Имя материала: Теория бухгалтерского учета

Автор: Булатов Михаил Алексеевич

6.4.  автоматизированная форма  учета

 

Развитие вычислительной техники привело к возникно- вению  в период  после  1960 г. автоматизированной формы бухгалтерского учета.  Высокая скорость работы  электронно- вычислительных машин сделала возможным быстрое  преоб- разование записанной на магнитных носителях информации Журнала учета хозяйственных операций  (в той  или  иной  его форме) в Книгу  Журнал-Главная,  оборотную ведомость и ба- ланс.   Это  позволило снизить трудоемкость работ, выполняе- мых в конце  отчетного периода по составлению баланса.

За  40 лет своего  развития в прошлом веке  автоматизиро- ванная форма  учета прошла два этапа:   неполная автоматиза- ция  учета (обсчет  отдельных показателей на машиносчетных станциях), полная автоматизация учета (обсчет  всех показа- телей вплоть до получения баланса  непосредственно на пред- приятии). Неполная автоматизация охватывает  период  при- мерно  с 1961 по  1980 гг., полная — с 1981 по настоящее время.

 

 

 

 
В   рамках    периода  полной   автоматизации   примерно   с г. выделилась отдельнымнаправлением  уче-

та с  помощью программ составления электронных таблиц.   В

1986 г. появилась наиболее удачная  по сравнению с предшест- вующими версия  номер  2.01 программы «Lotus  1-2-3»1,О   на позволяла вводить  Журнал  учета хозяйственных операций и на его основе  рассчитывать оборотную ведомость и баланс.

За прошедшие годы это  направление притерпело измене- ния.   Современные  программы  (Excel   97  для  Windows  95  и Excel  2000)  позволяют создавать  в одном  файле  не  одну, а 255 таблиц.   Количество строк  в каждой  таблице  может  составлять

65536.   Изобразительные  возможности этих  программ сильно

изменились и  позволяют воспроизводить точную  форму  лю-

 

 

 
Булатов МА  Решение бухгалтерских задач  на персональном ком-

пьютере: Практическое пособие. М.: Радио и связь, 1995.

177

бого  первичного документа. Однако организация всех стадий вычислительного   процесса   с   помощью  электронных  таб- лиц — дело трудоемкое, требующее  хороших  знаний как бух- галтерского учета, так и техники работы  с конкретной про- граммой.  Поэтому с  помощью  электронных таблиц   прово- дится   неполная  автоматизация  учета  на  больших   предпри- ятиях, либо  полная на малых предприятиях, где учет ведется  с разделением труда  между   1-3   бухгалтерами.

Развитие традиционного направления автоматизации уче- та путем создания автоматизированных информационных систем  (АИС)  охватило  все уровни  предприятий:

АИС  бухучета для  малых  предприятий, АИС  бухучета для  средних  предприятий, АИС  бухучета для  крупных предприятий,

•                       АИС  корпоративного уровня  (КИС) , включающие кроме подсистем   бухгалтерского  учета   подсистемы  управленче- ского  учета,  рабочие   места  руководителей подразделений, подсистемы  вспомогательных  цехов  и  отделов   (экспеди- ция, транспорт, отдел кадров, охрана, архив).

КИ С — информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее вла- дельцем  или  соглашением участников1.

Практически на каждом уровне можно  выделить универ- сальные  и  отраслевые АИС.   Отраслевые АИС,  созданные  с учетом  отраслевой специфики,  например, аптек, школ, жи- лищных кооперативов,  войсковых частей,  зачастую  являются настолько узкоспециализированными, что не могут быть применены в других отраслях  экономики.

На  каждом  уровне   существуют  локальные (одиночные) и сетевые  АИС.  Установка нескольких одиночных АИС  еще  не

гарантирует  возможности   объединения   их   информации   в

 

 

 
1 Федеральный закон РФ  от 10.01.2002  г. №  .   «Об электронной цифровой подписи» (статья 3).

178

один  общий баланс. Если  это так, то каждому  бухгалтеру при- ходится работать отдельно. Эффективность автоматизации в этом  случае  заключается в возможности создания на  каждом рабочем месте  присущих ему первичных документов и реест- ров для передачи в центральную бухгалтерию. Такая  автома- тизация получила название «лоскутной», так как  она  к тому же обычно охватывает не  все рабочие места  бухгалтеров.

Сетевые АИС  предполагают объединение компьютеров в сеть (обычно предлагается сеть с выделенным сервером - главным компьютером в сети, на котором ведется  общая  база данных  бухгалтерских проводок)  и установку той  или  иной сетевой  операционной системы, а лишь  затем  применение сетевой  версии АИС  ведения бухгалтерского учета.

Например, в качестве дешевого решения проблемы учета на  малых  предприятиях  21  января  1999  г.  компании  IBM, Marvel,   Microsoft  и   «1С»   представили  совместный  проект

«Отличный сервер  для  главного бухгалтера».   В рамках  проек- та предлагалась совместная покупка компонентов для  созда- ния  5  компьютерных рабочих  мест  в составе   комплекта под названием «lC:IBM:Microsoft ByxServer-SQL 3000»:

сервер  IBM  Netfmity 3000 по цене  3290 долларов;

Microsoft  Back  Office   Small   Business   Server  4.0  (5  user  Kit)

по  цене   1850 долларов (сетевая операционная  система на

5 пользователей);

 

 

 

 

 

 
•                       SQL.   Бухгалтерский учет» по це- не 960 долларов.

Суть проекта состояла в том, что вместо  6100 долларов покупателю предлагалось выплатить за комплект всего  3490 долларов1.

Для  предприятий всех  уровней  получили распростране- ние   «вертикальные» АИС,  которые  предполагают  передачу

накапливающейся в них информации в той  или  иной  элек-

 

 

 
Журнал «ИнфоБизнес», 02.02.1999 г., №  3, С.  5.

 

 

179

тронной форме  (в виде  файлов на дискетах, в виде  файлов по модему  или  выделенному каналу  связи) в АИС  вышестоящих организаций (например, магазин — торговый центр  — прав- ление  холдинга; буровая  установка — экспедиция — террито- риальное управление — Газпром).  Вертикальные АИС  обыч- но  имеют   отраслевую   специфику.  Поэтому их  созданием и распространением занимаются  организации,  близкие  к той или  иной  отрасли  экономики. Они  образуют локальный ры- нок программного обеспечения для отраслей  экономики.

Универсальные  АИС   бухгалтерского  учета  для   предпри- ятий  всех уровней   имеют  схожую  структуру  (схема  38).   Исто- рически первой  была немного звенная структура, обработка информации в которой сводилась к регистрации проводок в Журнале   хозяйственных операций,  сводке  данных  в  оборот- ную ведомость и трансформации их в баланс.

По  мере развития возможностей вычислительной техники и  программного обеспечения структура  усложнилась.

Прежде   всего  выделим звено  для  формирования первич- ных документов: приходных и расходных  кассовых ордеров, платежных поручений,  счетов,  накладных и других.  Понятно, что  в  разных  АИС число  документов может  быть  неодинако- вым также  как  и механизм извлечения данных  из  них для  бух- галтерских проводок.  Например, для  «1С:  Бухгалтерия.  Базо- вая версия. Типовая конфигурация. Версия  7.7» после  форми- рования кассового ордера  на экране появляется запрос  о том, следует ли  провести документ.  Утвердительный  ответ  приводит к проводке. Но такой  порядок работы  в этой  программе суще- ствует далеко  не для  всех  первичных документов,  перечислен- ных в пункте  главного меню  «Документы».  После  создания не- которых  из них вопрос  о необходимости проводки не  появля- ется  на экране. Документ может  быть  отпечатан и существует  в системе.  Но  для  включения его данных  в баланс  неискушен- ному в настройке системы бухгалтеру приходится делать от- дельную  проводку  в Журнале  хозяйственных операций.

180

С возникновением этого звена появились и новые  про- блемы.   Например,  не  все  системы позволяют изменять лю- бые данные  кассового ордера  после  проводки.  Очевидно, что не  все  проводки имеют  под  собой  утвержденные формы пер- вичных документов.  Поэтому в каждой  АИС  существуют  свои собственные формы некоторых документов.

 

 

 
Документы (приходные и расходные кассовые накладные, счета-фактуры,

платежные поручения и т.д.)

Схема  38. Автоматизированная форма учета

 

Для  единообразного отражения данных  всех документов с целью    осуществления   проводок   пришлось   создать    некий универсальный документ,  включающий в  себя  только   необ- ходимые  для  проводок данные   — дату, счет по дебету, счет по кредиту,  сумму  и некоторые другие  (свои  у каждого  разработ- чика АИС).   Этот документ можно  назвать  мемориальным ор- дером,  так  как  он   имеет   сходное   назначение.   Обычно  его можно  отпечатать, но  его форма  в каждой  бухгалтерской про- грамме  индивидуальна. Название такого  документа также  ин-

181

 

 
в каждой  программе.  В  программе  «1С:  Бухгал-

терия»  он называется «проводка». «Проводка» не может со- держать  больше, чем  одну  пару счетов,  один  счет по  дебету и один счет по кредиту.  Понятно, что «проводка» в отличие  от расходного кассового ордера, на основании которого она сформирована, не содержит, например, фамилии лица, полу- чившего деньги,  как  не  содержит и  много  другой  информа- ции, имеющейся на бланке  ордера.

«Проводки» могут иметь  два состояния — проведенные и непроведенные.  Возможность существования непроведенных

«проводок» позволяет  бухгалтеру  отложить решение  о  их про- ведении. Документы, на основании которых сформированы непроведенные «проводки», называются отложенными. С другой  стороны,  можно   заранее создать  несколько докумен- тов, которые неизбежно понадобятся в будущем, но не про- водить  их до наступления необходимой календарной даты.

Существование «проводок» как концентрированной, вы- бранной из  разнотипных документов однотипной  информа- ции  позволяет объединять их в  «операции». Операция -  со- вокупность проводок. Кроме перечня проводок, она  включа- ет  их  номера,  отражающие  последовательность их  соверше- ния, общую дату, общую СУММУ И название операции. Конеч- но, у разных  разработчиков АИС  «операции»  могут  иметь  не только  иное  название, но и другие дополняющие перечень проводок характеристики.

Уже  в момент  своего  создания многие   (если  не  все)  доку- менты   получают   автоматически  (наглядно  или   неявно  для пользователя)  или   позволяют  ввести   вручную   на  том   или ином   уровне    (документ,  «проводка»,  «операция»)  признак отнесения их к определенному журналу  (или  сразу к несколь- ким  журналам).  Поэтому возможность формирования журна- лов  для   неподготовленного  пользователя  ограничена  лишь перечнем  их   названий  в   меню   программы   (пункт    меню

«Журналы»   в  «1С:   Бухгалтерии»),  да  необходимостью  задать

182

интервал дат, за который происходит выборка информации в журнал.  Сформированный журнал можно  отпечатать,  а в не - которых АИС  и сохранить для повторного  обращения  к нему без повторной  выборки документов  из общей базы данных.

Номенклатура и формы журналов далеко не всегда совпа- дают с имеющимися в ОКУД,  к которым  бухгалтера привык- ли при осуществлении  учета без применения ЭВМ.  Понятно, что  при  объединении   в  журнал  разнородных  документов   в журнале оказывается лишь самая общая информация — на- звание  и дата документа.

При формировании журналов  происходит  простая  выбор- ка из  базы данных документов  тех или  иных параметров  каж- дого документа.   Поэтому  с точки  зрения  обработки  инфор - мации этот процесс отличается тем, что разработчик обычно предоставляет в распоряжение пользователя  разнообразные средства для уточнения  параметров  выборки.

Отчеты,  как и журналы,  формируются  на основании  пер- вичных документов.  Однако  их формирование предполагает обработку информации по определенным алгоритмам.  На- пример, для создания оборотной ведомости требуется сумми- рование  информации оборотов  по каждому счету.

В  практике   создания  АИС  бухгалтерского  учета разработ- чики делят отчеты на внутренние,  т.е. создаваемые для внут- реннего использования на предприятии, и внешние,  предна- значенные  для передачи в другие организации.  Внешние  отче- ты имеют утвержденную  вышестоящими организациями фор- му.  Однако  алгоритм  расчета  каждого  показателя   отчета  каж- дому разработчику приходится  создавать самостоятельно.   Вот почему на российском  рынке  АИС столь популярны  програм- мы фирмы  «1С» являющейся  дочерним  предприятием Госком- стата РФ  и разрабатывающей для него  альбомы  форм  первич- ной учетной документации.

Приобретая  программу каждый пользователь надеется, что заложенные  в нее  алгоритмы  расчетов  всех отчетных показате-

183

лей являются правильными и актуальными на современную отчетную   дату.   В  случае   использования  программы  фирмы

«1С»   это   достигается  бесплатным  распространением   новых версий  «Типовой конфигурации»  (документы,  например,  но- вая  форма  кассового ордера  в  1999 г.) и «Форм»  (отчеты).

Развитие АИС  бухгалтерского учета не сводится к совер- шенствованию и расширению числа звеньев  обработки ин- формации от документа к отчету.  Ведь в бухгалтерии имеется разделение труда.  Было  бы неправильно устанавливать на каж- дое рабочее  место сверхсложную полнофункциональную  про- грамму.   Это  потребовало бы  значительных затрат  на  повыше- ние  квалификации бухгалтера  и техническое оснащение рабо- чего места.  Поэтому многие  АИС  имеют  подсистемы, которые ориентированы  на   отдельные  рабочие    места   бухгалтеров    в рамках их специализации внутри  бухгалтерии. Это кассовые операции, расчет заработной платы, учет основных средств, расчетные операции, складские операции и т.д. Такие  подсис- темы можно  назвать подсистемами аналитического учета, хотя фактически реализованные в них функциональные возможно- сти нередко превышают требования аналитического учета.

Подсистемы  могут  не   содержать  механизма  осуществле- ния  проводок. Однако обычно  они строятся также  на основа- нии  первичных документов.  Информация  документов обоб- щается  и с той  или  иной  периодичностью передается в глав- ную подсистему. В главной  подсистеме на основании этой информации осуществляются проводки.

Такая  организация движения информации позволяет разгрузить   главную    подсистему   от  детальной  аналитиче- ской  информации. Это значительно ускоряет время  со- ставления  отчетов   и  журналов   в  главной   системе.  Но,   с другой стороны, отсутствие  детальной информации анали- тического характера   может  не  позволить создавать   некото- рые   виды    отчетов,   базирующиеся   на   обработке   именно этой  информации. Ведь часть информации находится в главной  системе,  а часть  осталась  в подсистеме.

184

Связь   подсистем  с  главной   системой  на  уровне   «опера- ций»  может  существовать и  на уровне  «проводок»,  и  на уров- не «отчетов».  Причем одновременно, т.е. одна информация передается на уровне  «проводок», другая, — на уровне  «опе- раций», третья  — на уровне  «отчетов».  Неподготовленному пользователю   бывает    особенно  трудно    выявить  как   сами уровни, так и номенклатуру и объемы  передаваемой между подсистемами  информации.   Взаимодействие  подсистем  — это  та область  работы  программы,  которая обычно   наиболее слабо  освещается в документации по программе.

 

 
зрения обобщения данных документов первично-

го  учета  АИС   имеют   недостатки.  При   автоматизированной форме  учета оборотная ведомость формируется на  основании первоначальных записей  о  бухгалтерских операциях  в  Жур- нале   учета  хозяйственных  операций.   Поэтому  бухгалтер   не имеет  промежуточных итогов  работы  над  ней,  которые ранее появлялись в результате  группировки и обобщения операций на  отдельных участках   бухгалтерии.  Однако  эти  итоги   необ- ходимы для  составления отчетности и анализа деятельности предприятия.  В результате  единый процесс бухгалтерской ра- боты  разделился  на  две  задачи,  решаемые  отдельно   друг  от друга.  С  одной  стороны, по всем  операциям составляется ба- ланс, с другой  стороны, по  некоторым данным составляется отчетность.

В  результате   выделения  проблемы  составления  отчетно- сти из единого  учетного  процесса в самостоятельную задачу увеличилась вероятность возникновения  ошибок  в  отчетно- сти.  Ошибки могут возникнуть, в частности, вследствие вютючения в тот или  иной  отчет не  всех сумм  отдельных опе- раций, которые должны  быть в нем учтены.

 

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 |