Имя материала: Access97 - шаг за шагом

Урок 1. ввод, просмотр и преобразование данных

 

Вы научитесь:

открывать базу данных;

вводить и корректировать информацию с помощью форм;

помечать флажком нужное значение;

перемещаться по записям базы;

переходить от табличного представления данных к режиму формы;

использовать средства редактирования данных;

выбирать значения из списка;

 

Любая деятельность - бизнес, работа в конторе, текущие дела - связана с непрерывным потоком документов, которые необходимо, так или иначе, хранить. Удобнее всего разместить их на рабочем столе, разложив по папкам в соответствии с содержанием. Правда, при таком подходе довольно быстро у вас возникнут проблемы с поиском самого стола под нагромождением бумаг, не говоря уже об отдельном документе.

Microsoft Access позволяет хранить в упорядоченном виде всевозможную информацию в любом объеме и извлекать необходимые данные, щелкнув несколько раз кнопкой мыши. В этом уроке вы узнаете, как открыть базу данных Microsoft Access, ввести в нее информацию с помощью экранной формы, а также как перемещаться по записям базы.

 

Данные и базы данных

 

Данными называется любая информация, которую необходимо сохранить, чтобы иметь возможность периодически к ней обращаться. В Microsoft Access в качестве данных могут использоваться фрагменты текста, числа, даты, рисунки, файлы и другие типы информации. Например, если вы занимаетесь продажей наборов конфет, можно хранить некоторые их характеристики: наименования, цены и состав наборов, картинки на коробках, даты продаж и тому подобное.

База данных представляет собой совокупность логически связанных данных, имеющих общие свойства. Так, например, вся информация, относящаяся к деятельности фирмы, государственного учреждения, общественной организации или, скажем, семьи может рассматриваться как база данных. В сущности, база данных - это способ представления информации в наиболее удобном для использования виде.

В большинстве случаев проще всего вводить данные в базу при помощи формы. Экранная форма Microsoft Access напоминает бумажные бланки, с которыми вам наверняка приходилось иметь дело. Надо заполнить поля формы с клавиатуры компьютера, и Microsoft Access сохранит их в виде таблицы.

Таблица базы данных содержит информацию об определенном объекте или тематике, которая хранится в виде записей, состоящих из одинакового числа полей. Записи соответствуют строкам таблицы, а поля - столбцам. Поля содержат конкретные значения характеристик объекта. Например, запись таблицы подписчиков на журнал может включать поля для имени, адреса подписчика и срока подписки. Число полей определяется при проектировании базы данных, чтобы полнее описать объект, которым в данном случае является подписка.

 

Учебная база данных

 

При изучении материала этой книги вы будете выполнять упражнения на примере учебной базы, которая содержит информацию о различных аспектах производственной и коммерческой деятельности компании по производству шоколада «Сластена Лили». Учебные файлы с прилагаемого к книге компакт-диска должны быть скопированы в папку Access SBS Practice, которую следует включить в папку Избранное для ускорения поиска нужных файлов.

В начале каждого урока формулируется конкретная задача, связанная с практической деятельностью компании, а затем предлагается способ ее решения с помощью программы Microsoft Access.

Чтобы привлечь новых клиентов, компания «Сластена Лили» организовала выпуск ежемесячного бюллетеня «Гурман». В результате распространения бюллетеня число продаж наборов конфет возросло в такой степени, что для хранения информации по производству и сбыту продукции было принято решение использовать Microsoft Access. Убедившись в преимуществах работы с базой данных, отдел маркетинга выразил пожелание включить в нее сведения о подписке на бюллетень.

Предположим, что вам поручили ввести информацию о подписчиках с помощью формы, уже имеющейся в базе данных компании. Чтобы выполнить поставленную задачу необходимо открыть базу, затем открыть форму Подписка и ввести данные. Введенные записи будут храниться в таблице Заказчики.

 

Как открыть базу данных

 

Если вы вышли из Microsoft Access в конце раздела «Установка и использование учебных файлов», выполните следующие шаги, чтобы запустить Microsoft Access.

Совет. Имена последних баз данных, которые вы открывали, работая в Microsoft Access, будут присутствовать в первом диалогом окне программы Microsoft Access при ее запуске. Чтобы открыть базу из этого списка, достаточно дважды щелкнуть на ее имени.

