Имя материала: Бухгалтерский и налоговый учет на малом предприятии

Автор: Ендовицкий Д.А.

3.2. содержание экономической информации в формах внутренней отчетности

Внутренняя отчетность представляет собой систему сбора информации, предназначенной для управленческих нужд организации, в денежном и натуральном измерении о фактах хозяйственной деятельности, оказывающих влияние не только на финансовые, но и на производственные показатели. Основной целью составления такой отчетности является удовлетворение информационных потребностей внутрифирменного управления путем предоставления данных, позволяющих наряду с оценкой и контролем уже свершенных фактов, разрабатывать прогноз и план функционирования всего субъекта в целом, его структурных подразделений, либо отдельных направлений деятельности.

К сожалению, в отечественной практике деятельности субъектов малого предпринимательства, механизм принятия управленческих решений на основе показателей внутренней отчетности, специально разработанной для нужд предприятия, не задействован. Но, учитывая тот факт, что информация, содержащаяся в типовых формах бухгалтерской отчетности малых предприятий, направлена в основном на удовлетворение интересов внешних пользователей отчетности, особую актуальность в виде важнейшего источника сведений, удовлетворяющего потребности внутренних пользователей, приобретает система внутренней отчетности этого предприятия. Говоря о важности и необходимости разработки и составления внутренней отчетности для субъектов малого предпринимательства, следует учитывать комплекс проблем:

внутренняя отчетность малого предприятия не регламентируется какими-либо нормативно-правовыми актами, что вполне объяснимо, так как — это внутреннее дело каждого предприятия. Более того, Законом «О бухгалтерском учете» (ст. 10, п. 4) предусматривается, что «содержание... внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной» [8]. В связи с тем что внутренняя отчетность носит конфиденциальный характер, имеющиеся формы такой отчетности у какого-либо предприятия не доступны постороннему пользователю, что, на наш взгляд, отчасти сдерживает долее активное ее распространение;

содержание внутренней отчетности, ее состав, сроки представления должны определяться самим малым предприятием, что, к сожалению, в связи с ограниченностью финансовых возможностей у субъекта на практике осуществляется нечасто;

как правило, малые предприятия имеют незначительный штат работников, зачастую выполняющий множество смежных, необходимых для обеспечения производственного процесса или решения вопросов взаимодействия с внешними государственными и иными административными органами, обязанностей, что обязать имеющихся работников вести внутреннюю отчетность или взять для этого дополнительного работника, зачастую не представляется возможным;

4) как мы отмечали во второй главе нашей работы, практически все малые предприятия уже вынуждены вести двойной учет для целей бухгалтерского учета и налогообложения, поэтому для внутренней (реальной) отчетности почти не остается ресурсов.

Тем не менее мы убеждены, что эффект от применения системы внутренней отчетности субъектом малого предпринимательства для разработки и принятия управленческих решений, а также обеспечения контроля за их выполнением превышает все понесенные затраты. С целью разработки системы внутренней отчетности малому предприятию необходимо обеспечить выполнение следующих задач:

определить принципы построения внутренней отчетности с учетом собственной специфики производственно-финансовой деятельности и потребностей групп пользователей;

отразить алгоритм формирования показателей для составления внутренней отчетности (учитывая авторские предложения);

рекомендовать формы внутренней отчетности для малых предприятий.

По мнению значительной части специалистов в области внутренней отчетности, для обеспечения основной цели ее составления отчетность должна удовлетворять следующим требованиям.

Целесообразность. Необходимо, чтобы информация, обобщаемая во внутренних отчетах, соответствовала тем задачам, ради которых она была подготовлена. В противном случае она приведет к принятию ошибочного решения.

Объективность. Внутренние отчеты не должны содержать субъективного мнения и предвзятых оценок, ошибок в подборе показателей, степень погрешности в отчетах не должна мешать разработке обоснованных выводов.

Оперативность. Отчетность должна представляться к сроку, когда она является своевременной и необходимой для принятия решений.

Краткость. Отчетность не должна содержать излишней, избыточной информации для оперативного осмысления ее содержания и выработке алгоритма управленческих действий.

