Имя материала: Access97 - шаг за шагом

Урок 4. расширение базы данных

 

Вы научитесь:

использовать Мастер таблиц для их создания;

добавлять записи в табличном представлении;

конструировать новую таблицу;

добавлять в таблицу поля;

задавать свойства полей;

связывать таблицы;

использовать ключи для создания связей.

 

Правильная организация данных имеет решающее значение для успешной работы с информацией, особенно, если предполагается включение в базу новых объектов. Существуют различные способы хранения информации. Так, например, можно держать семейные фотографии в коробке из-под обуви. Но удобнее поместить их в альбом и упорядочить по дате или темам.

В базе данных Microsoft Access информация организованна в виде таблиц. Данные можно выдавать на экран в разных форматах, независимо от того, где и как они хранятся. В уроке 3 «Использование форм для эффективной работы» приводится пример отображения данных с помощью формы.

В этом уроке вы узнаете, как создать таблицу, задать ее поля, добавить в нее записи, как определить, нужна ли вам новая база данных, и как установить связи между таблицами.

 

Таблицы и базы данных

 

Таблица базы данных содержит сведения по определенной теме или категории объектов. Например, таблица покупателей состоит из данных о покупателях, включая их имена, адреса и телефоны, а таблица конфет содержит наименования, состав и стоимость различных видов конфет.

База данных Microsoft Access представляет собой набор таблиц, предназначенных для хранения взаимосвязанной информации. Распределение информации по таблицам является важным этапом проектирования базы данных. Таблицы учебной базы отражают различные аспекты деятельности компании «Сластена Лили».

Вы уже имели дело с полями в уроке 1 «Ввод и просмотр данных». В этом уроке вы научитесь задавать поля таблицы и узнаете, как записи таблицы отображаются на экране.

 

Каждое поле содержит определенную характеристику объекта. В таблице базы данных полям соответствуют столбцы. Например, второй столбец таблицы Конфеты включает наименования конфет.

Запись представляет собой строку таблицы и содержит значения всех характеристик данного объекта. Для таблицы Конфеты это свойства конкретного вида конфет. В таблице Заказчики запись содержит сведения о покупателе.

 

План расширения базы данных

 

Компания «Сластена Лили» интенсивно расширяется. Число покупателей постоянно растет, и многие их них заказывают по телефону срочную доставку подарочных наборов. Чтобы соответствовать возрастающим требованиям клиентов, компания планирует увеличить объем производства и усовершенствовать методы доставки.

Узкими местами в вопросах производства и доставки являются снабжение сырьем и поиск новых фирм для транспортировки продукции. Чтобы упростить контакты с поставщиками, предполагается ввести информацию о них в базу данных компании. Для ускорения доставки принято решение воспользоваться услугами фирм, осуществляющих поставки воздушным путем.

 

Расширение базы данных с помощью Мастера таблиц

 

Мастер таблиц позволяет быстро создать новую базу данных или добавить таблицу в существующую. Если отдельные свойства создаваемого объекта не удается определить с помощью Мастера, их можно задать позже.

 

Начало урока

 

Запустите программу Microsoft Access, если она еще не загружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За дополнительной информацией об открытии базы данных обратитесь к уроку 1.

 

Создайте таблицу с помощью Мастера

 

1. В окне базы данных убедитесь, что открыта вкладка Таблицы (Tables), и щелкните на кнопке Создать (New).

Появится диалоговое окно Новая таблица (New Table).

2. В диалоговом окне Новая таблица (New Table) выделите Мастер таблиц (Table Wizard) и затем щелкните на кнопке ОК.

На экране появится первое диалоговое окно мастера Создание таблиц (Table Wizard).

3. Прокрутите список Образцы таблиц (Samples Tables) и щелкните на «Поставщики».

4. Прокрутите список Образцы полей (Samples Fields) и дважды щелкните на каждом из следующих полей чтобы переместить их в список Поля новой таблицы (Fields In My New Table):

НазваниеПоставщика (SupplierName) ОбращатьсяК (ContactName) НомерТелефона, (PhoneNumber) Факс (Fax Number) АдресЭлектроннойПочты (EmailAdress)

5. Щелкните на кнопке Далее (Next).

В поле под текстом Задайте имя для новой таблицы (What Do You Want To Name Your Table) указано имя «Поставщики». Назовите таблицу этим именем, поэтому оставьте значение в поле без изменений.