 

Запустите Microsoft Access из Windows 95 или Windows NT.

 

1. На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start).

2. Укажите на команду Программы (Programs) и затем щелкните на пункте списка программ Microsoft Access.

Появится диалоговое окно Microsoft Access, представленное ниже. С его помощью можно создать базу данных, открыть существующую или запустить Мастера, который поможет вам создать новую базу.

 

 

Что такое Помощник?

 

При работе с Microsoft Office 97 на экране периодически появляется подвижная фигурка, называемая Помощником (Office Assistant), который помогает выполнять поставленную задачу, предлагая полезные советы и справки. Можно задать вопрос помощнику, напечатав его в соответствующем поле, и получить ответ, щелкнув на кнопке Поиск (Search).

Чтобы убрать с экрана совет или сообщение Помощника, нажмите клавишу Esc.

Иногда рядом с Помощником изображена лампочка, щелкнув на которой, можно получить совет, как выполнить текущую операцию. Для, получения дополнительных сведений следует щелкнуть на пункте Советы (Tips) в окне, которое открывается при появлении на экране Помощника. Работа Помощника организованна таким образом, что если вы приобрели достаточные навыки в определенной области, он перестает предлагать советы.

 

Помощник (Office Assistant) появляется в следующих случаях:

 

Если щелкнуть на кнопке Помощник (Office Assistant) на панели инструментов Стандартная (Standard).

Если выбрать команду Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) в меню Справка (Help) или при нажатии на клавишу F1.

При попытке первый раз вызвать определенную команду или выполнить новую задачу, например, при первом вызове команды Открыть (Open).

Существует возможность изменить установки Помощника. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на его изображении, а затем щелкните на пункте Параметры (Options) открывшегося меню. Появится диалоговое окно, в котором можно задать режим появления Помощника на экране и вид предлагаемой помощи. С помощью вкладки Коллекция (Gallery) можно изменить изображение самого Помощника. Так как Помощник используется всеми компонентами Microsoft Office 97, новые значения установок будут действовать во всех программах Office 97.

 

 

 

Важно. Если на экране появится Помощник (Office Assistant), щелкните на предложенном варианте Начать работу с Microsoft Access (Start Using Microsoft Access). В случае появления диалогового окна Пользователь (User Name), введите свое имя и затем щелкните на кнопке ОК. В окне Помощника щелкните на кнопке Закрыть (Close).

На рисунках данной книги в целях обеспечения наглядности Помощник отсутствует. Чтобы добиться соответствия между иллюстрациями и изображением на экране, при появлении Помощника щелкните правой кнопкой мыши на его изображении, а затем щелкните на пункте Скрыть помощника (Hide Assistant). Если вы предпочитаете оставить Помощника на экране и пользоваться его советами, перетащите его в другое место, чтобы он не мешал обзору.

 

Откройте базу данных

 

В этом упражнении вы откроете учебную базу данных Сластена Лили.

1. Убедитесь, что в диалоговом окне Microsoft Access выбран вариант Открыть базу данных (Open an Existing Database) и затем щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Открытие файла базы данных (Open).

2. В диалоговом окне Открытие файла базы данных (Open) щелкните на кнопке Избранное (Favorites). На экране отобразится список всех папок, входящих в папку Избранное (Favorites). Диалоговое окно будет выглядеть примерно как на следующем рисунке.

3. Щелкните дважды на папке Access SBS Practice.

4. Щелкните дважды на файле Сластена Лили.

Откроется окно базы данных, включающее ряд вкладок со списками таблиц, форм и других компонент конкретной базы. Вкладка Таблицы содержит перечень таблиц, где хранятся данные, связанные с деятельностью компании. Окно базы данных Сластена Лили представлено на следующем рисунке.

 

 

Ввод и просмотр данных с помощью форм

 

Теперь можно открыть форму Подписка, чтобы ввести информацию для нового подписчика. Форма содержит пустые окна, называемые полями, куда вводятся данные с соответствующего бумажного бланка.