Сопоставимость отчетности заключается в возможности оценивать отчетную информацию о работе разных центров ответственности. Отчетность должна быть также сопоставима с ранее разработанными прогнозными документами, сопоставимость в необходимых случаях обеспечивается соответствующими корректировками этих документов.

Адресность. Внутренняя отчетность должна быть представлена конкретному ответственному руководителю и другим заинтересованным лицам при условии обеспечения установленной конфиденциальности.

Экономичность. Издержки на составление внутренней отчетности, как считает В.Ф. Палий [147. С. 63], и с этим нельзя не согласиться, должны быть сопоставимы с эффектом от использования полученной управленческой информации.

Кроме этих основных перечисленных выше требований, важно отметить и некоторые иные, без соблюдения которых нельзя говорить о решении задач, поставленных перед управлением. С учетом этого можно попытаться адаптировать некоторые существующие общие требований составления бухгалтерской, или финансовой, отчетности к особенностям малого предпринимательства и выделить новые, характеризующих специфику этого вида бизнеса.

Одним из существенных требований внутренней отчетности является требование точности. Понятие «точность» не отождествляется с абсолютной точностью или истинностью. Точность следует понимать в том смысле, что правила отражения хозяйственных операций объективно или субъективно поддаются проверке. В то же время для управленческой информации весьма актуально требование быстроты ее представления главным потребителям. И здесь возникает некоторое противоречие, погоня за безусловным соблюдением принципа точности при подготовке отчетности приводит неизбежно к замедлению скорости ее предоставления. Поэтому, на наш взгляд, при формировании внутренней отчетности субъектом малого предпринимательства соответствие принципу точности менее актуально для конкретных центров ответственности, нежели для отчетности всей организации, а выполнение требования быстроты представления информации — наоборот, так как, дождавшись точной информации, можно опоздать воспользоваться ею для оперативного принятия решения.

Внутренняя информация должна быть уместной, если она влияет на формирование мнения пользователей, давая им возможность оценивать прошлые, настоящие и будущие события, а также подтверждать или корректировать имеющиеся оценки.

Соблюдение требования достаточности необходимо для исключения дополнительных запросов непосредственно в ходе принятия объективных управленческих решений, что существенно сокращает трудозатраты и ведет в свою очередь к сокращению финансовых расходов, но в то же время и по этой же причине отчеты не должны быть перегружены излишней информацией.

Требование надежности информации действует в случае отсутствия существенных ошибок и искажений и тогда, когда пользователи могут положиться на нее как на представляющую правдиво то, что она либо должна представлять, либо от нее обоснованно ожидается, что она будет это представлять. Скорее всего информация должна быть достаточно точной для определенной цели, полная надежность по отношению, например, к прогнозируемым процессам вряд ли возможна. Комментируя содержание этого принципа, следует отметить, что для представителей американской системы учета, например, важна личная точка зрения на конкретную ситуацию независимого и свободного бухгалтера-профессионала. Если, по его мнению, трактовка факта, изложенная в первичном документе, инструкции и даже GAAP, не позволяет добиться истинного и беспристрастного отражения этой хозяйственной ситуации в бухгалтерском учете, то бухгалтер вправе зафиксировать эту ситуацию так, как считает нужным, сделав заметку в пояснительной записке к бухгалтерскому учету [88. С. 23]. Но такой подход совершенно несвойственен контипентально-европейской школе, в том числе России, где практика учета регулируется законодательно. Поэтому вновь возникает противоречие между желанием сделать отчетность, с одной стороны, реальной, с другой — достоверной. Следует разделять два самостоятельных понятия: «верность» (правдивость) бухгалтерской отчетности и ее «реальность». Можно определить правдивость (достоверность) отчетности как соответствие ее действующим предписаниям бухгалтерского законодательства, а реальность отчетности — как соответствие ее реальному положению дел, т.е. финансовому состоянию организации. Пользователю отчетности необходимо различать, что на практике отчетность конкретной организации должна быть достоверной, но при этом она никогда не может быть реальной. Один и тот же факт хозяйственной жизни может быть отражен в учете, во-первых, с помощью нескольких методов (при подготовке бухгалтерской отчетности — методы ведения учета ограничены общепринятыми принципами, при подготовке внутренней отчетности ограничений практически нет); во-вторых, в различном временном аспекте (бухгалтерская отчетность — это прошлое, внутренняя отчетность — будущее). Отсюда вытекает один из центральных информационных парадоксов бухгалтерского учета: бухгалтерский учет нельзя понять из него самого [101. С. 37].

