управления (АСУ). Была разработана структура ИО, предполагающая деление ИО на внемашинное (система показателей, классификаторы и коды, документация, потоки информации) и внутримашинное (информационные массивы (файлы) в памяти ЭВМ и на машинных носителях).

В условиях применения персональных компьютеров для обработки экономических задач сохраняется преемственность ранее разработанных принципов создания ИО, но ориентир сделан на следующее:

организацию АРМ и активное участие пользователя в вычислительном процессе (децентрализованная обработка);

автоматическое формирование первичных документов персональным компьютером (безбумажная технология);

сетевую интегрированную обработку комплексов экономических задач предприятия (организации);

создание распределенной базы данных организации;

широкое информационно-справочное обслуживание пользователей;

электронный документооборот;

электронную почту, выход в Интернет.

Можно считать, что деление информационного обеспечения на внемашинное и внутримашинное является весьма условным, так как современная автоматизированная технология обработки экономических задач основывается в основном на информационных файлах, размещенных в памяти информационной системы компьютера. Происходит автоматическое создание первичных документов компьютером, в то время как ввод с бумажных носителей постоянно сокращается. Документооборот приобретает автоматизированную форму; маршрут их движения устанавливается машинной программой.

Структура информационного обеспечения включает:

систему показателей предметной области (например, показатели бухгалтерского учета, финансово-кредитной деятельности и др.);

системы классификации и кодирования экономической информации;

унифицированную систему документации, создаваемую ручным или автоматическим способом;

потоки информации с использованием различных вариантов организации электронного документооборота;

информационные массивы (файлы), хранящиеся в машине на машинных носителях, имеющие различную степень организации (банк данных) и подлежащие автоматизированной обработке.

Назначение информационного обеспечения заключается в следующем.

1. Обеспечение организации представления информации пользователям для выполнения ими профессиональных задач по подготовке управленческих решений, а также создание условий работы-автоматизированным информационным технологиям.

Обеспечение взаимной увязки задач функциональных подсистем на основе однозначного формализованного описания их входов и выходов на уровне показателей и документов.

Создание эффективной организации хранения и поиска данных, позволяющей формировать данные для решения регламентированных задач, а также функционировать в режиме информационно-справочного обслуживания.

Состав информационного обеспечения определяется на стадии проектирования ИС при активном участии пользователей.

Основой его разработки служат данные анализа обследования информационных систем экономического объекта, в ходе которого определяется состав используемой документации, содержание базы данных, информационные связи комплексов экономических задач. Значительная роль при создании ИО отводится результатам постановки задачи, в ходе разработок которых пользователи определяют конкретный состав первичных и сводных документов, представляют их структуру, способы их составления и т.п. (см. гл. 2).

Проектирование ИО осуществляется в тесной связи с технологией автоматизированной обработки и программным обеспечением.

 

3.2. Классификаторы, коды и технология их применения

Автоматизированная обработка учетной и финансово-кредитной информации в условиях применения персональных компьютеров позволяет получать различные сводки, таблицы, ведомости, где информация расположена по каким-либо группировочным реквизитам-признакам, например по счетам бухгалтерского учета, клиентам, работающим и т.п. Для выполнения группировок появляется необходимость кодирования этих группировочных реквизитов-признаков условными обозначениями, для чего используются различные классификаторы.

Классификатор — это систематизированный свод однородных наименований объектов, предметов, явлений по классификационным признакам (номенклатура) и их кодовых обозначений. Код — условное обозначение объекта цифровым или алфавитно-цифровыми знаками по определенным правилам, установленным системами кодирования.

Кодирование — процесс присвоения условных обозначений (кодов) позициям номенклатуры. Коды могут быть цифровыми, буквенными и комбинированными (примеры: цифровой код — 21325, буквенный — АБС; комбинированный — АБ180).

При обработке экономических задач на ПК часто применяют мнемокоды — условное короткое обозначение объекта. Например, в некоторых машинных программах мнемокодами закодированы названия документов, например, платежное поручение — ПП.

В ряде случаев машинная программа предусматривает автоматическое кодирование номенклатур, а также использование штрихкодов.

К кодам предъявляется ряд требований: они должны охватывать все номенклатуры, подлежащие кодированию; быть едиными для разных задач внутри одного экономического объекта (например, коды материалов, подразделений должны быть едиными для задач бухгалтерского учета, складского учета и материально-технического снабжения); отличаться стабильностью; иметь резерв свободных номеров (но не излишний, так как это может привести к увеличению значности кода); длина кодового обозначения должна быть минимальной.