Курсор, мигающая вертикальная черта на экране, указывает позицию, где появится вводимая информация. Можно переместить курсор в другое поле, щелкнув в нем мышью или нажав клавишу Tab. Обычно формы спроектированы таким образом, что при нажатии клавиши Tab курсор последовательно перемещается по полям слева направо и сверху вниз.

Microsoft Access автоматически заполняет поле текущей даты, упрощая тем самым ввод данных.

 

Откройте форму

 

В этом упражнении нужно открыть форму Подписка.

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms). Появится список форм базы данных Сластена Лили.

2. Щелкните дважды на форме Подписка. На экране появится форма Подписка.

 

Введите данные

 

Воспользуйтесь пустой формой Подписка для ввода информации о читателе из Огайо, желающем подписаться на бюллетень «Гурман». Соответствующий бумажный бланк подписки выглядит следующим образом:

 

Если в процессе ввода вы сделали опечатку, удалите ее с помощью клавиш Backspace и введите правильное значение.

1. Введите Эрл в поле Имя. Как только вы начнете заполнение формы, под ней появится новая пустая форма.

2. Нажмите клавишу Tab, чтобы переместить курсор в следующее поле.

 

Можно также щелкнуть в поле Фамилия.

При работе с клавиатурой удобно переходить в следующее поле с помощью клавиши Tab, а в предыдущее - используя комбинацию клавиш | Shift+Tab.

3. Введите Лемон в поле Фамилия.

 

Введите адрес

 

Заполните поля адреса следующей информацией, пользуясь клавишей | Tab для перемещения из одного поля в другое.

Адрес (улица)                       28 Дороги

Город                                      Фэфборн

Штат/провинция                      Огайо

Почтовый индекс                     45324

Страна                                       США

 

Выберите вариант из числа предложенных

 

После того, как вы ввели данные в поле Страна и нажали клавишу Tab, курсор исчезнет, а в области формы Срок подписки вокруг текста «6 месяцев» появится точечная рамка.

Это пример группы выбора. Так как в ней содержится набор возможных вариантов, из которых следует выбрать нужный, нет необходимости ничего печатать. Предположим, что Эрл Лоуренс намерен подписаться на 2 года.

 

 

Щелкните в кружке рядом с текстом «2 года» (или нажмите клавишу Tab и затем дважды нажмите клавишу V).

Если вы пользуетесь клавишами, перед тем, как нажать клавишу Tab, убедитесь, что курсор находится в поле Страна.

Внутри кружка, называемого переключателем, появится жирная точка, указывающая, что выбран именно этот вариант.

 

Установите флажок

 

Эрл Лемон намерен возобновить подписку. Чтобы отобразить это в форме, установите флажок в поле Возобновление.

Щелкните на квадратике в поле Возобновление. В нем появится флажок в виде галочки.

 

Cовет. Чтобы убрать флажок, щелкните на нем еще раз. Если вы предпочитаете работать с клавиатурой, воспользуйтесь клавишей Spacebar для установки или отмены флажка.

 

Перемещение по записям

 

Информация, которую вы ввели при заполнении формы, представляет собой одну запись таблицы. Теперь можно перейти к следующей записи

 

Совет. Можно перейти к следующему полю с помощью клавиши Tab. В этом случае Microsoft Access автоматически выделяет содержимое поля. Чтобы отменить выделение и поместить курсор в конец поля, нажмите клавишу F2.

 

При вводе данных существует возможность вывести на экран несколько записей одновременно. Тогда в любой момент можно перейти к полю другой записи, щелкнув на нем. Независимо от того, присутствует на экране следующая запись или нет, можно перейти к ней, нажав клавишу Tab, если курсор находится в последнем поле текущей записи.

 

Сохраните запись и перейдите к следующей записи

 

Щелкните в поле Имя следующей записи. Информация по подписке для Эрла Лемона будет автоматически сохранена при переходе к следующей записи.

 

Вернитесь к предыдущей записи

 

Предположим, что, просматривая введенную запись, вы заметили опечатку, допущенную при вводе адреса. Существует возможность вернуться к предыдущей записи и исправить ошибку.

1. В поле Адрес предыдущей записи щелкните после слова «Дороти», чтобы вернуться к редактированию этой записи.

Можно также воспользоваться клавишей PageUp , чтобы, перейти в первое поле предыдущей записи, а затем с помощью клавиши Tab переместиться в нужное поле.