Анализируя принципы составления внутренней отчетности, выделенные различными авторами применительно именно к внутренней отчетности, и примененные к ней требования финансовой отчетности, описанные нами выше, можно сказать, что совокупность этих принципов определяет содержание показателей экономической информации внутренней отчетности. При этом ни одно из перечисленных требований не затрагивает структуру форм внутренней отчетности. В связи с этим мы считаем возможным выделить принцип, способствующий достижению целей внутренней отчетности в малом бизнесе — принцип доступности форм отчетности. Это связано с тем, что каждая форма отчетности должна быть наглядна, расположение и подача информации доступны для восприятия каждому заинтересованному пользователю, обеспечивая оперативное и объективное принятие управленческих решений в субъектах малого бизнеса. Принцип доступности реализуется через признаки, определяющие формы внутренней отчетности, которые представлены на рис. 3.2.

КЛАССИФИКАЦИОННЫЕ ФОРМЫ ВНУТРЕННЕЙ ОТЧЕТНОСТИ

По содержанию внутренняя отчетность подразделяется:

на комплексный итоговый отчет (представляется за месяц, квартал, полгода, год), содержит информацию для общей экономической оценки и контроля финансово-хозяйственного состояния организации;

тематические отчеты формируются по мере необходимости по ключевым показателям (недопоставки по заказам, объем продаж, график производства продукции (выполнения работ, оказания услуг и др.);

аналитические отчеты составляются по запросу руководителя организации либо управляющего персонала и содержат информацию, раскрывающую причины и следствия результатов по отдельным аспектам деятельности предприятия.

По уровням управления целесообразно выделить:

оперативные отчеты, представляющиеся на нижнем уровне управления (в структурных производственных подразделениях малого предприятия, если таковые имеются), содержат подробную информацию для принятия текущих решений и составляются еженедельно или даже ежедневно;

текущие отчеты, содержащие агрегированную информацию для среднего уровня управления с ежемесячной периодичностью составления;

сводные отчеты предназначаются для высшего управленческого персонала организации, принимающего стратегические решения и осуществляющего общий контроль организации и (или) действий управленческого персонала, и составляются с периодичностью от месяца до квартала либо по выполнению конкретного задания или заказа.

По объему информации внутренние отчеты, на наш взгляд, логично классифицировать как:

сводки, формирующие исходные данные и позволяющие их агрегировать, периодичность из составления может варьироваться от одного дня до недели и месяца;

итоговые отчеты, которые составляются за месяц и обобщают информацию о контролируемых показателях либо по итогам завершения задания или выполнения заказа;

общие (сводные) отчеты, формирующие информацию не менее чем за месяц и позволяющие систематизировать информацию в целом по организации.

По нашему мнению, внутренняя отчетность может быть представлена:

в табличной форме, что является традиционной формой составления отчетности, с приложением комментариев по раскрытию тех или иных показателей;

графическая форма внутренней отчетности, которая, с одной стороны, является достаточно зрелищной, с другой стороны, как правило, в ней отражаются состояние и динамика лишь ограниченного числа показателей, иначе форма рискует оказаться перегруженной цифровым материалом и потерять наглядность;

применение текстовой формы целесообразно, когда объем цифровой информации незначителен, но существует необходимость в аналитическом комментарии представляемых показателей.

Необходимость наличия подготовленной информации внутренней отчетности для проведения экономического анализа в целях оперативного контроля деятельности организации и выработки прогнозных тактических или стратегических решений предопределяет выделение принципа пригодности для анализа и оперативного контроля.

В современных условиях специальные налоговые режимы, особенно УСНО, оказывают значительное влияние на специфику формирования показателей, характеризующих деятельность малых предприятий, а также на состав группы заинтересованных пользователей внутренней учетной информацией и, как следствие, на направления ее представления (рис. 3.3).

Рис. 3.3. Основные направления представления форм внутренней отчетности в малых предприятиях

Как мы отмечали в первой главе нашей работы, в малом бизнесе зачастую инвесторами, учредителями, участниками выступают руководители малого предприятия. Такое объединение интересов в одном лице двух основных внешних (инвесторы и их представители, учредители, участники) и внутренних пользователей (руководство) накладывает отпечаток на содержание и характер восприятия потребляемой ими информации.