6. Убедитесь, что выбран параметр Автоматическое определение ключа (Yes, Set a Primary Key For Me), и щелкните на кнопке Далее (Next).

7. В очередном диалоговом окне появится вопрос Связана ли новая таблица с другими базами данных? (Is your new table related to any other tables in your data base?). Щелкните на кнопке Дaлee(Next), так как в учебной базе данных нет таблиц, связанных с таблицей Поставщики.

8. Выделите вариант Непосредственный ввод данных в таблицу (Enter Data Directly Into The Table) и щелкните на кнопке Готово(Пшзп). Откроется новая таблица в Режиме таблицы (Table View).

 

Ключ представляет собой одно или несколько полей, однозначно определяющих запись. Каждая запись должна иметь уникальный ключ. Проще всего задать ключ, предоставив программе Microsoft Access сделать это автоматически при создании таблицы.

 

Изменение структуры таблицы в режиме Конструктора

 

Хотя таблицу можно создать, используя как Мастер таблиц, так и Конструктор, изменить ее структуру можно только в режиме конструктора таблиц.

Таблица Поставщики, созданная с помощью Мастера, включает только основные данные о поставщиках. Добавьте в нее еще две характеристики:

срок и состав поставок.

 

Добавьте поле в режиме Конструктора

 

1. На панели инструментов щелкните на стрелке рядом с кнопкой Вид (View) и выделите Конструктор (Design View).

2. Щелкните на первой пустой ячейке в столбце Имя ПОЛЯ (Field Name), чтобы поместить в нее курсор.

3. Введите Ингредиенты и нажмите клавишу Tab. Курсор переместился в столбец Тип данных (Data Type). По умолчанию тип данных будет Текстовый (Text).

4. Нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить текстовый тип данных. Снова нажмите клавишу Enter для перехода на следующую строку.

5. Введите Срок доставки.

6. Нажмите клавишу Tab, чтобы переместить курсор в столбец Тип данных (Data Type). Щелкните на стрелке и выберите из списка значение Числовой (Number).

7. Щелкните перед последним символом имени ключевого поля КодПоставщики и замените его на «а».

Теперь ключевое поле называется КодПоставщика. Аналогичным образом можно изменить названия других полей.

8. Закройте окно таблицы Поставщики.

9. Появится сообщение с запросом, сохранить ли изменения макета или структуры таблицы Поставщики. Щелкните на кнопке Да (Yes).

 

Добавление записей в Режиме таблицы

 

Режимы таблицы для форм и таблиц очень похожи и позволяют просматривать и редактировать записи. При переключении из режима Конструктор в Режим таблицы записи упорядочиваются в соответствии со значением ключа, который представляет собой поле или комбинацию полей записи. Ключ однозначно (уникально) определяет запись. Не может быть двух записей с одинаковым значением ключа. Для данной таблицы ключом является поле КодПоставщика. Для переключения режимов просмотра воспользуйтесь кнопкой Вид на панели инструментов.

 

Добавьте записи

 

Ключ КодПоставщика имеет тип Счетчик (AutoNumber). При работе в режиме таблицы слово «Счетчик» в поле кода поставщика означает, что это поле не нужно заполнять. Программа Microsoft Access автоматически присваивает номер каждой записи, гарантируя уникальное значение этого поля. Введите информацию о поставщиках в оставшиеся поля.

 

Примечание, Программа Microsoft Access устанавливает в некоторых полях маску ввода, которая, в частности, ускоряет ввод данных. В данной таблице можно задать маску для номеров телефона и факса. Для этого в режиме конструктора щелкните на нужном поле и на вкладке Общие (General) задайте маску ввода, например, (999) 999-9999. Тогда при вводе значений вместо цифры «9» будут подставлены набираемые цифры. Иначе данные будут отображаться в таблице так, как вы их ввели.

 

1. В окне базы данных дважды щелкните на новой таблице Поставщики, чтобы открыть ее в Режиме таблицы (Datasheet View).

2. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле НазваниеПостав-щика и введите Шоколадный мир.

Как только вы начнете печатать, Microsoft Access присвоит записи код равный «I».

3. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле ОбращатьсяК и введите Бекки Рейнхарт.

4. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в поле НомерТелефона, и введите 6175555460.

Если вы задали маску ввода для этого поля, то отображение значения на экране будет соответствовать маске.

5. Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в поле Факс, и введите 6175555459.

6. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле АдресЭлектроннойПочты и введите BecaR@chocko.com.

7. Нажмите клавишу Таb для перехода в поле Ингредиенты и введите Шоколад.

8. Для завершения ввода записи нажмите клавишу Tab, чтобы перейти в поле СрокДоставки, и затем введите 5.

 

Сохраните запись

 

Сохранение изменений в записи происходит при переходе к другой записи. Слева от текущей записи находится индикатор, который принимает форму карандаша, если изменения не сохранены. Проследите за значком индикатора при переходе на другую строку таблицы.

Нажмите клавишу Tab, чтобы перейти к следующей записи.

К следующей записи можно перейти, щелкнув на ней, или нажав клавишу [v].

При переходе к следующей записи Microsoft Access автоматически сохраняет содержимое предыдущей записи, не требуя никаких действий.

 

Добавьте еще две записи

 

1. Нажмите клавишу Tab для перехода в поле Название и добавьте следующие записи в таблицу Поставщики.

При вводе данных индикатор записи принимает форму карандаша.

Название

Свежие орехи

Ароматические

ОбращатьсяК

Барни Каттер

добавки Беверли Симе

НомерТелефона

3135559987

5155559834

Факс

3135559990

5155559888

Адрес Электронной Почты

BarnyK@nuts.com

BevS@Flavorly.com

Ингредиенты

Грецкие орехи, пекан

Лимон, мята

СрокДоставки

5

7

 

2. Закройте окно таблицы Поставщики.

 

Конструирование новой таблицы

 

При проектировании таблицы прежде всего надо определить атрибуты ключа, то есть выяснить, какие элементы информации уникальны для каждой записи. Необходимо также решить, можно ли добавить таблицу к существующей базе данных или придется создавать новую. Новую базу стоит создавать в следующих случаях.

Таблица содержит большой объем информации.

Данные в таблице логически и организационно не связаны с другой информацией базы данных.

Сбор и распространение информации осуществляется через обращения к сети или каналам телекоммуникации.

 

Приступим к разработке новой таблицы

 

Компания приняла решение включить информацию транспортного отдела в существующую базу. Для этого необходимо разработать таблицу, которая должна включать, как считают сотрудники отдела, следующую информацию.

Наименование фирмы, обеспечивающей доставку, и имя сотрудника, с которым предполагается работать.

Тип перевозок (авиа или сухопутные). Откройте новую таблицу следующим образом.

1. Убедитесь, что в окне базы открыта вкладка Таблицы (Tables) и щелкните на кнопке Создать (New).

2. В диалоговом окне Новая таблица (New Table) убедитесь, что выделен Режим таблицы (Table View) и щелкните на кнопке ОК.

На экране появится пустая таблица, состоящая из 20 столбцов и 30 строк.

 

Как присвоить имена полям

 

Каждому столбцу таблицы соответствует определенное поле записи. Чтобы добавить поле, нужно заменить стандартное имя столбца на название поля. Рекомендуется выбирать названия полей так, чтобы они отражали

характер содержащихся в них данных. При сохранении таблицы Microsoft Access удаляет лишние (не переименованные) столбцы.

Присвоив имена полям, можно вводить информацию в таблицу. Microsoft Access автоматически создает подходящий тип и формат данных. Тип данных определяет, какие данные могут содержаться в поле, а формат отображения указывает, как они будут выводиться на экран или печать. При создании таблицы с помощью Мастера таблиц тип данных и формат вывода задаются по выбранным из списка полям образца.

В таблице, приведенной ниже, показаны примеры полей, их типы данных и допустимые значения.

 

Поле

Тип данных

Допустимые значения

Фамилия

Текстовый (Text)

Гамильтон

Цена

Денежный (Currency)

16.89

Количество

Числовой (Number)

500

 

Тип данных обеспечивает дополнительный контроль информации при вводе, так как накладывает ограничения на вводимые значения. Например, нельзя ввести рисунок или текст в поле с числовым типом данных.

Теперь можно приступить к определению полей таблицы. Позже, после сохранения таблицы Microsoft Access создаст ключ из одного или нескольких полей базы, уникальный для каждой записи. В данном случае в поле ключа будет храниться код транспортной компании.

 

Присвойте имя полю

 

Дважды щелкните на заданном по умолчанию имени поля Поле (Field1) и затем введите Транспортная компания.

Наименование поля может содержать до 64 символов, включая пробелы, знаки препинания (кроме точки, восклицательного знака и квадратных скобок).