2. Нажмите клавишу Spacebar, чтобы вставить пробел, и введите ул.

3. Щелкните в поле Имя следующей записи. Внесенные исправления сохранятся.

Сохранить изменения в текущей записи можно также, щелкнув на команде Сохранить (Save) в меню Файл (File).

При редактировании записи слева от формы появляется индикатор в виде значка карандаша, который указывает, что произведенные изменения не были сохранены. Если текущая запись не изменялась, слева от нее находится символ треугольника, а слева от новой записи - «звездочка». Пронаблюдайте за изменением вида индикатора в процессе редактирования записи.

 

Добавьте запись

 

1. Введите Бекки в поле Имя.

2. Введите следующие данные, нажимая клавишу Tab для перемещения по полям.

Фамилия                         Сойер

Адрес (улица)        260 Кент-стрит

Город                             Оттава

Штат/провинция          Онтарио

Почтовый индекс          К1АЕ06

Страна                            Канада

Срок подписки            6 месяцев

Возобновление                  нет

Проверьте правильность ввода данных и исправьте опечатки.

 

Закройте форму

 

В окне формы Подписка щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Убедитесь, что вы щелкнули на кнопке Закрыть формы, а не окна Microsoft Access. При закрытии формы внесенные изменения сохраняются.

Можно также щелкнуть на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

 

Просмотр данных в таблице

 

Подобно тому, как поля образуют запись, записи объединяются в таблицу. Таблица состоит из строк и столбцов. Каждый столбец соответствует полю записи, например, фамилии подписчика, а запись содержит всю информацию по данному подписчику.

Записи, которые вы ввели с помощью формы Подписка, были сохранены в таблице Заказчики. В следующем упражнении вы откроете таблицу Заказчики и просмотрите новые записи.

 

Откройте таблицу Заказчики

 

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы (Tables). На экране отобразится список таблиц базы данных Сластена Лили.

2. Щелкните дважды на таблице Заказчики. Таблица откроется, и ее записи отобразятся на экране.

Две новые записи находятся в конце таблицы. Воспользуйтесь кнопками перехода внизу окна таблицы, чтобы осуществить переход непосредственно к первой, предыдущей, следующей и последней записям.

 

Перейдите к последней записи

 

1. В левом нижнем углу окна щелкните на кнопке перехода к последней записи.

На экране появятся несколько последних записей таблицы. Две из них вы только что ввели. В соответствии с установками таблицы при вводе данных полю Код заказчика было присвоено значение. В уроке 4 «Расширении базы данных» описывается, как задать автоматическое присвоение полей.

2. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться в окно базы данных.

 

Совет. Для перемещения по базе можно воспользоваться вертикальной полосой прокрутки, но кнопки перехода обеспечивают самый быстрый переход в определенное место большой базы.

 

Режимы работы с данными

 

При работе с документами приходится представлять информацию в различных разрезах для ее анализа. Microsoft Access позволяет просматривать и корректировать информацию в двух режимах представления данных - в виде форм и таблиц. В режиме формы наилучшим образом отображаются поля одной записи. В режиме таблицы данные выдаются на экран в виде строк и столбцов, так что одновременно на экране размещается несколько записей.

Предположим, что вы руководите запуском новой линии по производству конфет. С помощью формы Конфеты внесите изменения в существующие записи и добавьте в таблицу несколько новых видов конфет.

 

Откройте форму

 

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms). Появится перечень всех форм базы данных Сластена Лили.

2. Щелкните дважды на форме Конфеты. На экране появится форма Конфеты, содержащая информацию из первой записи таблицы.

В режиме формы вся информация текущей записи доступна для обозрения. Если нужно сопоставить данные в нескольких записях, проще сделать это в режиме таблицы.

 

Перейдите в режим таблицы

 

На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet View). Записи отобразятся в табличном формате, то есть в виде строк и столбцов. Значок треугольника слева от записи указывает на текущую запись.

Прокрутите таблицу и обратите внимание на две конфеты новой линии с кодами F01 и F02, которые уже внесены в таблицу.

 

Перейдите к другой записи

 

Щелкните в любом месте строки для конфеты «Грецкий орех».

Эта запись становится текущей, слева от нее появится символ треугольника. Если теперь переключиться в режим формы, в окне формы отобразится именно эта запись.

 

Переключите режим

 

1. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим формы (Form View).

Запись для конфеты «Грецкий орех» отобразится в режиме формы.

Рисунок но. кнопке Вид (View) зависит от текущего режима представления данных.

2. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet View).

Данные будут представлены в режиме таблицы, причем запись, соответствующая конфете «Грецкий орех», по-прежнему остается текущей.

 

Изменение вида таблицы

 

Поле Описание содержит обычно одно или два предложения, описывающие состав конфет. Однако на экране отображается только начало поля. Чтобы просмотреть его полностью, необходимо прокрутить текст в поле Описание с помощью стрелок и клавиш Home и End.

Значительно проще просматривать данные, если изменить разметку таблицы таким образом, чтобы видеть сразу весь текст, содержащийся в поле. Для корректировки высоты строк воспользуйтесь областью выделения записи слева от строки, а для изменения ширины полей - областью выделения поля вверху столбца.

Прежде чем изменить высоту строки, увеличьте размер окна формы.

Измените высоту строки

1. Разверните окно формы во весь экран. Работать с формой в режиме таблицы проще, если увеличить ее до размер до максимального.

Можно также дважды щелкнуть в строке заголовка окна.

2. Установите указатель мыши на нижнюю границу области выделения любой записи.

 

 

Для изменения высоты строки поместите сюда указатель мыши

3. Перетащите линию-разделитель вниз, чтобы увеличить высоту строки.

Microsoft Access изменяет размер всех строк. (Все строки таблицы должны иметь одинаковую высоту.)

4. Подберите высоту строки таким образом, чтобы описание состава конфеты полностью уместилось в поле Описание.

 

Измените ширину столбца

 

В данной таблице некоторые столбцы шире, чем необходимо. Если уменьшить их ширину, то в окне формы может разместиться больше полей записи.

1. Поместите указатель мыши на правую границу области выделения поля Код.

2. Щелкните дважды на правой границе области выделения поля. Ширина столбца изменится по размеру его самого длинного элемента, включая наименование поля в заголовке столбца.

3. Щелкните на горизонтальной полосе прокрутки внизу окна таблицы, чтобы просмотреть остальные поля.

Щелкните здесь, чтобы сдвинуться вправо на несколько полей

Щелкните здесь, чтобы вывести на экран следующее поле

4. Уменьшите ширину поля Стоимость, щелкнув дважды на правой границе области выделения этого поля.

Совет. Щелчок на стрелке полосы прокрутки смещает таблицу на одно поле в ту или иную сторону.

 

Сохраните разметку таблицы

 

Содержимое записи сохраняется автоматически при переходе к другой записи, но, чтобы сохранить разметку таблицы, следует выполнить команду Сохранить (Save).

Сохраните удобную для работы разметку таблицы, чтобы форма всегда отображалась на экране в таком виде.

В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить (Save).

 

Прокрутите записи

 

Предположим, что вам нужно изменить данные для конфет новой линии (код конфет начинается с F0). Поскольку высота строк увеличилась, нужные записи отсутствуют на экране. Чтобы вывести записи, которые в данный момент не видны, можно прокрутить таблицу с помощью вертикальной полосой прокрутки или клавиш PageUp и PageDown.

1. На вертикальной полосе прокрутки щелкните под бегунком или нажмите клавишу PageDown. Microsoft Access осуществит прокрутку таблицы вниз на один экран.

2. Щелкните ниже бегунка несколько раз, пока не появится конфета «Грецкий орех» (код F01). При каждом щелчке бегунок смещается вниз по полосе прокрутки, показывая относительное положение в таблице представленных на экране записей.

Чтобы переместиться на одну запись, щелкните на нужной стрелке полосы прокрутки.

 

Совет. Если перемещать бегунок, удерживая кнопку мыши, то на экране появляется окошко - индикатор прокрутки, содержащее номер записи, которая появится в верхней строке экрана, когда вы отпустите кнопку мыши, и общее число записей (например, Запись: 30 из 476). Если вам известно относительное положение нужной записи, то таким образом можно быстро ее найти. Например, если искомая запись находится в середине таблицы, перетащите бегунок на середину вертикальной полосы прокрутки. Вы увидите, как меняется номер записи в индикаторе прокрутки.

 

Как ускорить ввод с помощью средств редактирования

 

Чтобы информация соответствовала текущему моменту, необходимо постоянно вносить изменения в базу данных. Microsoft Access предлагает ряд функций, упрощающих редактирование, копирование, перемещение и удаление записей, большинство из которых представлено кнопками на панели инструментов и в меню Правка.

Основным принципом редактирования в Microsoft Access является «выдели и затем выполни». Прежде всего нужно выделить объект, над которым предполагается произвести какое-либо действие, и затем выполнить его, щелкнув на кнопке панели инструментов или команде меню. Многие команды меню снабжены значками соответствующих им кнопок. Справа от команд меню приведены комбинации клавиш, позволяющие выполнить данную команду, не открывая меню. Если вы в основном работаете с клавиатурой, есть смысл запомнить сочетание клавиш для часто используемых команд. Выберите наиболее удобный для себя способ редактирования. Например, чтобы удалить текст, выделите его, а затем воспользуйтесь одним из трех вариантов: щелкните на команде Вырезать в меню Правка, нажмите клавиши |Ctr1 | + [xj или щелкните на кнопке Вырезать на панели инструментов.

При копировании или вырезании текста или объекта Microsoft Access помещает его в область памяти, называемую буфером. При вставке содержимое буфера появляется в позиции, указанной положением курсора. Так как содержимое буфера сохраняется, пока в него не будет помещен другой объект, вставку можно повторять многократно. Буфер очищается только при выходе из Windows.

 

Добавьте в поле текст

 

Изучение рынка показало, что шоколадная помадка является ключом к успеху новой продукции компании (конфеты с кодами FO...). Добавьте фразу, залитый помадкой в конец описания каждой конфеты.

1. В поле Описание конфеты, имеющей код F01, щелкните перед символом точки.

В месте щелчка появится курсор. 2. Введите текст, залитый помадкой.

 

Скопируйте фрагмент текста из одного поля в другое

 

Вместо того чтобы снова набирать фразу, скопируйте ее.

1. Выделите фразу «, залитый помадкой», включая запятую перед ней, но без точки после нее.

Для этого щелкните на запятой перед фразой и, удерживая кнопку мыши в нажатом состоянии, протащите указатель по выделяемому тексту. Отпустите кнопку мыши.

2. На панели инструментов щелкните на кнопке Копировать (Copy).

Можно также щелкнуть на команде Копировать (Copy) e меню Правка (Edit).

Программа Microsoft Access поместит копию выделенного фрагмента в буфер.

3. В поле Описание для конфеты «Фисташка» установите курсор перед точкой.

4. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).

Можно также щелкнуть на команде Вставить (Paste) в меню Правка (Edit).

 

Примечание. Чтобы переместить текст, надо выполнить практически те же шаги с той лишь разницей, что следует вырезать выделенный текст с помощью команды Вырезать (Cut) в меню Правка (Edit) или кнопки Вырезать (Cut) панели инструментов. Выделенный фрагмент удаляется из поля и помещается в буфер, откуда его можно копировать в заданную щелчком мыши позицию.

 

Добавьте новые записи

 

Теперь вам предстоит добавить записи для трех новых сортов конфет. Это можно сделать как в режиме формы, так и в режиме таблицы. Проще воспользоваться режимом формы, поскольку на экране одновременно видны все поля записи.

1. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим формы (Form View).

Форма Конфеты отобразится на экране в режиме формы.

2. Щелкните на кнопке перехода Новая запись (New Record).

На экране появится новая запись, следующая за последней записью таблицы.

3. Введите данные, приведенные ниже, в первые два поля:

Название конфет    Пекан

Код                             F03

4. В поле Описание введите Кофейный сладкий крем с ореховым пеканом.

Конец описания «, залитый помадкой» все еще хранится в буфере, поэтому не набирайте его, а просто вставьте из буфера.

5. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).

6. Напечатайте символ точки, чтобы закончить описание конфеты.

Можно также щелкнуть правой кнопкой мыши и выбрать команду Вставить (Paste).

 

Выполните редактирование текста

 

«Пекан» является названием ореха, поэтому удалите лишнее слово «ореховым» из текста. Для единообразия данных замените «Сладкий кофейный» на «Кофейный сладкий».

1. В поле Описание выделите слово «ореховым» вместе со следующим за ним пробелом и нажмите клавишу Del.

2. Выделите «Кофейный сладкий».

3. Напечатайте Сладкий кофейный.

Текст, который вы набираете, заменяет собой выделенный.

 

Выбор значений из списка

 

Значением называется элемент информации, например, конкретное имя, адрес или код объекта. При проектировании баз данных некоторым полям придают список возможных значений. Выбор значения из списка обычно занимает меньше времени, чем его ввод с клавиатуры, и исключает возможность ошибок.

Поле Шоколад в форме Конфеты представляет собой так называемый список. В нем содержатся все допустимые значения данных, из которых можно выбрать нужное при помощи мыши или клавиатуры.

Поля Орехи и Начинка являются комбинированными или полями со списком, так как позволяют и вводить текст, и выбирать значение из списка.

 

Выберите значение из списка

 

В поле Шоколад щелкните на пункте списка «Фадж», чтобы выделить его.

Можно также перейти к нужному полю с помощью клавиши Tab.

Можно было выделить поле, набрав с клавиатуры первые буквы нужного слова (например букву «ф»). При этом выделится первое значение в списке которое начинается с этих букв. Далее список можно прокрутить с помощью клавиши v.

 

Выберите значение в комбинированном поле

 

В поле Начинка значение можно ввести с клавиатуры или выбрать из списка. В большинстве случаев проще воспользоваться списком.

1. Щелкните на стрелке в поле Начинка, чтобы открыть список.

В списке перечислены виды начинок конфет, которые использует фирма.

Можно также перейти в поле Начинка с помощью клавиши Tab и открыть список, нажав клавишу F4.

2. Выберите значение «Кофейный крем» из списка, щелкнув на нем.

Чтобы выбрать значение, не пользуясь мышью, наберите с клавиатуры первые символы нужного значения. В данном случае вам придется набрать три буквы «коф», так как в списке есть и другие значения, начинающиеся с буквы «к».

3. В поле Орехи введите Пекан или выберите это значение из списка.

 

Введите значение цены

 

Введите 225 в поле Стоимость и с помощью клавиши Tab перейдите к последнему полю формы.

После выхода из поля происходит автоматическое преобразование введенного значения в денежный формат.

 

Примечание. Если вы хотите получить дополнительные навыки по работе с формами, кроме изученных в этом уроке, выполните упражнения раздела «Шаг вперед». В противном случае переходите к разделу «Окончание урока».

 

Шаг вперед: некоторые приемы работы в режиме таблицы

 

В режиме таблицы на экран выводятся все ее поля и записи. При большом числе полей в окне видна только их часть, что затрудняет просмотр и корректировку данных. Такие приемы, как возможность убрать или зафиксировать столбцы при отображении таблицы на экране, упрощают работу с данными.

 

Зафиксируйте столбец

 

При просмотре правых столбцов таблицы Конфеты поле наименования может оказаться за пределами экрана, и непонятно, к какому сорту относятся видимые на экране свойства. Можно зафиксировать столбец, содержащий наименование конфет, так, чтобы он все время оставался в окне.

1. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet).

2. Прокрутите таблицу налево до первого столбца.

Если разрешение вашего экрана больше 640х480, возможно, вся таблица умещается на экране, и горизонтальная полоса прокрутки отсутствует.

Щелкните здесь для прокрутки влево

3. Щелкните на любой записи в столбце Название конфет.

4. Щелкните на команде Закрепить столбцы (Freeze Columns) в меню Формат (Format).

Правая граница столбца примет вид жирной линии. Столбец зафиксирован и будет все время оставаться на экране.

5. Выполните горизонтальную прокрутку, чтобы просмотреть поля в правой части записи, и затем прокрутите таблицу влево.

 

 

Скройте столбец

 

В режиме таблицы картинка не видна в любом случае, поэтому уберите ее поле из просмотра.

Щелкните на правой границе заголовка столбца Картинка и протащите правую границу влево за левую границу столбца. Microsoft Access «спрячет» столбец Картинка.

В меню Формат (Format) есть команда Скрыть столбцы (Hide Columns). Если щелкнуть на ней, то будет «спрятан» столбец, в котором находится курсор.

 

Восстановите скрытый столбец

 

1. Щелкните на команде Отобразить столбцы (Unhide Columns) в меню Формат (Format). Если в диалоговом окне Отображение столбцов (Unhide Columns) столбец Картинка помечен флажком (то есть не скрыт), проверьте, дотянули вы его правую границу до левой.

2. Щелкните на пункте Картинка списка столбцов, чтобы установить в нем флажок.

 

Окончание урока

 

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

 

Краткое содержание урока

 

Чтобы

Сделайте следующее Кнопка

Открыть базу

В диалоговом окне Microsoft Access дважды щелкните данных         на базе данных, которую собираетесь открыть

или

в диалоговом окне Microsoft Access дважды щелкните на Другие файлы (More Files). В диалоговом окне Открыть (Open) выберите папку, где хранится база данных, и дважды щелкните на имени базы данных

Открыть форм

В окне базы данных щелкните на вкладке Формы (Forms) и затем дважды щелкните на форме, которую нужно открыть.

Выбрать вари ант в группе вы бора

Щелкните на нужном варианте или

перемещайтесь, нажимая клавишу-стрелку, по вариантам пока не выделите нужный вариант.

Установить илb убрать флажок в поле

Щелкните в поле флажка

или

с помощью клавиши Tab переместитесь в поле флажка и затем нажмите клавишу Spacebar

Перейти к следующей записи в режиме формы

Щелкните на кнопке Следующая запись Next Record внизу формы

или

установив курсор в последнее поле формы, нажмите клавишу Tab.

Переходить от поля к полю

 

 

Щелкните на нужном поле или нажмите клавишу Тab для перехода к следующему полю или сочетание клавиш Shift+Tab, чтобы вернуться к предыдущему полю.

Перейти к предыдущей записи в режиме формы

Нажмите клавишу PageUp

или

щелкните на кнопке перехода Предыдущая запись (Previous Record) внизу формы.

Сохранить данные

Программа Microsoft Access автоматически сохраняет данные при переходе к другой записи, закрытии формы или выходе из программы.

Открыть таблицу

В других случаях можно сохранить данные, щелкнув на команде Сохранить (Save) в меню Файл (File), или щелкнув на кнопке Сохранить (Save) панели инструментов

В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы (Tables) и затем щелкните дважды на нужной таблице.

Переключаться между режимами формы и таблицы

Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем на пункте Режим таблицы (Datasheet View) или Режим формы (Form View).

Изменить высоту строки или ширину столбца

Чтобы изменить размеры строк, перетащите нижнюю границу области выделения записи. Для изменения ширины столбца перетащите правую границу области выделения поля.

Скопировать фрагмент текста из одного поля в другое

Выделите фрагмент текста. На панели инструментов щелкните на кнопке Копировать (Copy). Поместите курсор в позицию, где должен появиться текст. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).

Переместить фрагмент текста

Выделите фрагмент текста. На панели инструментов щелкните на кнопке Вырезать (Cut).

из одного поля в другое

Поместите курсор в позицию, где должен появиться текст. На панели инструментов щелкните на кнопке Вставить (Paste).

Зафиксировать столбцы

Щелкните на любой записи в столбце, который нужно зафиксировать, и затем щелкните на команде Закрепить столбцы (Freeze Columns) в меню Формат (Format).

 

 

Для получения справки о том, как

Воспользуйтесь Помощником для поиска тем

Открыть базу данных

Открытие базы данных.

Перемещаться по записям

Перемещение по записям с помощью кнопок перехода в режиме таблицы или формы.

Сохранить запись

Сохранение записи.

Открыть таблицу

Открытие таблицы.

Изменить ширину столбцов

Изменение ширины столбцов в режиме таблицы.

Спрятать столбец

Сокрытие столбцов в режиме таблицы.

Зафиксировать столбец

Закрепление и освобождение столбцов в режиме таблицы.

Скопировать или переместить фрагмент текста из одного поля в другое

Копирование и перемещение данных из одного поля в другое.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |