Имя материала: Бухгалтерское дело

Автор: Н.Л. Маренков

5.3. документооборот материально-производственных запасов

В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны отражаться в бухгалтерском учете на основании первичных документов.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы), код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание, измерители (в натуральном и денежном выражении) хозяйственной операции/наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки. Данные документы должны быть составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Доверенность — право выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, от-

 

95

пускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Оформляется в одном экземпляре бухгалтером и выдается под расписку работнику организации.

Выдачу доверенностей регистрируют в журнале учета выданных доверенностей. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого она выписана. Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным бухгалтером организации, оформляется приказом. Срок выдачи доверенностей, как правило, не может превышать 15 дней. Однако в исключительных случаях доверенность может быть выдана на календарный месяц. Если доверенное лицо лишают права получения материальных ценностей по доверенностям, срок действия которых не истек, то доверенности подлежат изъятию у этого лица, о чем поставщик товарно-материальных ценностей должен быть немедленно поставлен в известность.

Допускается регистрация доверенностей в специальном журнале «Учет выданных доверенностей», имеющем следующие реквизиты: номер доверенности, дату выдачи, срок действия/ должность и фамилию лица, которому выдана доверенность, наименование поставщика, номер и дату наряда или извещения, расписку лица, получившего доверенность, отметку о выполнении поручения по выданной доверенности.

Книга доверенностей и журнал «Учет выданных доверенностей» хранятся у лица, ответственного за их регистрацию. По журналу регистрации доверенностей бухгалтерия организации присваивает доверенности порядковый номер (начиная с 1 января), следит за использованием доверенности, делает соответствующие отметки о доставке материальных ценностей на склад или об аннулировании доверенности, если она возвращается в бухгалтерию организации без использования. По окончании года такие доверенности подлежат уничтожению с составлением об этом соответствующего акта.

Не разрешается отпускать товарно-материальные ценности, если доверенность имеет нарушения в порядке заполнения; не предъявлен паспорт, указанный в доверенности; пришло сообщение об аннулировании доверенности.

Главный бухгалтер организации обязан обеспечить: . 

■ контроль за соблюдением правил оформления, выдачи и регистрации доверенностей;

■ инструктаж лиц, получающих доверенности, о порядке представления бухгалтерии документов о выполнении поручений по доверенности;

96

■ контроль за использованием (неиспользованием) доверенностей, осуществляемый на основе приходных документов (приходных ордеров, приемных актов и т. п.). Приходный ордер применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков или из переработки. Он составляется в одном экземпляре материально ответственным лицом в день поступления ценностей на склад на их фактически принятое

количество.

В приходном ордере бухгалтер должен проверить: К правильность оформления документа (наличие всех подписей, заполнение необходимых реквизитов, отсутствие исправлений или их подтверждение соответствующими должностными лицами); Ш соответствие указанных в приходном ордере сведений первичному учетному документу, на основании которого он

составлен; Ш правильность подсчета количества и сумм в первичном учетном документе, на основании которого составлен приходный ордер;

■          правильность подсчета количества и сумм в итоговой стро-

ке приходного ордера.

Первичные учетные документы, которыми оформлено поступление материальных ценностей на склад организации, являются единственным основанием для принятия этих операций к учету. На основании этих документов составляются регистры аналитического и синтетического учета (отчеты о движении материалов, ведомости, журналы-ордера и т. п.) и делаются записи на счетах бухгалтерского учета:

■          Дебет 10-1 Кредит 60 — учтены поступившие материалы

(без НДС);

■          Дебет 19 Кредит 60 — учтен НДС по приобретенным мате

риалам.

Акт о приемке материалов применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика. Составляется также при приемке материалов, поступивших без документов. Акт является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику или отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт в двух экземплярах составляется членами приемочной комиссии с обязательным участием материально ответственного

            97

лица и представителя отправителя (поставщика) или незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр — в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику.

На основании акта соответствующие сведения заносятся в регистры учета проводками:

Дебет 10-1 Кредит 60 — отражается стоимость поступивших материалов (без НДС);

Дебет 19 Кредит 60 — отражается НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 60 — отражается сумма выявленной недостачи (включая НДС);

Дебет 60 Кредит 19 — восстанавливается НДС по недостающим материальным ценностям.

Лимитно-заборная карта применяется при наличии лимитов отпуска материалов, потребляемых при изготовлении продукции, а также контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада. Лимитно-заборная карта выписывается в двух экземплярах на одно наименование материала. Один экземпляр до начала месяца передается структурному подразделению — потребителю материалов, другой — складу. Отпуск материалов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем структурного подразделения своего экземпляра лимитно-заборной карты. Материалы отпускаются по лимитно-заборным картам только из соответствующего склада строго в пределах потребляемого количества. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных материалов, после чего выводит остаток лимита по номенклатурному номеру материала. В лимитно-заборной карте структурного подразделения — потребителя материалов расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель структурного подразделения.

Для сокращения числа первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета материалов (форма № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитно-заборных карт, выписываемых в одном экземпляре. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель структурного подразде-

98

ления при получении материалов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.

По лимитно-заборной карте также ведется учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускаются только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Лимит изменяется теми же липами, которым предоставлено право его установления.

Лимитно-заборные карты склад сдает в бухгалтерию после использования лимита.

Требование-накладная применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а другой — принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую из производства остатков неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Накладную подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя ценностей и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов.

Накладная на отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов и других документов по предъявлении получателем ценностей доверенности, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр накладной передают складу для оформления отпуска материалов, второй — получателю материалов. При отпуске материалов самовывозом накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если материалы отпускались на условиях их последующей оплаты.

При отпуске материалов на сторону на основании накладной соответствующие сведения заносятся в регистры учета проводками:

■ Дебет 62 (76) Кредит 91 — отражается договорная стоимость реализуемых материальных ценностей (включая НДС);

            99

■          Дебет 91 Кредит 68 (76) — отражается НДС, полученный

(подлежащий получению) от покупателя;

Ш Дебет 91 Кредит 10 — списывается стоимость реализуемых материалов;

■          Дебет 91(99) Кредит 99 (91) — отражается финансовый

результат от реализации.

Карточка учета материалов применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке делают на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

В документах, форма которых не предусмотрена в типовых альбомах и утвержденных организацией самостоятельно, должны содержаться все обязательные реквизиты, предусмотренные пунктом 13 Положения по ведению бухгалтерского учета.

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 |