Имя материала: Информатика для юристов и экономистов

Автор: Сергей Витальевич Симонович

16.5. приемы работы с документами outlook

 

Работа с папкой Контакты

Важнейшей частью, можно сказать, ядром Outlook являются адресные книги. Как упоминалось выше, возможно ведение нескольких таких книг: адресной книги Outlook, личной адресной книги и глобального списка адресов (автономной адресной книги сервера Microsoft Exchange).

Доступ ко всем типам адресных книг обеспечивается из папки Контакты. Форма, извлекаемая из папки Контакты для заполнения адресных данных, едина для всех адресных книг. Она представляет собой набор полей базы данных Outlook, и потому все сведения, занесенные в форму, в дальнейшем могут быть представлены в удобном виде по выбору пользователя.

Данные о людях и организациях можно упорядочивать в соответствии со своими предпочтениями. Первый способ упорядочения — сортировка различными способами, второй способ — группировка по определенным признакам. Например, часть данных удобно поместить в категорию Важные клиенты, а другую часть — в категорию Международные контакты. В таком случае выборку адресов быстрее и удобнее проводить по категориям.

В крупных организациях количество записей в адресной книге может достигать нескольких десятков тысяч. У лиц, занимающихся частной практикой, — нескольких сотен или тысяч.

Правильно организованная адресная книга не только служит важным источником самих данных, но и может применяться как аналитический инструмент. Само по себе заполнение полей формы папки Контакты сложности не представляет. Гораздо труднее найти все перечисленные в ней данные. И если фамилию и телефон практически все указывают на своей визитной карточке, то спрашивается, как узнать имя супруги клиента или его псевдоним?

Обычно адресная книга наполняется информацией постепенно: сначала основными данными, а затем и подробностями. Важным этапом в начале ее использования является перенос данных из бумажных записных книжек, телефонных справочников, визиток и прочих документов в электронную базу данных. Чем полнее выполнено такое преобразование, тем заметнее полезная отдача от адресной книги.

Иногда возникает проблема переноса адресных данных из других программ Microsoft Office или текстовых файлов. Для этой цели в Microsoft Outlook имеются фильтры экспорта и импорта. Например, данные можно импортировать из таблицы Excel, программы cc:Mail и многих других приложений. Также существуют специальные служебные программы сторонних разработчиков, позволяющие конвертировать данные между десятками различных форматов адресных книг.

Данные, внесенные в адресные книги Outlook, впоследствии можно интенсивно использовать самым различным образом. Наиболее распространенными, по-видимому, являются средства электронной связи: электронная почта, IP-телефония и другие. Кроме того, Outlook позволяет использовать данные из адресных книг для других целей.

Так, например, малознакомая для многих функция слияния позволяет автоматически печатать наклейки, письма, адресную часть конвертов. Если список контактов составляют несколько сотен записей о людях и организациях, правильное использование передовых возможностей адресных книг Outlook способно повысить эффективность некоторых операций на порядок.

Для конкретного контакта обеспечена связь практически со всеми средствами Outlook. Попробуем перечислить возможные варианты использования данных в адресной книге (при условии полного заполнения полей формы):

• создание и отправка сообщения электронной почты;

• создание и отправка факсимильного сообщения;

• создание и отправка приглашения на сетевую конференцию;

• создание и отправка электронной визитной карточки;

• переход на Web-страницу контактного лица;

• отметка о напоминании для события, связанного с контактным лицом;

• отслеживание задач, встреч, сообщений, документов, заметок, связанных с контактным лицом;

• показ элементов Outlook, связанных с контактным лицом;

• запись даты и времени работы с контактным лицом;

• телефонный звонок контактному лицу (в том числе междугородний, международный);

• вызов контактного лица с помощью программы NetMeeting;

• распечатка данных адресата на конверте, наклейке, в каталоге и в любом другом документе.

 

Обслуживание задач

Как уже упоминалось ранее, в Microsoft Outlook задачами считаются поручения личного и служебного плана, выполнение которых можно проследить с помощью средств Outlook. Задачи могут иметь как разовый, так и регулярный характер. Примером регулярной задачи личного плана является ежемесячная оплата счетов за пользование телефоном. Примером разовой задачи служебного плана является разработка документа PowerPoint.

Средства Outlook способны автоматически обрабатывать задачи регулярного характера. После постановки пользователем отметки о выполнении регулярной задачи следующая ее копия создается Outlook без вмешательства человека. Повторяющиеся задачи могут иметь либо регулярную периодичность (например, рассылка раз в месяц клиентам информационных сообщений и счетов за услуги), либо регулярную дату (например, поздравление клиентов с национальными праздниками).

На основе задачи можно назначить поручение. Такое поручение при создании задачи по умолчанию автоматически назначается пользователю, который записан в реестре операционной системы как владелец компьютера. Поручение другому человеку назначают, если он присутствует в списке контактов. При этом можно указать необходимость представления отчета о выполнении поручения и сроки напоминания автору задачи об этапах ее выполнения.

Для наглядного отображения текущего состояния различных задач они показываются разным цветом в зависимости от выбора пользователя. Например, просроченные задачи можно отмечать красным цветом, а выполненные — зеленым.

 

Работа с Дневником

Прежде всего, дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:

• с сообщениями электронной почты;

• с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

• с ответами на приглашения;

• с уведомлениями об отмене собраний;

• с поручениями;

• с отчетами о поручениях.

Кроме того, если пользователь посчитает необходимым, можно автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные).

Для событий, принадлежащих элементам Outlook, указываются сведения, характерные для конкретного элемента. Например, для собрания — тема, дата и время начала, продолжительность; для сеанса связи с сервером электронной почты — сообщение о сеансе, дата и время начала, продолжительность. Что интересно, при двойном щелчке на сообщении о сеансе связи открывается окно, в котором содержится протокол сеанса: число ошибок; число отправленных, принятых, удаленных, восстановленных сообщений и число загруженных заголовков. Также фиксируется, к какому почтовому ящику и на каком почтовом сервере происходило подключение.

Так как записи в дневнике функционально связаны с элементами Outlook, становится возможной сортировка и группировка записей по многим критериям, причем в других элементах, помимо дневника. Предположим, руководителю необходимо выяснить, чем занимался некий сотрудник в прошедшем месяце. Для этого в списке контактов достаточно щелкнуть на его значке и выбрать на вкладке Действие строку Дневник — появится перечень всех задач, которые решал сотрудник в течение заданного периода времени.

Перечисленные, функции контроля организации и хода работы позволяют рассматривать Outlook не только как персональное средство организации работ, но и как достаточно мощное средство автоматизации рабочего места руководителя подразделения или небольшого предприятия. Полностью возможности Дневника Outlook проявляются, конечно, при объединении компьютеров сотрудников предприятия в локальную сеть.

Если объединение рабочих мест коллектива производится средствами Интернета, то реальной становится перспектива организации групповой работы по принципу «виртуального офиса». В настоящем офисе находятся только руководство фирмы (необязательно), минимум служебного персонала и сетевой сервер, а большинство сотрудников работают дома, на даче, в поезде, в автомобиле — в общем, в любом месте, откуда обеспечен доступ к Интернету. У такого подхода есть экономическое обоснование. Исполнители готовы работать больше при меньших ставках, если им не приходится ежедневно тратить время на дорогу к месту работы и у них есть возможность гибко управлять своей трудозагрузкой в течение суток (недели, месяца). В настоящее время в развитых странах это новое направление организации труда развивается очень быстро, и даже государственные органы принимают его на вооружение.

Дневник предлагает возможность записи времени и дат в той форме, которая более удобна пользователю. Известно, что в обыденной жизни мы редко пользуемся формализованным точным указанием параметров времени. Чаще избирается сокращенная форма, принятая большинством людей, например: девять часов вечера вместо формализованной записи 21:00. Outlook понимает запись «девять часов вечера» и самостоятельно преобразует ее в формат, принятый для компьютерных систем. Также верно распознаются праздники с фиксированной датой и указания периодичности (в течение, начиная с, через и другие).

Приведем примеры записи дат и времени, допустимые в дневнике Outlook, которые автоматически преобразуются в формализованную запись:

•двадцать третье июля, 28 марта, первое сентября;

• три недели назад, следующая неделя;

• через один месяц;

• эта пятница, через два дня, шестьдесят дней спустя;

• девять часов утра, пять часов двадцать минут; « полдень, полночь;

• в течение, от, до;

• вчера, сегодня, завтра;

• на следующей, на прошлой;

• назад, за, начиная, предыдущий;

• сейчас;

• через, после, кончая, следующий; « День Конституции;

• День независимости;

• День победы;

• День смеха;

• Международный женский день; » Новый год;

• Первое мая;

• Рождество, сочельник.

Таким образом, указывать дату и время в Дневнике Outlook можно действительно нормальным, человеческим способом, как мы и привыкли делать в бумажных записных книжках и дневниках. Важная особенность локализованной версии Outlook — правильное распознавание принятых в России государственных и церковных праздников. Правда, последнее касается только христианской религии.

Запись в Дневнике является лишь связующим звеном с другими элементами. Поэтому при удалении записи, указывающей на иные элементы, они остаются в неприкосновенности. Например, если отменено и удалено поручение, связанное с контактом и документом, то ни контакт, ни документ не удаляются. Верно и обратное — удаление документа, контакта, любого другого элемента, зарегистрированного в Дневнике, никак не отражается на его записях.

Основным видом представления в Дневнике служит Временная шкала, но его можно и изменить в соответствии с собственными предпочтениями. Для этого служит диалоговое окно Поля (Вид к Текущее представление > Изменить текущее представление > Поля). При выборе в раскрывающемся списке Группы полей для выбора строки Все поля дневника в поле Имеющиеся поля будут представлены все допустимые поля для отображения в представлении Дневника. Список достаточно велик, и нет необходимости перечислять все поля, тем более что их названия говорят сами за себя. Тем самым, у пользователя всегда есть возможность настроить представление по своему выбору.

Если представление в Дневнике выполнено как временная шкала, становится доступной функция изменения шага шкалы. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши в любом месте на шкале и в открывшемся контекстном меню выбрать пункт День (или Неделя, или Месяц). В первом случае шаг шкалы будет установлен равным одному часу, другие пункты позволяют задать шаг, равный дню или неделе, соответственно. Доступ к настройке шага временной шкалы возможен и через меню Вид (Вид > День/Неделя/Месяц).

Таким образом, Дневник является организационным ядром Outlook, так как позволяет планировать и отслеживать все события, происходящие с другими элементами программы и, кроме того, с внешними приложениями.

 

Заметки

Видимо, можно с уверенностью утверждать, что Заметки являются самым простым элементом Outlook. По своим функциям они являются эквивалентом бумажного блокнота с отрывными страницами. Преимущества средства Заметки проявляются при возникновении задач, которые трудно классифицировать, то есть мгновенно •' отнести к какому-либо иному элементу Outlook.

Рассмотрим пример. Исполнителю позвонил начальник и распорядился обсудить с новым клиентом юридические вопросы соглашения. Для полноценной отработки поручения необходимо внести данные о клиенте в Адресную книгу (причем как данные о фирме, так и личные сведения о руководителях и ответственных лицах). Далее следует создать задачу и определить этапы ее выполнения. Если необходимо, следует распределить работу среди подчиненных и назначить им поручения.

На все перечисленные действия необходимо определенное время. При этом задей-ствуются многие элементы Outlook. Конечно, никто не в состоянии выполнить такую организационную работу «с листа», за время телефонного разговора. Очевидно, самым простым решением в данной ситуации является использование средства Заметки. Достаточно щелкнуть на соответствующей кнопке на панели ярлыков и в появившемся окне двойным щелчком открыть новую заметку, куда внести прямо во время разговора важнейшие исходные данные: название фирмы клиента, фамилию ответственного лица, контактный телефон, адрес электронной почты, характер соглашения, сроки исполнения. Для этого достаточно пары минут телефонного разговора.

Точно так же заметки пригодятся при желании срочно записать внезапную идею, которую пока нет времени развивать по причине загруженности другой работой.

Рассмотрим еще один пример. Звонит клиент и сообщает об изменении номера своего телефона. Предположим, в адресной книге содержатся сотни и тысячи записей. Удобно ли просить клиента подождать, пока адресная книга будет открыта, а записи отсортированы? Проще мгновенно сделать запись в заметке: Фирма «Триумф». Тел. 2222322, а позже, не заставляя человека ждать, внести изменения в адресную книгу. Из таких мелочей складывается стиль общения с клиентами, который во многом определяет лицо фирмы.

При отображении заметок в окне показываются несколько первых строк записи. Для чтения всей записи достаточно щелкнуть на отображаемых строках. Удаляют заметку либо щелчком на кнопке Удалить, либо выбором пункта Удалить в контекстном меню, открываемом щелчком правой кнопкой мыши на заметке.

Все заметки сохраняются автоматически, но они не являются отдельными файлами — это записи одной цельной базы данных. Поэтому при операции удаления следует проявлять особую внимательность — запроса на подтверждение операции не будет! Удаленная заметка сохраняется до конца текущего сеанса работы с Outlook в папке Удаленные, но после окончания работы восстановить ее никакими силами нельзя — не помогут и самые мощные программы типа Norton Utilities.

 

Работа с сообщениями электронной почты

Как уже упоминалось, многие предпочитают использовать Outlook лишь как клиента электронной почты. И хотя обработка сообщений не является единственной функцией программы, со всеми задачами электронной коммуникации Outlook справляется успешно.

Для работы с электронной почтой на автономном компьютере необходимо иметь настроенное соединение с сервис-провайдером (то есть действующую учетную запись в папке Удаленный доступ к сети), знать адрес сервера входящей (РОРЗ) и исходящей (SMTP) электронной почты, иметь регистрационное имя и пароль. Если компьютер подключен к локальной сети, соответствующую учетную запись и задействованные службы обработки почтовых сообщений определяет администратор сети. Так как вопросы настройки учетной записи выходят за рамки темы, советуем обратиться к главе 8.

Программа Outlook может быть настроена на автоматическое подключение к серверу входящей электронной почты при запуске, а также на проверку поступивших сообщений по команде пользователя или через заданные интервалы времени. При этом происходит обращение к почтовому серверу, и поступившие сообщения автоматически переносятся в папку Входящие на панели ярлыков Outlook.

Соответственно, все отправляемые сообщения автоматически переносятся из папки Исходящие в папку Отправленные. Напомним, что физически никаких перемещений файлов не происходит — все операции ведутся с полями записей базы данных Outlook.

В полном соответствии с протоколом электронной почты могут быть отправлены и приняты практически любые данные: как собственно почтовые сообщения, так и присоединенные к ним файлы. Однако многие сервис-провайдеры вводят ограничения на максимальный объем почтового ящика клиента, и потому пересылка файлов очень больших размеров может быть невозможна.

Приемы работы с сообщениями электронной почты в программе Outlook практически не отличаются от таковых в программе Outlook Express, рассмотренной в главе 8. Даже интерфейс обоих приложений почти одинаков. Вместе с тем, Outlook обладает некоторыми дополнительными возможностями, недоступными в Outlook Express.

Например, программа Outlook позволяет отправить сообщение с требованием автоматической высылки квитанции о его получении адресатом. В этом случае подтверждение автоматически генерируется почтовым сервером получателя, как только он скопировал или открыл сообщение. Почтовый клиент Outlook Express такой функцией не обладает. Есть и другие незначительные отличия в функциях и интерфейсе этих почтовых клиентов.

 

Синхронизация данных и удаленный доступ

Поясним, что в Outlook предусмотрено несколько видов папок:

• автономные папки (находятся на жестком диске компьютера, работающего автономно или подключенного к локальной сети);

• общие папки (находятся на сервере локальной сети);

• служебные папки (находятся на сервере локальной сети);

• сетевые папки (содержат данные, предназначенные для открытой публикации в Интернете);

•личные папки.

Все виды папок представлены ярлыками на панели ярлыков Outlook.

С автономными папками мы ежедневно имеем дело, когда работаем на компьютере.

Доступ к общим папкам организуется администратором сети в соответствии с установленными правилами разграничения доступа. К примеру, подразделению предприятия может быть выделена общая папка для приема входящих сообщений электронной почты.

Служебные папки, как правило, организуют на сервере для размещения информации, относящейся ко всем сотрудникам. Например, так может быть реализована единая адресная книга, содержащая регистрационные данные обо всех клиентах фирмы.

Сетевые папки доступны для всех участников рабочей группы, которые «подписаны» на доступ к ним.

Личные папки отличаются от автономных тем, что, как правило, создаются либо на мобильном компьютере, либо временно на удаленном компьютере для работы с электронной почтой через сервер Microsoft Exchange.

Предположим, у пользователя, находящегося в дальней командировке, возникает необходимость поработать со своей электронной почтой, но мобильного компьютера для связи с Интернетом нет. Тогда он может обратиться в Интернет-кафе или в партнерскую организацию, где имеется подключение к Интернету. При наличии программы Outlook можно создать стандартные личные папки, подключиться к серверу своей локальной сети (необходимые учетные записи должны быть предоставлены администратором) и дать команду синхронизации папок. Через какое-то время у него на компьютере будет точная копия содержимого автономных папок, в том числе и всех полученных сообщений электронной почты в папке Входящие. Отправить сообщение можно, поместив его в папку Исходящие и вновь дав команду Синхронизировать.

Личные папки хранятся в отдельном файле с расширением .pst. Поэтому с ними можно проделывать те же операции, что и с обычными файлами. По окончании работы на чужом компьютере можно перенести файл с расширением .pst на гибкий диск.

 

Особенность децентрализованных систем делопроизводства

Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Outlook, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по каждому документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно ярко эффективность Outlook проявляется при работе в локальной сети под управлением операционных систем Windows NT или Windows 2000 с использованием сервера Microsoft Exchange Server.

Руководитель назначает исполнителей отдельных частей проекта, координаторов рабочих групп, определяет их права. Затем он создает общие для рабочих групп и для всего проекта папки, которые относятся к отдельным документам или даже их частям, наборам данных.

Во время совместной работы над документами отдельным исполнителям достаточно регулярно (с заданной периодичностью) проводить синхронизацию своих автономных папок с общими, чтобы иметь всегда самую последнюю версию документа. Руководитель может с помощью таких средств, как Дневник и Задачи, не только контролировать отдельные этапы работ, но и знать, когда и сколько времени работал конкретный сотрудник над данным документом.

Удаленный доступ к данным позволяет сотрудникам синхронизировать свою работу, находясь в командировке или дома. Такая возможность является основой построения работы в организациях, использующих надомный труд сотрудников в так называемых «домашних офисах» типа SOHO (Small Office — Home Office). Как показывает практика, за счет экономии средств на аренду помещений, транспортные расходы, приобретение оборудования, удается добиться заметного повышения эффективности.

 

Групповая работа

Использование возможностей Microsoft Exchange Server позволяет организовать продуктивную коллективную работу над проектами. Для управления групповой работой предусмотрены следующие функции сервера.

• Отправка, отзыв, замена сообщения.

•Электронное голосование.

•Разграничение доступа к папкам и назначение представителей.

• Групповое планирование.

• Создание общих Web-страниц.

• Автоматическое управление электронной почтой.

Для отправки, отзыва, замены сообщений необходимо иметь подключение к почтовому ящику на сервере Microsoft Exchange. В этом случае его содержание автоматически синхронизируется с файлом автономных папок на локальном компьютере при его подключении к сети.

Таким образом, все входящие сообщения автоматически перенаправляются в папку Входящие на локальном компьютере. Использование почтового ящика подразумевает некоторые дополнительные возможности. Например, если корреспондент еще не прочитал вашего сообщения (хотя оно уже и поступило в его папку Входящие), можно попытаться отозвать или заменить его. В случае успешной операции придет подтверждение с отчетом о результате. Точно так же можно затребовать квитанцию о получении вашего сообщения адресатом.

Электронное голосование предполагает подготовку и отправку сообщений, имеющих встроенные элементы управления форм (кнопки) для выражения адресатом своего мнения. Средства Outlook позволяют автоматически собирать и обрабатывать результаты голосования, после чего формировать итоговый отчет.

Установкой параметров правил для обработки различных событий регулируют некоторые функции элементов Outlook. Обработка входящих сообщений в соответствии с назначенными правилами возможна как на сервере Microsoft Exchange, так и в папке Входящие на автономном компьютере.

Не все правила могут быть выполнены на сервере, если локальный компьютер временно отключен от сети. Невозможно, например, перемещение копий сообщений между локальными и сетевыми папками. В этом случае правила выполняются после подключения локального компьютера к локальной сети.

Общие папки, созданные на сервере локальной сети, могут содержать вложенные папки. Права доступа к каждой папке определяет администратором сети. Если какая-либо локальная (частная) папка предоставляется для общего доступа, то правила доступа к ней определяет ее владелец. При доступе к сетевым и общим папкам возможны следующие роли пользователя.

•Владелец.                                             • Ответственный редактор.

• Редактор.                                            • Ответственный автор.

•Автор.                                  • Читатель.

• Корреспондент.                                • Нет доступа.

Владелец может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать вложенные папки. Он имеет право устанавливать уровни прав других пользователей для своей папки.

Ответственный редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы, создавать вложенные папки.

Редактор может создавать, читать, изменять и удалять любые элементы и файлы.

Ответственный автор может читать, создавать любые элементы и файлы, создавать вложенные папки, но изменять и удалять имеет право только созданные им элементы и файлы.

Автор может создавать и читать любые элементы и файлы, изменять и удалять собственные элементы и файлы.

Читатель может только читать элементы и файлы.

Корреспондент может создавать элементы и файлы, при этом остальное содержимое папки ему не раскрывается.

При отсутствии прав доступа открыть папку нельзя.

Существуют также настраиваемые папки, в которых лицо, определяемое администратором сети или владельцем папки, может совершать разрешенные ему действия. То есть, набор таких действий не совпадает с какой-либо стандартной ролью, описанной выше, и устанавливается индивидуально либо для пользователя, либо по отношению к папке в целом.

Общие Web-страницы, размещенные в общей папке, публикуются в Интернете сервером Microsoft Exchange. Пользователи, имеющие соответствующие права доступа к этим страницам, могут изменять их содержимое, вести учет посещении, устанавливать правила обновления.

Представительство. В терминологии программы Microsoft Outlook представителем называется пользователь, которому другим пользователем передаются определенные права: на доступ к личным и общим папкам, документам, элементам, в том числе право ответа на сообщения, приглашения на собрания, голосование. Конкретный набор прав представителя определяет владеющий ими пользователь. Обычно права представителя передают секретарю-референту, совладельцу фирмы, помощнику по определенному кругу вопросов (например, юридическому консультанту), то есть лицу, с которым тесно сотрудничают.

Автоматическое управление электронной почтой. С помощью Microsoft Exchange Server доступны некоторые дополнительные функции автоматизации работы с электронной почтой. Так, например, существует режим автоматической генерации ответов при отсутствии пользователя на рабочем месте. Возможна переадресация сообщений по другому адресу, например во время отпуска.

Групповое планирование. Смысл группового планирования заключается в том, что любые задачи, например сетевые конференции, могут быть автоматически (без участия людей) согласованы с другими участниками. Для этого необходимо, чтобы все участники рабочей группы, подключенные к сети, скрупулезно соблюдали правила электронного документооборота и управления процессом работы, принятые в Microsoft Outlook. Прежде всего, это означает необходимость аккуратно вести дневник, правильно назначать задачи и учитывать реальные потребности в ресурсах.

В этом случае программа способна верно оценить занятость участников мероприятия и автоматически определить лучшее время для его проведения. Инициатору мероприятия достаточно подтвердить предложенный вариант, и Outlook автоматически разошлет уведомления о мероприятии его участникам. То же самое относится и к задачам, когда могут быть автоматически сгенерированы поручения подчиненным с учетом их, загрузки другими делами.

 

Приемы работы с сетевыми папками

Сетевыми называют такие папки Outlook, данные в которых доступны для определенной группы пользователей Интернета. В сетевые папки можно помещать практически любые данные: элементы Outlook (например, папку Контакты или Календарь), сообщения электронной почты, документы. При использовании сервера Microsoft Exchange сетевыми можно назначать только личные папки. Кроме того, , недоступны для публикации папки Входящие, Исходящие, все папки Microsoft Exchange.

Пользователь, желающий получить доступ к сетевой папке, должен на нее подписаться. Список подписчиков сетевой папки определяет ее владелец, который устанавливает и права доступа для всех подписчиков. Адресату направляется приглашение на подписку—для подтверждения ему достаточно щелкнуть на кнопке Принять.

Копия совместно используемой сетевой папки автоматически вносится в список папок Outlook на локальных компьютерах подписчиков.

Любые данные, помещенные в сетевую папку, в том числе элементы Outlook, автоматически рассылаются подписчикам. Сообщения электронной почты обрабатываются особым образом. Если подписчик имеет программу Outlook, копии сообщений электронной почты помещаются в его копию сетевой папки. Если же на его локальном компьютере приложение Outlook не установлено, то сообщения попадают в папку Входящие клиента электронной почты, имеющегося у подписчика. То же правило действует и в отношении отправляемых сообщений.

Перечисленные свойства сетевых папок позволяют использовать их в качестве сервера почтовой рассылки. То есть, сообщение, элемент Outlook, файл, помещенные в сетевую папку, будут автоматически разосланы всем подписчикам. Учитывая, что круг подписчиков определяет владелец папки, можно быть достаточно уверенным, что пересылаемые файлы не имеют вредоносного содержания. В этом состоит основное преимущество сетевых папок Outlook перед обычными клиентами электронной почты. Ведь, как говорилось в главе 8, при получении сообщений электронной почты категорически не рекомендуется открывать какие-либо вложенные файлы из-за опасности заражения вирусами.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 |