Основная цель кодирования состоит в однозначном обозначении объектов. С помощью кодирования выполняются основные функции, связанные с обработкой экономической информации: минимизация объема призначной информации при вводе ее в вычислительную систему по каналам связи; сортировка и поиск информации по ключевым словам; разработка сводных экономических отчетов по различным признакам; декодирование при переходе от кодов-признаков к их наименованиям при печати сводных экономических отчетов.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных видов классификаторов: международных и действующих только на территории Российской Федерации. Международные классификаторы входят в состав Системы международных экономических стандартов (СМЭС) и обязательны для передачи информации между различными странами. К ним относятся, например, такие принятые ООН классификаторы, как Международная стандартная отраслевая классификация всех видов экономической деятельности (МСОК), Международная стандартная торговая классификация, классификация основных продуктов (КОП), классификация продовольственных и сельскохозяйственных организаций и др.

Классификаторы, действующие на территории Российской Федерации, входят в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК), созданную по постановлению правительства в 1970-х годах.

ЕСКК состоит из следующих групп классификаторов:

общероссийские классификаторы (ОК), разрабатываются в централизованном порядке и являются едиными для всей страны;

отраслевые, единые для какой-то отрасли деятельности;

региональные, единые — для данной территории;

локальные, составляются на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, банка, (коды табельных номеров, подразделений, клиентов и др.).

При обработке учетной и финансово-кредитной информации широкое применение находят общероссийские и локальные классификаторы.

Общероссийские классификаторы (ОК) — были переработаны в соответствии с требованиями рыночной экономики и государственной программой перехода РФ на Международную систему учета и статистики. В настоящее время их создано свыше четырех десятков.

Приведем примеры построения кодовых слов некоторых ОК, имеющих наибольшее применение при автоматизированной обработке учетной и финансово-кредитной информации.

ОКПО — ОК предприятий и организаций формируется органами государственной статистики путем присвоения кодовых номеров предприятиям, организациям, фирмам любой формы собственности. Кодовое слово состоит из трех блоков: 1 — регистрационный номер, 2 — наименование организации, 3 — ведомственная, территориальная и отраслевая принадлежность предприятия, организации, фирмы. Регистрационный номер (часть кодового слова) проставляется предприятиями и организациями в формах финансовой отчетности. Все три блока кодового слова используются органами государственной статистики для автоматического ведения ОКПО в электронном виде. Регистрационный номер состоит из восьми знаков; построен по комбинированной системе.

ОКВЭД — ОК видов экономической деятельности; (построен в соответствии с требованиями Европейского экономического сообщества — ЕЭС); кодовое слово шестизначное, включает пять признаков (класс, подкласс, группа, подгруппа, вид).

ОКФС — ОК форм собственности, двузначный, например: 10 — российская собственность, 20 — собственность иностранных государств.

ОКОПФ — ОК организационно-правовой формы включает двузначное кодовое слово. Например, код 65 — общество с ограниченной ответственностью; 67 — закрытое акционерное общество.

ОКУД — ОК управленческой документации. Объектом классификации являются общероссийские унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ, входящие в унифицированную систему документации (УСД). Код состоит из семи знаков. Первые два знака указывают на принадлежность документа к определенной сфере деятельности. Например: 03 — первичная учетная документация (0315003 — приходный ордер); 04 — банковские документы; 07 — бухгалтерская отчетная документация (0700001 - баланс).

ОКОГУ — ОК органов государственного управления — объектами классификации являются органы государственной власти и управления; код пятизначный.

ОКАТО — OK административно-территориального деления; кодовое слово включает восемь знаков. Объектами классификации являются республики, края, области, города, районы, округа, поселки городского типа, сельские населенные пункты.

ИНН — идентификационный номер налогоплательщика, является десятизначным; обозначает территорию, номер инспекции министерства по налогам и сборам (ИМНС), порядковый номер организации.

ОКОФ — ОК основных фондов, построен с учетом международной классификации отраслей и основных продуктов, имеет кодовое десятизначное слово.

ОКЕИ — ОК единиц измерения, построен на основе международной классификации единиц измерения Европейской экономической комиссии ООН (ЕЭК ООН). Единицы измерения в ОКЕИ разбиты на семь групп: меры длины, площади, объема, массы, технические единицы, единицы времени, экономические единицы (штука, тыс. штук). Код трехзначный, построен по серийной системе. Например, единица измерения в балансе, тыс. руб. имеет код 384.

К общероссийским классификаторам также относятся: ОКИН — ОК информации о населении; ОКУН — ОК услуг населению; ОКПДТР — ОК профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов; ОКБ — классификатор валюты; ОКП — ОК продукции и др.

При регистрации предприятия (организации) в органах государственной статистики его включают в Единый государственный регистр предприятий и организаций (ЕГРПО) и присваивают коды по следующим классификаторам: ОКПО, ОКВЭД, ОКФС, ОКОГУ, ОКОПФ и ОКАТО. Присвоенные кодовые обозначения отражаются в первичной и сводной унифицированной документации предприятия и организации.

Система автоматизированной обработки банковской информации также предусматривает обязательное использование обозначений номенклатур кодовыми знаками. Наиболее сложным является код лицевого счета, структура которого с 1998 г. строится в соответствии с новым планом счетов и международным стандартом.

Указаниями Банка России рекомендуется сложная структура кода лицевого счета, построенная по комбинированной системе и включающая до 11 группировочных признаков. Значность кода составляет 20 знаков, которые включают: номер банковского раздела плана счетов (3 знака); номер счета первого порядка (2—3 знака); номер счета второго порядка (4—5 знаков); код валюты (6—8 знаков); защитный ключ (9 знаков); номер филиала, отделения банка (10—13 знаков); номер лицевого счета клиента банка (14—20 знаков).

При необходимости значность может быть расширена и до 25 разрядов.

Например, код лицевого счета клиента банка 40702810938170100653 имеет структуру:

4 — счет относится к разделу 4 плана счетов «операции с клиентами»;

07 — счет принадлежит негосударственному предприятию;

02 — счет принадлежит коммерческой организации;

810 ^ код валюты РФ (рубли);

9 — защитный ключ, обнаруживающий неправильность проставления кода в платежном поручении;

3817 — номер (код) отделения банка;

0100653 — лицевой счет коммерческой организации в данном банке.

Локальные коды составляются на номенклатуры, специфичные для данной организации. Сюда входит широкий круг номенклатур, используемых различными подразделениями и службами ее управления (сотрудники, подразделения, продукция и т.п.). Локальные коды должны быть едиными при решении различных экономических задач. Наряду со специалистами по информационной технологии в составлении классификаторов значительную роль играют экономисты-пользователи.

Кратко рассмотрим порядок составления локальных классификаторов, который включает два этапа. На первом этапе выполняется классификация информации, на втором — ее кодирование.

Классификация начинается с выявления номенклатуры объектов, предметов, подлежащих кодированию. При этом руководствуются реквизитами-признаками, которые используются для составления группировок, получения сводных таблиц и расчетов. По каждой номенклатуре составляется полный перечень всех позиций, подлежащих кодированию.

После составления классификации выполняется следующий этап — кодирование — процесс присвоения условных обозначений позициям номенклатуры. После согласования и утверждения работа по созданию классификатора считается завершенной.

Рассмотрим особенности методов кодирования. Кодирование информации производится по определенной системе — совокупности правил, определяющих построение кода. В настоящее время применяется несколько систем кодирования экономической информации, среди которых наибольшее распространение получили: порядковая, серийная, позиционная и комбинированная. Выбор системы кодирования зависит от целого ряда факторов, главными из которых являют-ся количество выделяемых признаков в номенклатуре, число позиций в каждом признаке и степень устойчивости номенклатуры.

При построении порядковой системы все позиции номенклатуры кодируются по младшему признаку путем присвоения порядковых номеров без резерва. Поэтому порядковая система имеет ограниченное применение и используется при кодировании устойчивых однопризначных номенклатур.

По порядковой системе происходит автоматическое кодирование компьютером однопризначных номенклатур.

Серийная система дополняет порядковую, ею можно закодировать двух- и более призначные номенклатуры. Каждой группе старших признаков номенклатур присваивается серия номеров, а каждая позиция младших признаков номенклатуры кодируется порядковым номером. Серийная система предусматривает резервные номера старших признаков номенклатуры.

При позиционной системе кодирования четко выделяется каждый признак и ему отводится один или несколько разрядов в зависимости от его значности. Затем каждый признак кодируется отдельно, начиная с 1, 01, 001 и так далее в зависимости от значности признака. Этот код обеспечивает автоматическое формирование в машине всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Комбинированная система так же, как и позиционная, предусматривает четкое выделение всех признаков номенклатуры. Но при этом каждый признак может кодироваться по любой системе: порядковой, серийной или позиционной. Комбинированная система более гибкая и широко применяется при решении экономических задач, поскольку обеспечивает автоматическое получение всех необходимых итогов в соответствии с выделенными признаками.

Кроме названных систем кодирования используются еще код повторения и шахматная система, имеющие ограниченное применение. В качестве кода повторения выступают номера конкретных номенклатур, например гаражный номер автомашины, номер склада и др. Шахматная система применяется для кодирования двухпри-значных номенклатур с устойчивой связью. Она строится в виде таблицы и напоминает позиционную систему.

Рассмотрим практические примеры использования некоторых кодов при компьютерном решении экономических задач.

Коды счетов бухгалтерского учета широко применяются как при ручной, так и при автоматизированной обработке. При существующей системе учета код счетов бухгалтерского учета (рабочий план счетов) может состоять из трех уровней: первый (два знака) означает балансовый счет; второй — субсчет; третий — аналитический счет, устанавливаемый на предприятии, организации.

В машинных программах автоматизированной обработки бухгалтерского учета встречаются различные подходы к построению кода аналитического учета. Как правило, структура кода отличается различным уровнем аналитичности и разной значностью. Программы позволяют вести учет по разным уровням аналитики (разным признакам), которые устанавливаются на конкретном предприятии, организации (фирме).

Построение кода счетов бухгалтерского учета (рабочего плана счетов) имеет большое значение в тех программах, которые не предусматривают локальной обработки отдельных участков учета, где весь учет выполняется на основании ведения журнала хозяйственных организаций, что характерно для небольших предприятий. Гибкая система построения кода позволяет при этом выполнять аналитические разработки с различной степенью детализации. Уровни аналитики — это те признаки, по которым группируются данные. Например, для счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» можно выделить два уровня: первый — для подразделения, второй — для табельных номеров. В данном случае аналитические сводки будут составлены в разрезе подразделений и табельных номеров. Для счета 10 «Материалы», например, можно выделить три уровня аналитики: первый — группа материалов (один знак), субсчет, установлен в плане счетов; второй — склад (один знак); третий — номенклатурный номер материалов (два знака).

Приведем пример построения кода краски масляной 108301 с учетом зависимости всех выделенных признаков:

 

1

0

8

3

0

1

 

номенклатурный номер масляной краски

склад строительных

материалов

субсчет строительных

материалов

балансовый счет «материалы»

Код многозначный, с выделением четырех признаков, построен по позиционной системе.

При оприходовании и отпуске материалов в первичном документе должны быть проставлены все эти коды. В этом случае при автоматизированной обработке будет обеспечено получение различных сводок синтетического и аналитического учета в разрезе выделенных признаков.

 

3.3. Штриховое кодирование и технология его применения в экономической деятельности

В технологии компьютерной обработки финансово-экономических задач значительное место уделяется вопросам автоматизированного ввода первичной информации. С этой целью в различных сферах деятельности (торговле, банковской системе, почтовых ведомствах и др.) используется информационная технология, основанная на использовании штрихового кодирования. С этой целью товары массового спроса снабжаются этикетками и ярлыками, на которых нанесен штрихкод, однозначно идентифицирующий товар и его производителя. В местах приемки и продажи товаров имеются технические средства — сканеры, позволяющие автоматически считывать этот код и вводить полученную информацию в компьютер для ее обработки, а также производить кассовые расчеты за проданные товары, что в конечном счете повышает эффективность управления.

Штриховой код представляет собой чередование темных и светлых полос разной ширины и основан на принципе двоичной системы счисления: широким линиям и широким промежуткам присваивается значение 1; узким — 0.

Наибольшее распространение для кодирования товаров в производстве и торговле получили следующие стандарты кодирования:

UPC (Uniform Product Code), принятый в США в 1973 г. для кодирования товаров в торговле;

EAN (European Article Numbering), созданный в Европе в 1977 г. на базе UPC: Европейская система кодирования, получившая статус Международной ассоциации EAN; используют многие страны мира.

Имеются и другие системы штрихкодов (UCC/EAN и др.). Стандарты кодирования EAN-8, EAN-13 и UCC/EAN нашли широкое применение в Российской Федерации (рис. 3.2).

46002341

Рис. 3.2. Пример построения кода EAN-8 (460 — код России, 0234 — код продукта, 1 — контрольное число)

В зависимости от значности выделяют, например, коды EAN-8, EAN-13, UPC-12, где цифры означают значность кода.

Структура кода EAN-8 представлена на рис. 3.2 и означает следующее:

Первые три знака — страна производитель товара, четыре следующих — продукт, последняя цифра — контрольная.

Структура 13-разрядного кода EAN-13 позволяет выделить уже больше признаков: страну, предприятие-изготовитель, наименование товара данного изготовителя, контрольное число.

При построении штрихкода может использоваться модифицированная, плавающая структура, когда, например, на страну отводится два или три знака, код предприятия — до шести знаков, код товара — до шести знаков.

Код страны присваивается Международной ассоциацией, например, США и Канада имеют коды — ООО, 010, 030, 040, 050; Франция — 300—370, Германия 400—430, Россия — 460—469. Код предприятия-изготовителя присваивается централизованно, коды товаров — децентрализовано предприятиями-изготовителями продукции, после решения о ее выпуске. Эти сведения заранее или вместе с товаром передаются потребителям, оптовым базам, магазинам, где имеется автоматизированная система.

Наиболее широко штриховое кодирование применяется при производстве и продаже товаров народного потребления, что позволяет автоматизировать учет производства и продажи товаров, повысить скорость и культуру обслуживания покупателей, вести оперативный учет поступающих и проданных товаров в каждом магазине, секции, на складе.

Основным объектом кодирования при производстве и торговле является товар. Его конкретная единица идентифицируется однозначно; товары, отличающиеся хотя бы по одному признаку (цена, масса, размер) должны иметь разные коды, так как только в этом случае можно производить автоматизированную обработку информации по каждому товару, ассортименту, однозначно определяя при продаже по коду цену.

Такую возможность кодирования дает код EAN, наиболее широко распространенный в торговле.

Торгово-оперативная деятельность предприятий розничной торговли складывается из совокупности взаимосвязанных процессов по закупке и завозу товаров, их приему, хранению и подготовке к продаже, реализации товаров, ведению финансовых операций, формированию товарного ассортимента на основе изучения покупательского спроса.

Поэтому большое значение придается внедрению технологии автоматизированной обработки с применением штрихкодов, обеспечивающей быстрый ввод информации в компьютер на всех участках движения товара и получение результатной информации в режиме реального времени.

Учет и анализ спросов, товарных запасов на всех этапах товародвижения позволяют своевременно повысить уровень управления в условиях рыночной экономики и жесткой конкуренции.

Осуществление компьютерной технологии с использованием штрихкодов и контрольно-кассовых аппаратов находит широкое применен ие в комплексных бухгалтерских, складских и торговых системах.

Наиболее мощным представителем является программа «БЭСТ-4», ориентированная на оптово-розничную торговлю, где реализована интеграция с различными кассовыми аппаратами, торговым оборудованием (электронными весами), сканерами для считывания штрихко-дов и термопринтерами.

Из других программных комплексов, реализующих технологию работы со штрихкодами можно назвать систему «Галактика» (контур «Розничная торговля»), «БЭСТ-магазин» и др.

Применение штрихкодов находит все большее применение в различных сферах деятельности.

В банковских документах штриховыми кодами можно кодировать организации и предприятия (ОКПО), номера счетов предприятия в конкретных банках, названия банков. При расчетах населения за коммунальные услуги также используются штрихкоды. Можно наносить номер счета на обложки сберегательных книжек. Штриховые коды могут использоваться и для идентификации почтовых адресов (вместо или вместе с существующими 6-разрядными стилизованными шрифтами). Важной сферой применения штрихового кодирования является полиграфия — отрасль, призванная обеспечить и печать самих штрихкодов. К печатной продукции относятся книги, брошюры, газеты, журналы и т.п.

Штрихкоды в ближайшее время найдут применение практически всюду, где необходима четкая идентификация наименований с целью их автоматического считывания, например, различная служебная документация на автомашину, денежные документы, сберкнижки, чековые книжки, кредитные карты, проездные билеты и др.

3.4. Документация и методы ее формирования

Выполнение функций управления тесно связано с преобразованием, анализом и оценкой информации. Основным носителем информации является документ — материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством юридическую силу.

Документ является средством осуществления подтверждения хр-зяйственных операций и широко используется для оперативного управления.

Например, данные накладной служат основанием для отгрузки продукции покупателям. Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и др.) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Последние поступают в учреждения банков от хозяйствующих субъектов (организаций) и содержат необходимую информацию о характере финансовых операций, прзволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность всех документов, циркулирующих в системе управления, представляет систему документации, ориентированную на выполнение определенных функций. Так, совокупность документов, используемых банком для управления денежным обращением, межбанковскими расчетами, кредитованием, образует банковскую документацию.

Совокупность документов, отражающих совершение хозяйственных операций на предприятии (организации), составляет бухгалтерскую документацию, распределенную по участкам учета: труду и зарплате, материалам, основным средствам и др.

В финансовых органах система документации служит для формирования бюджета, национального дохода и т.п.

От правильной и тщательно разработанной системы документации во многом зависит сокращение циклов обработки и своевременное получение всех необходимых данных о результатах производственно-хозяйственной деятельности организации.

Документы классифицируются по ряду признаков:

характеру информации: первичные и результатные;

отношению к объекту управления — входящие и исходящие;

сфере деятельности — плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.;

содержанию хозяйственных операций — материальные, денежные, расчетные;

назначению — распорядительные, исполнительные, оправдательные, комбинированные;

способу использования — разовые и накопительные;

числу учитываемых позиций — однострочные и многострочные;

способу заполнения — вручную или при помощи средств автоматизации.

В бухгалтерском учете и финансово-кредитных органах принятые системы документации регулируются действующими едиными нормативными актами, правилами и инструкциями, разрабатываемыми Министерством финансов РФ, Федеральной службой государственной статистики, Центральным банком РФ.

Развитие информационных систем, предусматривающих обмен информацией между ними, потребовало унификации и стандартизации документации. Унификация документации была произведена в государственном масштабе в 1970-х гґ. постановлением Госкомитета стандартов «Унифицированные системы документации, используемые в АСУ», в котором определены требования к унифицированной системе документации (УСД), т.е. комплексу взаимосвязанных документов, отвечающему единым правилам и требованиям построения.

В состав УСД входит учетная, отчетно-статистическая, финансовая, банковская, расчетно-платежная и другая документация. Каждому документу присвоен код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Например, платежному поручению — 0401060.

По ряду документов разработаны единые унифицированные и стандартные формы бланков. Унификация выдвинула ряд требований к документам, главное из которых — удобство компьютерной обработки информации.

Документация, действующая, в финансово-кредитных органах, является полностью унифицированной и обязательной для применения во всех организациях. Создание полностью унифицированной системы документации по всем участкам бухгалтерского учета пока не представляется возможным вследствие многообразия отраслевых форм и методик для некоторых участков учета. Образцы унифицированных документов содержатся в специальных альбомах.

При создании ИС на предприятии (организации) рекомендуется использование унифицированных форм документов, состав которых определяется в процессе проектных работ.

При составлении первичного документа соблюдаются все требования ГОСТ, касающиеся стандартной формы построения и приспособления к автоматизированной обработке. Расположение основных реквизитов в документе осуществляется в соответствии с ГОСТ по трем частям: заголовочной, содержательной (табличной) и оформляющей, в которых выделяют шесть зон (рис. 3.3).

 

Рис. 3.3. Формуляр-образец построения первичного унифицированного документа

 

В зонах размещаются следующие реквизиты: • зона 1 — наименование предприятия (организации, структурног го подразделения), его почтовый адрес, банковские реквизиты;

зона 2 — код формы и гриф ее утверждения;

зона 3 — наименование и коды постоянных для документа реквизитов-признаков. Вверху документа выделяется рамка для проставления кодов. Для каждого реквизита отводится две клетки — для впечатывания типографским способом наименования реквизита-признака и его кода. Зона 3 обводится утолщенной линией, что свидетельствует о вводе реквизитов в ПК при вычислительной обработке;

зона 4 — название документа, дата составления;

зона 5 — табличная часть документа, содержащая наименования строк, граф и их значения. В таблице выделяют утолщенными линиями переменные реквизиты (признаки и основания), вводимые в ПК;

зона 6 — подписи юридических лиц, отвечающих за правильность составления документов, дата заполнения документа.

Изложенные требования связаны с порядком размещения данных документа в памяти машины и с повышением эффективности автоматизированной обработки.

При проектировании банковских первичных документов в основном соблюдаются требования, предъявляемые к унифицированной системе документации. Образец унифицированного банковского документа приведен на рис. 3.4.

Современная информационная технология предусматривает ввод данных с заполненных первичных документов в компьютер непосредственно пользователем путем набора данных на клавиатуре. Вначале формирование первичного документа происходит на экране дисплея, а затем в запоминающем устройстве (в базе данных) машины. Создается информационный файл однородных документов, используемый в дальнейшем для выполнения всех необходимых расчетов и составления сводных данных.

Для ввода первичных документов в ПК используются макеты ввода (рис. 3.5).

Макет определяет последовательность размещения данных первичного документа на экране дисплея. Он разрабатывается при составлении машинной программы и в разных программах может иметь различные варианты построения. Однако в любом случае переменные реквизиты вводятся вручную в отраженный на экране макет, а постоянные и справочные данные — автоматически. Одновременно осуществляется визуальный и машинный контроль на заполняемость реквизитов, их соответствие допустимым величинам, логический и арифметический контроль реквизитов, контроль по контрольным суммам. При обнаружении ошибочной записи на экране высвечивается диагностическое сообщение и записи подлежат корректировке.

 

Ордер — распоряжение №

о выдаче (погашении)

краткосрочного кредита

            200 г

ОКУД

0483036

Рис. 3.4. Пример построения унифицированного банковского документа

В машине ведется реестр составленных документов. При желании имеется возможность напечатать документ в унифицированной форме (рис. 3.6).

Развитие средств вычислительной техники и методов программирования, использующих графический интерфейс, позволили по-новому подойти к созданию документов в компьютере, который по праву можно назвать электронным документом.

Электронный документ — структурированная копия первичного документа, отраженная в памяти машины и на экране дисплея. Электронный документ должен отвечать всем требованиям УСД; содержать все необходимые реквизиты в порядке, отвечающем требовав ниям компьютерной обработки. Наряду с текстовым содержанием

*Л» .ДОспий Onopduw -"прптчіпі Док/нмгы Хтенаи |'"чг*ы wwow ґ*Т  Сереж Скна "fcwsftb

применяется кодирование реквизитов-признаков, по которым ведется группировка информации. Вывод электронного документа на печать оформляется в соответствии с требованиями, установленными для документа, составляемого ручным способом.

 

J

Рис. 3.5. Пример построения макета для ввода приходных ордеров (1С: Бухгалтерия 7.7)

Технология обработки электронного документа предусматривает наличие в компьютере разработанных машинной программой макетов всех необходимых первичных документов. Перечень первичных документов содержится в «меню» программы (например, в программе «1С: Бухгалтерия» в функции «Документы»). При вызове соответствующего наименования документа на экране дисплея появляется макет документа, заполнение реквизитов которого осуществляется по-разному.

Рассмотрим процесс заполнения «Приходного ордера № 000026», отраженного на рис. 3.5. Номер документа заносится автоматически; дата выбирается из календаря; вид поступления, склад, поставщик, договор, наименование материала, единица измерения, цена — заполняются автоматически на основании ранее составленных справочников. Вручную проставляется только процент НДС и количество материала; графы «Сумма», «НДС» и «Всего» заполняются автоматически.

 

 

 

 

 

 

Материальные ценности

Единица измерения

Количество

Цена, руб. коп.

Сумма без учета

НДС, руб. коп.

Сумма НДС, руб. коп.

Всего с учетом

НДС, руб. коп.

Номер паспорта

Порядковый

номер по складской картотеке

наименование, сорт, марка, размер

номенклатурный номер

код

наименование

по документу

принято

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

Салфетки

000002119

778

упак.

 

60,000

22,46

1347,46

242,54

1590,00

 

 

Перчатки рез.

000000774

715

пар

 

50,000

11,44

572,03

102,97

675,00

 

 

Губка для мытья посуды

000000910

704

набор

 

50,000

12,88

644.07

115,93

760,00

 

 

Пленка пищевая

000006464

736

рул.