Имя материала: Информатика для юристов и экономистов

Автор: Сергей Витальевич Симонович

17.1. основные понятия традиционного отечественного делопроизводства

 

Документирование

Деятельность любого предприятия регулируется действующим законодательством, приказами и распоряжениями руководства, условиями заключаемых договоров, установленными правилами ведения операций, например торговых. Все эти «регуляторы» оформляются в виде документов — фиксированных на бумаге текстов законов, постановлений, приказов, договоров. Исходя из этого можно сказать, что вся деятельность любого предприятия заключается в последовательном исполнении документов, а успех их исполнения определяет благополучие предприятия.

В свою очередь успех исполнения документа во многом зависит от того, насколько ясно в нем изложена информация, включая ее содержание, оформление и размещение. Например, если текст приказа набран мелким шрифтом, пункты приказа не отделены друг от друга, фамилии исполнителей не выделены в отдельную группу, то некоторые его позиции могут быть просто не восприняты. Поэтому существует целый ряд стандартных правил подготовки, составления, оформления и изготовления документации — или, говоря иначе, правил документирования.

 

Документооборот

Документ не только должен быть исполнен, но исполнен своевременно. То есть, должна быть достигнута такая организация работ, при которой документ незамедлительно передается между исполнителями, а для них существуют стимулы к исполнению документа в заданный срок. В России на протяжении нескольких веков и по сей день одним из таких стимулов считается контроль исполнения. Причем контроль возлагается на сотрудника, который собственно в исполнении документа участия не принимает и, более того, может абсолютно не разбираться в той области знаний или производства, которую затрагивает исполнение документа.

Такой контроль формален. Он может преследовать только одну цель: отследить момент нарушения сроков исполнения документов. Это достигается путем заведения на каждый документ регистрационной карточки — своеобразного паспорта документа, в котором фиксируются его основные данные (реквизиты), включая фамилии исполнителей и сроки исполнения. Регистрационные карточки группируются в картотеки, и работа контролера сводится к периодическому просмотру карточек в картотеке, напоминанию исполнителям о близости сроков исполнения, докладу руководству о срывах сроков и т. д. Помимо этого система регистрации документов позволяет фиксировать последовательность передач документа одним исполнителем другому в течение всего жизненного цикла документа — от издания и регистрации до сдачи в архив, что позволяет снизить вероятность утери документа. По-видимому, последнее свойство дало название всей системе правил организации исполнения документа — документообороту.

 

Делопроизводство

В свою очередь документооборот и документирование и составляют понятие делопроизводства. Система делопроизводства предполагает, как уже отмечалось, наличие определенных норм.

В России — еще с прошлого века — сложилась определенная методика организации работы с документами, закрепленная ныне в ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации» и других нормативных документах, в традициях и практике отечественных учреждений. В соответствии с отечественными нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или списания в дело. Основными этапами обработки документов в организации являются: прием, регистрация, рассмотрение, передача, отправка, информационно-справочная работа, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизация, формирование дел, составление описей, передача в архив и т. д. Для обеспечения единого порядка обработки документов в организациях предусматривается создание (наряду с делопроизводственным персоналом подразделений) централизованных делопроизводственных служб (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) содержит совокупность требований к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, а также на предприятиях, в учреждениях, в общественных организациях. Эти требования конкретизируются в инструкциях по делопроизводству ведомств и предприятий.

При этом необходимо отметить, что подходы к организации делопроизводства в России и на Западе в корне различаются.

 

Российское делопроизводство

В России предполагается централизация обработки документов с целью осуществления единого контроля их прохождения и исполнения. То есть, документы сначала докладываются в зависимости от степени важности вплоть до руководства организации, и при этом формируется соответствующее управленческое решение. Затем решение постепенно спускается по инстанциям — до конкретных исполнителей, все более детализируясь.

При традиционном бумажном документообороте исполнение документа, включая вынесение по нему резолюции, связано с передачей оригинала документа или его копии одним должностным лицом другому. При этом любое перемещение документа или действие над документом фиксируется соответствующими службами (например, канцелярией) и сотрудниками (делопроизводителями) путем внесения соответствующих записей в регистрационную карточку документа или регистрационный журнал. С момента регистрации регистрационная карточка документа попадает в картотеку и остается там до передачи документа в архив.

Когда возникает необходимость в получении справки о состоянии дел, следует обращение к картотеке, «поднимаются» соответствующие карточки документов и на основе внесенной в них информации делаются выводы о степени исполнения документов (осуществляется контроль исполнения документов) или о месте его нахождения.

 

Из приведенного примера (рис. 17.1) видно, что при исполнении документа возникает два информационных потока. Первый поток связан с движением самого

документа:

•документ поступает в канцелярию, где его регистрируют;

• из канцелярии документ передается руководителю для вынесения по нему резолюции;

• после вынесения резолюции и назначения исполнителей документ и его копии рассылаются исполнителям;

• исполненный документ списывается в дело.

Второй информационный поток замкнут на регистрационную карточку документа:

• в момент регистрации документа в его карточку вносятся реквизиты: регистрационный номер, присвоенный документу, информация о корреспондентах поступившего документа, краткое содержание документа, другие данные общего характера (например, состав документа, примечания и т. п.);

• факт вынесения резолюции фиксируется путем добавления в регистрационную карточку информации об авторе резолюции, текста резолюции, фамилий исполнителей документа, срока исполнения документа, назначенного автором резолюции;

• по исполнении документа в регистрационную карточку добавляются тексты отчетов исполнителей, фактический срок исполнения документа;

•списание документа в дело сопровождается добавлением в регистрационную карточку номеров (наименований) дел, в которых будут храниться оригинал и копии исполненного документа.

Наличие двух информационных потоков является уникальной особенностью российского делопроизводства и иллюстрирует сложившийся порядок, когда одни сотрудники работают с документами, а другие — контролируют ход исполнения документов по формальным признакам.

 

Зарубежное делопроизводство

Западный подход к управлению характеризуется принципиально большей степенью децентрализации прав и ответственности. Это выражается в том, что должностные лица, отвечающие за решение тех или иных вопросов в организации, имеют все необходимые полномочия для работы с соответствующими документами. Например, в отличие от приведенной выше схемы, документ после его получения без регистрации и занесения в картотеку будет отправлен исполнителю напрямую, и дальнейшая его судьба будет зависеть только от добросовестности сотрудника. Естественно, подобная децентрализация работы с документами существенно упрощает организацию документооборота.

Приходится признать, что российская модель делопроизводства порождает ряд проблем, главная из которых — противоречие между централизованным контролем работы с документами и, по сути, децентрализованным процессом собственно исполнения документов. В результате практически невозможно централизованно отследить движение документов в реальном масштабе времени без применения средств автоматизации: ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение регистрационных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации в единые реестры предприятия.

Отсутствие автоматизированной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 | 109 | 110 | 111 | 112 | 113 | 114 | 115 |