 

 

Назовите другие поля

 

Зададим названия остальным полям таблицы.

1. Дважды щелкните на имени поля Поле2 (Field2) и затем введите Авиадоставка.

2. Поместите указатель на разделительную линию между полями Авиадоставка и ПолеЗ. Когда указатель примет форму двухголовой стрелки, дважды щелкните кнопкой мыши.

Ширина столбца изменится по длине наименования поля.

3. Дважды щелкните на имени поля ПолеЗ (Field2) и затем введите Адрес.

4. Аналогичным образом введите следующие поля:

Город

Штат

Почтовый индекс

5. Измените ширину столбцов, как вы это сделали в шаге 2.

Таблица должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.

Поле Авиадоставка может принимать только два значения: «Да» или «Нет». Значение «Да» означает доставку по воздуху, «Нет» - по суше, и будет предполагаться по умолчанию. После ввода нескольких записей Microsoft Access присвоит полю определенный тип данных на основании введенных значений. В режиме Конструктор тип данных можно будет изменить.

2. Введите Нет в поле Авиадоставка.

3. Введите следующие значения для полей этой записи:

 

Адрес (улица)

410 Роуз-стрит

Город

Чикаго

Штат

Иллинойс

Почтовый индекс

45123

 

4. Добавьте еще две записи в таблицу.

 

Транспортная компания

Серые гуси

Ночной пегас

Авиадоставка

Да

Нет

Адрес (улица)

410 Роуз-стрит

100 Даун-стрит

Город

Даллас

Нью-Йорк

Штат

Техас

Нью-Йорк

Почтовый индекс

8654

12378

 

5. Щелкните дважды на правой границе заголовка столбца Адрес, чтобы увеличить его ширину до размера максимального поля данных в столбце.

Ваша таблица будет выглядеть как на следующем рисунке.

 

Сохраните таблицу

 

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение (Save As).

2. В поле Имя таблицы (TableName) введите Доставка и затем щелкните на кнопке ОК.

Появится сообщение с вопросом, хотите ли вы создать ключ для таблицы. Ключи обеспечивают эффективную работу с записями таблицы, поэтому их следует создавать для каждой таблицы.

3. Щелкните на кнопке Да (Yes). Microsoft Access создаст ключ и сохранит таблицу под именем Доставка.

4. Дважды щелкните на имени Код в заголовке столбца ключевого поля, чтобы выделить его. Введите Код доставки и нажмите клавишу | Enter |. Поле ключа теперь называется Код доставки.

5.Закройте таблицу.

 

Создайте форму для ввода данных

 

Хотя информацию можно непосредственно вносить в таблицу, в большинстве случаев это делается с помощью форм. Спроектированная надлежащим образом форма облегчает ввод данных и обеспечивает их правильность. Если не требуется никакого специального форматирования или контроля данных, можно создать основу формы с помощью функции Автоформа.

1. В окне базы данных выделите таблицу Доставка.

2. Щелкните на стрелке кнопки Новый объект (New Object) и выберите пункт Автоформа (AutoForm). Microsoft Access создаст форму.

3. Щелкните на команде Сохранить (Save as) в меню Файл (File).

4. Убедитесь, что слово «Доставка» выделено в поле Имя формы (New Name). Щелкните на кнопке ОК.

5. Закройте созданную форму Доставка.

 

Управление данными через свойства полей

 

Свойства полей определяют, как Microsoft Access хранит, обрабатывает и выдает на экран содержащуюся в них информацию. Например, чтобы числа отображались на экране в виде процентов, необходимо в свойстве Формат поля задать значение Процентный.

Каждому типу данных соответствует различный набор свойств. Поля с Текстовым или Числовым типом данных имеют, например, свойство Размер поля, определяющее максимальный размер данных, которые могут в них храниться. Поля с логическим типом данных не имеют этого свойства, так как длина таких полей фиксированная.

Свойство Тип элемента управления позволяет устанавливать флажок для полей, принимающих значения Да или Нет. Значительно проще пометить поле флажком, чем вводить значение. В следующем упражнении вы определите поле Авиадоставка как флажок, изменив значение этого свойства.

 

Задайте свойства поля

 

1. Убедитесь, что открыта вкладка Таблицы (Tables), и дважды щелкните на таблице Доставка.

2. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и затем выберите режим Конструктор.

3. Щелкните в любом месте строки для поля Авиадоставка.

Свойства этого поля появятся в области Свойства поля (Field Properties) в нижней части таблицы.

4. В области Свойства поля (Field Properties) щелкните на вкладке Подстановка (Lookup).

На вкладке Подстановка (Lookup) появится свойство Тип элемента управления (Display Control), имеющее по умолчанию значение Поле (Text Box).

 

Чтобы быстро получить исчерпывающую информацию о данном свойстве щелкните на соответствующем ему поле и нажмите клавишу

 

5. Щелкните на свойстве Тип элемента управления (Display Control) и затем щелкните на стрелке, которая появится в правой части поля. Выберите из списка пункт Флажок (Check Box).

Если для типа элемента управления задан Флажок, в таблице и всех созданных на ее основе формах в данном поле появится флажок.

6. Переключитесь в Режим таблицы (Table View), чтобы убедиться, что в поле Авиадоставка появился флажок. В ответ на запрос Microsoft Access, будете ли вы сохранять таблицу, щелкните на кнопке Да (Yes).

7. Закройте окно таблицы Доставка.

 

Как связать новую таблицу с базой данных

 

При расширении базы данных необходимо понимать, как новая таблица будет взаимодействовать с другими таблицами базы. Создание таблицы является первым шагом в процессе включения в базу дополнительной информации. Для полной совместимости данных необходимо также задать отношения между таблицами.

Существует два основных способа связать данные: с помощью полей подстановки и путем определения связей в диалоговом окне Схема данных. В последнем случае связи носят более постоянный характер и обеспечивают больший контроль над взаимодействием таблиц.

 

Взаимосвязь данных

 

Обратитесь к уроку 5 «Обеспечение надежности баз данных» за дополнительными сведениями о ключах записей.

Microsoft Access работает с реляционными базами данных, которые получили широкое распространение, благодаря способности объединять информацию из разных таблиц. Создав таблицы и определив ключи для каждой из них, можно задать взаимосвязи, которые позволяют извлекать данные из нескольких таблиц и помещать их в одну форму, отчет или запрос.

В Microsoft Access есть два типа взаимосвязей: отношение «один-к-одному» и отношение «один-ко-многим», которое является более распространенным. В последнем случае одной записи таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. Например, один заказчик может сделать много заказов. Значит, одна запись в таблице Заказчики, называемой главной таблицей, будет связана со множеством записей в таблице Заказы, которая называется связанной.

Наименования полей, через которые устанавливается связь таблиц, могут быть различны, но тип содержащихся в них данных должен совпадать, а числовые поля должны иметь одинаковый размер.

 

Примечание. Существуют исключения из правила об обязательном совпадении типа данных для связующих полей. Например, поле типа Счетчик (Increment AutoNumber) можно связать с числовым полем, имеющим в свойстве Размер (Field Size) значение Длинное целое (Long Integer).

 

Если задано отношение «один-к-одному», то одной записи в главной таблице соответствует одна запись в связанной таблице. Такой тип связи используется реже. Например, можно создать таблицу, содержащую рецепты конфет, каждая запись которой будет связана с одной записью в таблице Конфеты. Так как эта информация редко используется, нет смысла добавлять новые поля в таблицу Конфеты, увеличивая тем самым ее размер и усложняя работу с ней.

 

Примечание. Помимо прочего, установление связей обеспечивает целостность информации в базе данных. Например, вы не сможете ввести заказы для несуществующих заказчиков. За более подробной информацией по этому вопросу обратитесь к разделу «Что означает целостность данных» справки по Microsoft Access.

 

Установление сложных связей

 

Связи между таблицами можно легко задать с помощью Мастера подстановки. Однако его возможностей недостаточно в следующих случаях:

если требуется обеспечить целостность данных;

когда ключ содержит более одного поля;

если нет прямой связи между двумя таблицами.

В этих ситуациях следует создавать связи в окне Схема данных, которое позволяет связывать поля с разными именами и видеть общую картину отношений между таблицами базы.

Прежде чем приступить к определению связей в окне Схема данных, нужно убедиться, что связываемые таблицы содержат поля с одинаковым типом данных. Если таких полей нет, необходимо добавить их в таблицу. Связь задается для ключа главной таблицы и поля связанной таблицы, которое называют внешним ключом.

 

Определив связи между двумя таблицами, нельзя модифицировать или удалять поля, на которых базируются данная связь, не удалив ее прежде.

 

Включите таблицы в окно Схемы данных

 

Таблица Транспортные услуги содержит тарифы на перевозки. Таблица Доставка представляет собой список транспортных фирм. Одной записи в таблице Доставка соответствуют несколько записей в таблице Транспортные услуги, так как размер тарифа зависит не только от фирмы, но и от пункта назначения. Это пример отношения один-ко-многим, в котором таблица Доставка является главной. Связь между этими таблицами устанавливается через поле Код доставки.

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Схема данных (Relationships). Откроется окно Схема данных (Relationships).

 

Примечание. Для данного упражнения окно схемы данных должно быть пустым. Если это не так, на панели инструментов щелкните на кнопке Очистить макет (Clear Layout). Или щелкните на команде Очистить макет (Clear Layout) в меню Правка (Edit). Затем щелкните на кнопке Да (Yes).

 

2. На панели инструментов щелкните на кнопке Добавить таблицу (Show Table). Появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

Можно также щелкнуть на команде Добавить таблицу (Show Table) в меню Связи (Relationships).

3. На вкладке Таблицы (Tables) выделите таблицу Доставка и щелкните на кнопке Добавить (Add).

4. Выделите таблицу Транспортные услуги и щелкните на кнопке Добавить (Add). В окне Схема данных (Relationships) отобразятся обе таблицы со списками полей.

5. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) щелкните на кнопке Закрыть (Close).

 

Создайте связи между таблицами

 

1. Перетащите поле Код доставки из таблицы Доставка на поле Код доставки таблицы Транспортные услуги.

Когда вы отпустите кнопку мыши, появится диалоговое окно Связи (Relationships). Убедитесь, что связующие поля указаны для обеих таблиц. Если это не так, то щелкните в ячейке под названием таблицы, затем щелкните на стрелке, чтобы выбрать из списка нужное поле.

2. Щелкните на кнопке Создать (Create).

Тонкая линия соединит связующие поля двух таблиц. Эта связь будет существовать, пока вы ее не удалите. Окно Схема данных должно выглядеть как на следующем рисунке.

3. Закройте окно Схема данных (Relationships).

При закрытии окна появится сообщение с запросом, хотите ли вы сохранить изменения макета Схема данных (Relationships). Ответ на этот вопрос влияет только на графическое отображение в окне Схема данных (Relationships). Все созданные связи хранятся в базе данных.

4. Щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить макет в окне Схема данных (Relationships).

В следующий раз окно Схема данных (Relationships) будет выведено в том виде, в котором вы его сейчас сохранили.

 

Удалите и восстановите связи между таблицами

 

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Схема данных (Relationships) для просмотра сохраненной схемы данных.

2. Щелкните на линии между таблицами Доставка и Транспортные услуги. Линия станет толще.

3. Нажмите клавишу [Delete"), чтобы удалить связь. Появится сообщение, запрашивающее подтверждение удаления.

4. Щелкните на кнопке Да (Yes). Microsoft Access сотрет линию между таблицами. Они больше не связаны.

5. Перетащите поле Код доставки из таблицы Доставка на это же поле в таблице Транспортные услуги и затем щелкните на кнопке Создать (Create) диалогового окна Связи (Relationships), чтобы снова создать связь.

6. Закройте окно Схема данных (Relationships).

 

Как создать связи с использованием составных ключей

 

Ключ таблицы может состоять из одного или нескольких полей. В последнем случае ключ называют составным. Если главная таблица имеет составной ключ, то необходимо установить связь между всеми полями ключа с соответствующими полями связанной таблицы.

Рассмотрим это на примере таблиц Транспортные услуги и Заказы. Эти таблицы связаны отношением один-ко-многим. Таблица Транспортные услуги является главной. Ее ключ состоит из двух полей. Чтобы связать доставку с заказом, Microsoft Access должен обеспечить совпадение двух полей, потому что заказ включает ссылку на фирму-перевозчика и пункт назначения.

 

Свяжите составной ключом со связующими полями

 

В следующем упражнении создайте отношение между таблицами Транспортные услуги и Заказы так, чтобы обеспечить автоматический доступ к данным по тарифам перевозок при работе с таблицей Заказы.

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Схема данных (Relationships). Откроется окно Схема данных (Relationships) со схемой в том виде, как вы ее сохранили.

2. На панели инструментов щелкните на кнопке Очистить макет (Clear Layout), чтобы освободить рабочее пространство. Отношения в базе при этом не изменяются.

3. Щелкните на кнопке Да (Yes).

4. На панели инструментов щелкните на кнопке Добавить таблицу (Show Table), чтобы открыть диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

5. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) поочередно выделите и добавьте таблицы Транспортные услуги и Заказы. Закройте диалоговое окно Добавление таблицы.

6. В окне Схема данных (Relationships) перетащите поле Код доставки из таблицы Транспортные услуги в таблицу Заказы. Когда вы отпустите кнопку мыши, появится диалоговое окно Связи (Relationships). Убедитесь, что поле Код доставки указано для обеих таблиц. Если это не так, то щелкните в ячейке под названием таблицы, затем щелкните на стрелке, чтобы выбрать из списка нужное поле.

7. Щелкните в ячейке под полем Код доставки для каждой таблицы, затем щелкните на стрелке, и выберите поле Штат/Провинция получателя.

8. Щелкните на кнопке Создать (Create).

Окно Схема данных (Relationships) отобразит связи между двумя таблицами. Линии связей видны лучше, если отодвинуть таблицу Транспортные услуги дальше от таблицы Заказы и увеличить размеры таблиц так, чтобы оба связующих поля были видны без прокрутки. Можно отодвинуть и другие таблицы на схеме.

9. Закройте окно Схема данных (Relationships). Щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на запрос, хотите ли вы сохранить изменения макета.

Поскольку таблицы теперь связаны, Microsoft Access может извлекать данные из обеих таблиц.

 

Посмотрите, как работают заданные связи

 

Связав таблицы Доставка и Транспортные услуги и таблицы Транспортные услуги и Заказы, посмотрим, как работают установленные отношения, когда нужно получить данные из нескольких таблиц.

Информацию из таблиц можно извлекать с помощью фильтра или запроса. При работе с фильтрами задается критерий выбора данных из одной таблицы. Запрос дает возможность использовать связи между таблицами для получения информации из двух и более таблиц. В следующем упражнении вы создадите запрос для просмотра данных из трех связанных таблиц.

Обратитесь к уроку 7 «Построение запросов» за дополнительной информацией о создании запросов.

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Запросы (Queries), чтобы вывести список запросов и затем щелкните на кнопке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый запрос (New Query).

2. В диалоговом окне Новый запрос (New Query) щелкните дважды на пункте Простой запрос (Simple Query Wizard). Откроется диалоговое окно Создание простых запросов (Simple Query Wizard).

3. В списке Таблицы /Запросы (Tables/Queries) выберите Таблица:3а-казы. Затем в списке Доступные поля (Available Fields) щелкните дважды на пункте Код заказа, чтобы добавить его в список Выбранные поля (Selected Fields).

Диалоговое окно Создание простых запросов выглядит как на следующем рисунке.

4. В список выбранных полей добавьте поле Транспортная компания из таблицы Доставка и поле Тарифы из таблицы Транспортные услуги.

Программа Microsoft Access использует созданные вами связи, чтобы объединить таблицы в запросе.

5. Щелкните на кнопке Далее (Next).

6. Убедитесь, что выбран вариант Подробный (вывод каждого поля каждой записи) (Detail (Shows Every Field Of Every Record)) и щелкните на кнопке Далее (Next).

7. Введите Запрос о доставке в качестве заголовка, убедитесь, что выбран вариант Открытие результатов выполнения запроса (Open The Query To View Information) и щелкните на кнопке Готово (Finish).

В окне запроса появятся связанные данные из всех трех таблиц.

8. Закройте окно запроса.

Microsoft Access автоматически сохраняет запрос, и его наименование (заголовок) появится в списке запросов в окне базы данных.

 

Шаг вперед: изменение свойств полей и построение фильтра

 

Свойства полей существенно влияют на работу с данными. В этом упражнении вы узнаете, как задавать свойства полей, фильтровать записи и отображать их в режиме таблицы.

 

Задайте свойства полей

 

Свойства полей можно определить таким образом, чтобы они соответствовали установленным в компании правилам. Допустим, что заказы разрешается принимать, только когда известен код заказчика. Чтобы обеспечить обязательное заполнение этого поля при вводе заказа, следует воспользоваться свойством Обязательное поле.

1. В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы (Tables), чтобы вывести список таблиц.

2. Выделите таблицу Заказы и затем щелкните на пункте Конструктор (Design).

3. Выделите поле Код заказчика.

4. В области Свойства поля (Field Properties) щелкните на свойстве Обязательное поле (Required). В поле появится стрелка.

5. Щелкните на стрелке в поле свойства и выберите из ниспадающего списка Дa (Yes).

Если для свойства Обязательное поле установлено значение Да, то при попытке оставить его пустым выдается предупреждение. Нельзя добавить запись, не заполнив Код заказчика.

 

Создайте фильтр для таблицы

 

С помощью фильтров можно ограничить количество записей, которые выдаются на экран в режиме таблицы. Это простой способ отбора нужных записей. Отфильтруйте таблицу заказов, чтобы вывести только те из них, которые поступили 14 ноября 1996 года.

1. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите Режим таблицы (Datasheet View).

2. Щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на запрос, хотите ли вы сохранить таблицу Заказы, и затем щелкните на кнопке Да (Yes) еще раз, чтобы проверить данные на соответствие новому правилу.

3. Щелкните на кнопке Изменить фильтр (Filter By Form), чтобы вывести окно Заказы:фильтр (Filter By Form).

4. Щелкните в поле Дата заказа и затем щелкните на появившейся в нем стрелке, чтобы вывести список значений даты.

Выдаются все возможное значения этого поля.

5. Прокрутите список вниз и выделите значение «14.11.96». Значение #14.11.96# будет введено в качестве критерия.

6. Щелкните на кнопке Применить фильтр (Apply Filter).

В таблице будут представлены только заказы, поступившие 14 ноября 1996 года.

7. Щелкните на команде Сохранить (Save) в меню Файл(П1е).

8. Закройте таблицу Заказы.

 

Окончание урока

 

1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Microsoft Access, щелкните на команде Выйти (Exit) в меню Файл (File).

 

Краткое содержание урока

 

Чтобы

Сделайте следующее

Создать таблицу

В окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы (Tables) и затем щелкните на кнопке Создать (New). Выберите Мастер таблиц (Table Wizard) и следуйте его указаниям

или

в окне базы данных щелкните на вкладке Таблицы (Tables) и затем щелкните на кнопке Создать (New). Выберите Режим таблицы (Datasheet View) и щелкните на кнопке ОК. Замените заданные по умолчанию имена полей на ваши, введите данные для нескольких записей и сохраните таблицу.

Добавить записи в таблицу

Выведите таблицу на экран в Режиме таблицы (Datasheet View) и заполните поля записи.

Добавить поле в таблицу

В режиме Конструктор (Design) в первой пустой строке в столбце Имя поля (Field name) введите имя поля. Выберите тип данных из ниспадающего списка в столбце Тип данных (Field Type).

Задать свойства поля

В верхней части окна Конструктора (Design view) щелкните на строке, которая соответствует нужному полю. Затем задайте свойства поля в области окна Свойства поля (Field Properties).

Получить справку по любому свойству поля

Щелкните на свойстве и затем нажмите клавишу F11.

Изменить имя поля

Выделите таблицу в окне базы данных и затем откройте ее в режиме Конструктора (Design view). Измените название поля в столбце Имя поля (Field name).

Создать столбец подстановки

Откройте таблицу, содержащую столбец подстановки. Щелкните на команде Столбец подстановок (Lookup Column) в меню Вставка (Insert). Следующие шаги проделайте в Мастере подстановок (Lookup Wizard).

Создать связь между таблицами

На панели инструментов щелкните на кнопке Схема данных (Relationships), чтобы открыть окно Схема данных (Relationships), и затем щелкните на кнопке Добавить таблицу (Show Table). В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) выберите главную таблицу на вкладке Таблицы (Tables) и щелкните на кнопке Добавить (Add). Выделите связанную таблицу и щелкните на кнопке Добавить (Add). Закройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table). В окне Схема данных (Relationships) перетащите общее поле из главной таблицы в связанную. В диалоговом окне Связи (Relationships) щелкните на кнопке Создать (Create).

Удалить связь между таблицами

Откройте окно Схема данных (Relationships). Щелкните на линии, соединяющей таблицы, нажмите клавишу | (Delete) и затем щелкните на кнопке Да (Yes).

Создать составной ключ

Откройте таблицу в режиме Конструктора (Design view). Выделите поля, которые должны быть включены в составной ключ. Щелкните на кнопке Ключевое поле (Primary Key).

 

 

Для получения справки о том, как

Воспользуйтесь Помощником для поиска тем

Создать таблицу

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 |