Имя материала: Информационное обеспечение управленческой деятельности

Автор: Годин Владимир Викторович

4.2.5. электронная почта

 

Электронная почта стала наиболее распространенной информационной службой Интернета, так как исторически является первой информационной услугой и не требует обязательного наличия высокоскоростных и качественных линий связи.

Электронная почта — это система, позволяющая пользователям отправлять сообщения через модем или сетевое соединение с одного компьютера на другой. Если компьютер подключен к Интернету, то имеется возможность посылать сообщения любому компьютеру, имеющему доступ к сети. Единственное, что необходимо знать — адрес электронной почты получателя.

Сообщения, передаваемые через Интернет, имеют вид текстовых файлов. При наличии соответствующей программы обработки электронной почты разрешается вкладывать в сообщения другие файлы. Вложенные файлы могут быть какими угодно — графическими изображениями, звуковыми файлами, другими документами и даже программами.

Чтобы получать и отправлять электронные сообщения, необходимо иметь доступ к электронной почте через Интернет, доступ к самой сети и программное обеспечение для работы с электронной почтой (такие программы еще называются клиентами).

Почтовый клиент — программа, установленная на компьютере и предназначенная для отправки и приема электронной почты.

Почтовое подключение можно получить на работе или в учебном заведении, но в большинстве случаев оно предоставляется через поставщика услуг Интернета. Электронная почта — это одна из услуг, обычно предлагаемых поставщиками вместе с доступом к Интернету.

Поставщик услуг (либо администратор сети на работе или в учебном заведении) назначает пользователю адрес электронной почты, который будет его личным идентификатором в Интернете. Электронный адрес чем-то похож на обычный адрес, который является уникальным идентификатором местожительства, что важно при доставке почты.

Адрес электронной почты выглядит примерно следующим образом:

имя_пользователя@доменное_имя

Первая часть адреса включает в себя имя пользователя. Это имя или псевдоним, выбираемый самим пользователем или назначаемый поставщиком услуг. Личность пользователя устанавливается по пользовательскому имени. Символ «@» служит для отделения пользовательского имени от доменного. Доменное имя указывает на имя компьютера вашего поставщика услуг Интернета. Таким образом понятно, что сочетание пользовательского имени и имени почтового сервера вашего поставщика услуг обеспечивает точное указание того, куда должна быть отправлена почта.

Доменное имя назначается компьютеру специальной организацией под названием InterNIC в соответствии с определенной системой, что гарантирует уникальность каждого имени.

Информация, заложенная в доменном имени, позволяет получить представление об организации, осуществляющей почтовые услуги. Установить тип организации, к которой принадлежит данный домен, можно по суффиксу, расположенному следом за доменным именем. Например, имя доменное имя .сот означает, что домен относится к коммерческой организации (суффикс .com). Вы также можете встретить и другие суффиксы: .edu (образовательные учреждения), .net (серверы Интернета), .gov (правительственные учреждения) и .mil (военные организации).

Существует ряд организаций, чьи почтовые службы назначают адреса в ином формате. Так служба CompuServe предлагает адреса вида 71354.1234@compuserve.com.

После получения адреса электронной почты и доступа к Интернету необходимо выбрать подходящего почтового клиента и установить его на свой компьютер. Существует множество коммерческих и условно-бесплатных программ. К ОС Windows прилагается собственный почтовый клиент Microsoft Exchange. В пакете Microsoft Office 2000 имеется программа Outlook Express, которая также может отправлять и получать сообщения.

Полностью укомплектованные почтовые клиенты входят в состав пакетов Web-браузеров Netscape Communicator и Internet Explorer. Наконец, любая интерактивная служба, например America Online, обеспечивает своих пользователей соответствующими почтовыми программами. При выборе почтового клиента необходимо учитывать ответы на следующие вопросы:

1. Является ли интерфейс данной программы дружественным?

2. Имеет ли данная программа электронную адресную книгу, куда можно занести все важные электронные адреса?

3. Обладает ли данная программа способностью кодировать и декодировать вложенные файлы?

4. Имеется ли у данной почтовой программы возможность проверки орфографии?

Несмотря на то, что наличие всех этих возможностей не является необходимым условием для работы с почтовой программой, многие программы предоставляют их как сами собой разумеющиеся.

Почтовые программы почти не отличаются набором средств (кнопок или меню), с помощью которых можно создать новое сообщение. После того как пользователь откроет окно для нового письма, потребуется ввести некоторую информацию, благодаря которой письмо найдет своего адресата:

ТО (Кому) — в этой строке нужно напечатать адрес электронной почты получателя сообщения;

СС (Копия) — это же сообщение можно разослать и по другим адресам;

SUBJECT (Тема) — название темы должно быть кратким: необходимо напечатать короткий заголовок, по которому получатель сможет сразу определить основной смысл сообщения.

Остальную часть окна занимает текст сообщения. При написании сообщения следует пользоваться теми же правилами, что и при подготовке обычных писем или должностных записок.

Однако у электронной почты есть и свои правила. Одно из них касается использования эмотиконов (смайликов), представляющих собой как бы опрокинутые графические изображения, в концентрированном виде отображающие те или иные эмоции и действия. Далее приводятся некоторые из популярных эмотиконов:

:<)           для тех, кто с усами;

:<)=         для тех, кто с усами и бородой;

:/)            не смешно;

:-)            юмор;

'-)             намек;

;-)            намек II (еще намек);

(@@)     вы шутите;

:-V           крик;

:-1            (глупая) ухмылка;

:-D           сказано с улыбкой;

:-):-):-)     гогот;

(-_-)        загадочная улыбка;

<:-О        И-и-к!

- *           О-о-п! (прикрывая рот рукой);

-Т            сохраняю правильное выражение лица

                (со сжатыми губами);

~i             курю;

~j             курю и улыбаюсь;

/i              не курить;

-х             целую, целую;

-(             несчастлив;

-с             действительно несчастлив;

-С            невероятно (отвалилась нижняя челюсть);

-<            одинок и печален;

-|              вызывает отвращение;

<:-)          для немого вопроса;

(|-&         рассержен;

(:-(           очень печален;

(:л(          сломанный нос;

(:<)          болтун;

:-(=)         большие зубы;

&:-)         волосы с кудряшками;

@:-)        волнистые волосы;

@>—>—               роза;

\%-)          разбитые очки;

- : *         сообщение о не очень-то ясных вещах;

@=          предупреждение о ядерной войне;

(:-|К-        формальное сообщение;

|| •(           предлагаю рукопожатие;

|| •)           ответное рукопожатие;

<{:-)}      сообщение в бутылке;

(:-...         волнующее сообщение;

(О-<        скользкое сообщение;

(:>-<        сообщение от вора, руки вверх!

<1=I)       сообщение на четырех колесах;

+<:-|        монах или монахиня;

(О-)циклоп;

:-{графДракула;

=!>)=ДядяСэм;

В_) Бэтмен.

При написании сообщений необходимо следовать некоторым рекомендациям.

1. Быть внимательным к другим; писать кратко и придерживаться темы. Электронная почта создана для рассылки писем, а не для сочинения диссертаций.

2. При выражении эмоций использовать этимоконы, но не слишком ими увлекаться. Они отражают тон письма, предупреждая двоякое толкование.

3. Файлы подписи должны быть небольшими (не больше пяти— шести строк). Многие пользователи имеют привычку добавлять к письму файл с ироничным или просто остроумным текстом, называемый файлом подписи. Многие программы обработки почты позволяют создать целый набор таких файлов, которые присоединяются к сообщению.

4. НЕ НАДО ПИСАТЬ ПИСЬМА ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ! Поскольку электронные письма можно только читать, а не слышать, то нет возможности выразить свои эмоции, например так, как это удается сделать во время разговора по телефону. ТЕКСТ, НАПИСАННЫЙ ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ, в электронной переписке воспринимается как КРИК!

5. Не следует рассылать сообщения, не содержащие никакой важной и полезной информации. Что может раздражать больше, чем необходимость выбрасывать из своего почтового ящика разный бумажный хлам? Только одно: выбрасывание ненужной корреспонденции из электронного почтового ящика. Очень многим пользователям не нравится, когда им приходят никчемные сообщения, а кроме того, это лишь напрасная трата ресурсов Интернета.

После записи сообщения надо обязательно отправить его (щелкнув клавишей манипулятора «мышь» на соответствующей кнопке или выбрав необходимую команду из меню). Подготовленное сообщение будет помещено в папку (каталог) исходящих. После этого электронные письма начнут свой путь к получателю. Это произойдет в результате соединения с поставщиком услуг Интернета.

Сообщения будут переданы по телефонной линии через модем к почтовому серверу SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) поставщика услуг. Далее информация адреса отправителя и адреса получателя будет закодирована по протоколу SMTP. Эта информация напоминает указание почтового и обратного адресов, которые пишутся на обычных конвертах. Затем электронное письмо отправится по сети Интернет и будет пересылаться от одного сервера к другому до тех пор, пока не достигнет места назначения, а именно сервера входящей почты POP (Post Office Protocol) получателя (точнее, РОР-сервера его поставщика услуг Интернета). После того как получатель установит связь с почтовым сервером, поступившее письмо будет загружено на его компьютер.

Post Office Protocol — по такому протоколу работает почтовый сервер, получающий электронные сообщения; по протоколу Simple Mail Transfer Protocol работает почтовый сервер, посылающий электронные сообщения. Один сервер может выполнять функции как сервера SMTP, так и POP. Каждый конкретный поставщик услуг устанавливает либо единый сервер для получения и отправления почты, либо два разных — все зависит от его аппаратного обеспечения.

Чтобы получить электронную почту, необходимо установить связь с поставщиком услуг Интернета, после чего запустить почтовую программу. Любое пришедшее на сервер послание будет загружено в компьютер получателя и сохранено в папке входящих сообщений. Чтобы прочесть сообщение, необходимо дважды щелкнуть клавишей манипулятора «мышь» на соответствующей строчке в списке входящих сообщений. После этого можно прочесть сообщение, удалить, сохранить или ответить на него.

Чтобы ответить на письмо, следует выбрать его в папке входящих сообщений, а затем щелкнуть клавишей манипулятора «мышь» по кнопке «Ответить» (Reply) или выбрать команду в соответствующем меню. При создании ответных сообщений большинство почтовых программ включает в письмо текст оригинального сообщения. Можно настроить клиента таким образом, чтобы он не включал оригинальный текст, или же удалить отдельные части текста вручную.

Если же нужно, чтобы в ответном сообщении остались цитаты из оригинального письма, то ответы следует размещать над цитатами письма адресата. В этом случае получателю не придется сначала читать текст своего письма, чтобы только потом найти ответ.

Электронная почта является мощным средством коммуникации, однако требуется поддерживать определенный порядок в корреспонденции — как полученной, так и отправленной. Методы поддержания порядка могут быть очень простыми — например, при составлении новых сообщений обязательно указывать тему. Тогда пользователь и его получатели будут всегда знать, какая информация содержится в данном сообщении, даже не открывая его. Другие стратегии касаются методов размещения писем в папках (в первую очередь в папке входящих сообщений). Приведенные ниже правила помогут избежать путаницы в этих папках.

1. Следует читать сообщения по мере их поступления. Большинство почтовых программ выделяют новые сообщения полужирным шрифтом.

2. Необходимо отвечать на письма сразу же. Если в только что полученном письме содержатся какие-либо вопросы, нужно ответить на них своевременно — именно такое поведение соответствует правилам сетевого этикета. После этого можно или удалить оригинальное сообщение, или поместить его в какую-либо другую папку.

3. Ненужные сообщения рекомендуется сразу удалять. Совсем не обязательно хранить всю приходящую почту. Оставляются только те сообщения, которые действительно важны для пользователя.

4. Те сообщения, которые необходимо оставить, удобно поместить в отдельную папку.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 |