Собственники организаций, активно пользуясь результатами финансового анализа бухгалтерской отчетности, основываются на результатах управленческого учета и устанавливают цели на определенную перспективу и приоритетность решения задач для их достижения. Руководители организаций решают вопросы управления предприятием не столько на основе информации, содержащейся в бухгалтерской отчетности, сколько на неофициальных данных сводной внутренней отчетности, что делает ее особо актуальной.

Руководители структурных подразделений малых предприятий, как правило, используют внутреннюю сводную информацию только в той части, которая находится в зоне ответственности их лично или возглавляемых ими единиц согласно должностным инструкциям. При выполнении конкретных задач руководители всех уровней вынуждены согласовывать свои действия с другими структурными подразделениями организации для обеспечения скоординированных действий по управлению предприятием как единым комплексом.

Менеджерам требуется внутренняя текущая информация для оперативного решения тактических задач на среднем управленческом уровне в соответствии с полученным заданием, самостоятельно определяя график и последовательность их выполнения.

Наиболее низкий уровень по иерархии управления состоит из прочих работников малого предприятия, которые, как правило, самостоятельно не принимают управленческих решений, но тем не менее нуждаются во внутренней оперативной информации на своих местах. Что объясняется тем, что от достижения поставленных целей перед конкретным работником или его коллективом могут зависеть уровень доходов работников, степень их загруженности, мотивация труда.

Внутренняя отчетность, как мы уже отмечали, носит конфиденциальный характер, и ее содержание не подлежит публичному распространению. Информация о субъекте, доступная всеобщему обозрению, содержится в бухгалтерской отчетности, но, учитывая тот факт, что малые предприятия, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от представления бухгалтерской отчетности, у определенной категории внешних пользователей образуется информационный вакуум в отношении этого предприятия. Например, кредитные учреждения (банки) при предоставлении кредитных средств вынужденно становятся потребителями именно внутренней отчетности субъектов малого бизнеса в случае применения ими упрощенной системы налогообложения.

Определяя состав лиц, заинтересованных во внутрифирменной информации, можно сделать вывод о невозможности удовлетворения их интересов едиными формами отчетности, в связи с этим требования отдельных пользователей будут выполняться по мере последовательного формирования и систематизации учетных сведений (рис. 3.4).

Иерархия, приведенная на рис. 3.4, выстроена таким образом, чтобы обеспечить принятие оперативных решений на более низких уровнях на основании максимального количества предоставленной первичной информации путем простого ее накопления. По мере повышения уровня в иерархии управления объем первичной несистематизированной информации сокращается, уступая место сводным аналитическим показателям, а значимость принимаемых решений увеличивается. На высшем уровне управления разрабатываются стратегические прогнозы и определяется тактический механизм их реализа

ции. Стратегическая задача любой организации — увеличение доходности бизнеса либо путем увеличения объемов продаж, либо за счет сокращения издержек. Как правило, для решения этой задачи акцент ставится на величине себестоимости, объемах продаж и полученной прибыли по видам продукции и деятельности, а также на размере затрат на оплату труда работников. Требования такого рода предопределяют необходимость разработки соответствующих форм внутренней отчетности.

Для проведения анализа и принятия управленческого решения по производству и себестоимости продукции (выполнению работ, оказанию услуг) нами предлагается Отчет о производстве и себестоимости продукции (работ, услуг) (приложение 25). Отчет предоставляет возможность сформировать экономическую информацию за конкретный период времени по каждому виду выпускаемой продукции (выполненным работам, оказанным услугам) в малых предприятиях независимо от применяемого налогового режима, за исключением организаций торговли. Предлагаемая форма заполняется на основании сведений бухгалтерского учета, которые представлены счетом 20 «Основное производство». Продукция (работы), находящиеся на стадии незавершенного производства (работ), в предлагаемую форму не включаются. Оптимальным является то, что в составе предоставляемых сведений в едином отчете содержатся показатели о величине затрат, о производственной себестоимости в целом на продукцию (работы, услуги) и их расшифровка на единицу. При этом суммы общих затрат и себестоимости могут разниться на величину остатков незавершенного производства, или перераспределением затрат в связи с возможным одновременным выходом нескольких видов продукции (основной, побочной) из конкретного сырья. В этом случае при представлении информации должна делаться специальная оговорка. Помимо этого сведения, содержащиеся в Отчете о производстве и себестоимости продукции (работ, услуг), могут быть востребованы для принятия решения по оптимизации ассортимента выпускаемой продукции (видам работ и услуг), по возможностям производства с учетом загруженности мощностей, по изысканию путей сокращения затрат.

Для определения и анализа прибыльности конкретных видов продукции (работ, услуг) и производства в целом целесообразно использовать Отчет о реализации продукции, товаров (работ, услуг), приведенный в приложении 26. Предлагаемый отчет возможен к применению малыми предприятиями, осуществляющими различные виды деятельности, в том числе предприятиями торговли. Информация, содержащаяся в форме, получается путем систематизации показателей, находящих отражение в аналитических регистрах бухгалтерского учета (счет 90 «Продажи»), а также использования внесистемной оперативной информации. Отчет о реализации продукции, товаров (работ, услуг) позволяет, помимо показателей объема реализации, полной себестоимости, выручки от реализации и прибыли (убытка), контролировать сроки продажи партий продукции и товаров (выполнения работ, оказания услуг) и осуществлять расчет уровня рентабельности (окупаемости). То есть в ходе принятия управленческих решений представляется возможность определить, в течение какого срока реализо-вывалась продукция (товары), выполнялись работы или оказывались услуги и какой доход получила организация, тем самым классифицируя продукцию, товары (работы, услуги) на трудно- и быстрореализуемые с высоким или низким уровнем рентабельности. Полученная информация обеспечит соответствующую тактику поведения на рынке.

Существенный удельный вес в структуре затрат на производство и реализацию продукции составляют расход на оплату труда и отчисления на социальные нужды. Для контроля структуры себестоимости по этому показателю предлагается использовать в деятельности малых предприятий Отчет о численности и заработной плате работников, представленный в приложении 27. Исходной информацией для заполнения формы являются данные бухгалтерского учета, отражаемые по счетам 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» и 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Кроме того, Отчет позволяет контролировать структуру персонала предприятия по соответствующим категориям: работники основного производства (постоянные и временные), работники торговли (постоянные и временные), служащие (руководители и специалисты) и работники, занятые прочими видами деятельности. По каждой категории приводится размер начисленной заработной платы и приходящихся на нее отчислений на социальные нужды, что позволяет анализировать размер средней заработной платы по группам работников.

В целом следует отметить, что вопросы составления внутренней отчетности в субъектах малого предпринимательства на уровне официальной нормативной базы не регулируются. На наш взгляд, общественным организациям, может быть, таким, как Институт профессиональных бухгалтеров России, или иным заинтересованным и компетентным формированиям, целесообразно представлять и обобщать опыт наиболее успешных хозяйствующих субъектов в области организации и ведения внутренней отчетности. Внедрение положительных разработок в этой области управленческого процесса оказало бы несомненную помощь субъектам малого предпринимательства в поиске внутренних резервов повышения эффективности бизнеса и стимулировало бы развитие малого предпринимательства в России, значимость роли которого для нашей страны была рассмотрена нами в первой главе работы. Мы предприняли попытку с целью устранения имеющихся пробелов предложить ряд мероприятий по адаптации некоторых общих требований составления бухгалтерской отчетности к внутренней отчетности малых предприятий; классификация принципов построения внутренней отчетности нами дополнена следующими принципами: принцип доступности форм отчетности и принцип пригодности для анализа и оперативного контроля. Кроме того, нами сформулирована последовательность формирования информации для целей составления внутренней отчетности с выделением оперативного, тактического и стратегического уровней и в этой связи определена группа пользователей. Мы также разработали формы внутренней отчетности, которые могут быть использованы на тактическом и стратегическом уровнях: Отчет о производстве и себестоимости продукции (работ, услуг), Отчет о реализации продукции, товаров (работ, услуг) и Отчет о численности и заработной плате работников. Предлагаемые отчеты позволяют принимать объективные управленческие решения на основании той или иной представляемой в формах информации.

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |