Имя материала: Бухгалтерский учет

Автор: В. М. Швецкая

2.4. учет расчетов с подотчетными  лицами

 

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организа- ций  возникает потребность в использовании наличных денежных средств  для расчетов  с работниками по командировкам, выдачи  им средств  на  представительские цели, для  покупки товаров  в других организациях или  у физических лиц, а также  на иные  хозяйствен- но-операционные нужды.

При  выдаче денежных средств  организация обязана:

1.  Определить сумму  подотчетных средств  и срок, на  который она выдается.

2.  Получить от подочетного лица  отчет о расходах  в срок  не по- зднее  трех рабочих  дней  по истечении срока, на который вы- даны  средства.

3.  Выдавать  денежные средства  работнику под  отчет  при  усло- вии полного отчета им по ранее  выданным авансам.

4.  Запретить передачу  подотчетных денежных средств  от одного работника другому.

54        Раздел II. финансовый учет

 

Бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами по выдан- ным  наличным денежным средствам ведется  организацией на  ак- тивно-пассивном,  сальдовом, расчетном счете  71  «Расчеты  с под- отчетными лицами». Счет 71 «Расчеты  с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов  с работниками по суммам, выдан- ным им под отчет на административно-хозяйственные и операци- онные  расходы.  На выданные под отчет суммы  счет 71 дебетуется  в корреспонденции со счетами  учета денежных средств.  На израсхо- дованные подотчетными лицами суммы  счет 71 кредитуется в кор- респонденции со счетами, на которых учитываются затраты  или при- обретенные ценности.  Остатки подотчетных сумм, не  возвращен- ные  работниками в установленные сроки,  отражаются по  кредиту счета  71  и дебету  счета  94  «Недостачи и  потери  от порчи  ценнос- тей».  Эти  суммы  списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (т. е. удержаны  из оплаты  труда ра- ботника) или 73 «Расчеты  с персоналом по прочим операциям» (ког- да они  не могут быть удержаны  из оплаты  труда работника). Анали- тический учет по  счету 71  ведется  по  каждой  сумме, выданной под отчет.

 

2.4.1. БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИПАМИ ПО СЛУЖЕБНЫМ КОМАНДИРОВКАМ

Бухгалтерский учет расчетов  с подотчетными лицами по  выдан- ным  наличным денежным средствам ведется  организацией на счете

71  «Расчеты  с подотчетными лицами». При  этом  на  сумму денеж- ных средств, выданных под отчет, делается  запись:

Д-тсч.  71, К-тсч. 50.

Для целей  налогообложения размер  отдельных видов команди- ровочных расходов  принимается в пределах  установленных законо- дательством норм.

Состав  затрат, включаемых в командировочные расходы, а также предельные их размеры, принимаемые при налогообложении при- были, определяются Министерством финансов России (по загранич- ным  командировкам — по  согласованию с Министерством иност- ранных  дел России).

В состав расходов по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого  помещения;

• по бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

Учет денежных средств  и расчетных операций   55

 

• по проезду к месту командировки и обратно, к месту постоян- ной  работы  в размере  стоимости проезда  воздушным, желез- нодорожным и автомобильным транспортом общего  пользо- вания  (кроме  такси);

•                       по уплате страховых  платежей по государственному обязатель- ному  страхованию пассажиров на транспорте;

• по  оплате  сборов  за предварительную продажу  билетов  (про- ездных  документов);

• по оплате расходов за пользование в поездах постельными при- надлежностями;

• суточные  за время нахождения в командировке (при  одноднев- ных командировках в пределах  России право работника на су- точные  определяет руководитель организации);

• по возмещению расходов  на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Для командировки работнику оформляется командировочное удо- стоверение.

По возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней представить руководителю организации для утверждения аван- совый  отчет с приложением командировочного удостоверения и до- кументов, подтверждающих достоверность произведенных расходов. По  утверждении отчета руководителем он  передается в бухгалтерию для  отражения в бухгалтерском учете используемых сумм.

Порядок учета расходов  по служебной командировке для целей налогообложения имеет  следующие особенности:

• налогооблагаемая прибыль корректируется (уменьшается) на сумму превышения применяемой в организации нормы суточ- ных (фактических расходов)  над ее размером, установленным Минфином России. При  этом  сумма  превышения суточных, выплаченная командированному работнику,  подлежит обло- жению  налогом на доходы  физических лиц;

• сумма  расходов  работника по оплате  услуг по  найму  помеще- ния  при отнесении на затраты  подлежит уменьшению на сум- му НДС, приходящуюся на них, при  наличии счета-фактуры;

• расходы  по  найму  жилого  помещения принимаются для  це- лей налогообложения прибыли предприятия без ограничений, в полном объеме, по фактическим расходам, подтвержденным документами.

56                                                                                          Раздел II. Финансовый учет

 

Пример

ООО «Полет» 1.02 направило Семенова С. В. в командировку сроком на

14 дней. Цель командировки — заключение договора о поставке сырья. ООО

«Полет» установило, что суточные для командировок по России составля- ют 150 рублей в день. Перед командировкой  Семенов получил из кассы

9100, в том числе суточные 2100 руб. (14 дн. х 150 руб.). После возвраще- ния из командировки Семенов С. В. представил авансовый отчет, автобус- ные билеты на проезд туда и обратно стоимостью 300 руб., счет гостиницы на сумму 5600 руб. и счет-фактуру. В бухгалтерском учете ООО «Полет» будут сделаны проводки:

Д-т 71 К-т 50 — 9100 руб. — выдан аванс на командировочные расходы; Д-т 26 К-т 71 — 2100 руб. — в расходы включены суточные;

Д-т 26 К-т 71 — 300 руб. — в расходы включены затраты на проезд;

Д-т 26 К-т 71 — 4746 руб. (5600 - 5600 х 18\% : 118\%) — в расходы вклю- чены затраты на проживание без НДС;

Д-т 19 К-т 71 — 854 руб. — учтен НДС по проживанию согласно счету- фактуре.

В налоговом учете в состав расходов войдут суточные в пределах норм, установленных Правительством РФ — 1400 руб. (14 дн. х 100 руб.).

Из денег, выданных под отчет, работник не израсходовал: 9100 руб. -

- 5600 руб. - 2100 руб. - 300 руб. = 1100 руб.

Д-т 50 К-т 71 — 1100 руб. — возвращена в кассу неиспользованная сум- ма аванса.

С суточных, превышающих 100 руб. в день, необходимо удержать налог на доходы физических лиц:

Д-т 70 К-т 68 — 91 руб., т. е. (2100 - 1400) х 13\% — удержан налог на доходы со сверхнормативных суточных.

 

Нормы возмещения работнику командировочных расходов на территории РФ в 2007 г.

 

Виды выплат

Нормы возмещения расходов в сутки

Оплата найма жилого помещения:

• по фактическим расходам, под- твержденным документами

 

По фактическим расходам, подтвер- жденным документами

Суточные (за каждый день нахождения

в командировке) для целей налогообложе- ния

100 руб.

 

Наряду с командировочными расходами работники  организации могут получать в кассе  наличные денежные средства  на хозяйствен- но-операционные расходы, на представительские нужды.

Учет денежных средств и расчетных операций    5 7

 

2.4.2. УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ ПО ХОЗЯЙСТВЕННО-ОПЕРАЦИОННЫМ РАСХОДАМ

Под хозяйственно-операционными понимаются расходы работ- ников  на  покупку  в установленных пределах  товаров,   включая   оп- лату  ГСМ,   на  оплату  работ  и  услуг.  При  этом  необходимо учиты- вать,  что:

• наличные денежные средства  выдаются  работникам в размере

10-дневной потребности и на срок  не более  15 рабочих  дней;

• платежи  наличными производятся в пределах лимита, установ- ленного  Банком России для расчетов  наличными между юри- дическими лицами, — 10 000 руб.;

• лимит устанавливается на один  платеж,  под которым  понима- ется  платеж  по  одному  документу  или  платеж  в день  по  не- скольким документам;

• при  покупке  у физического лица  сделка  оформляется догово- ром  купли-продажи,  который содержит  данные   физического лица  — продавца товара;

• при покупке  сельхозпродукции у населения составляется за- купочный акт,  который должен  содержать  обязательные рек- визиты  (паспортные данные,  местожительство продавца,  на- именование продуктов  и т. п.).

 

Дебет Кредит

 

С дебета счета 71 в кредит счетов

С кредита счета 71 в дебет счетов

К-т

Д-т

 

50

Выдано под отчет из кассы на хозяйственные нужды или на командировочные расходы

Использование подотчетных сумм на приобретение сырья и материалов

 

10

 

50

Возврат подотчетному лицу перерасхода согласно утверж- денному авансовому отчету

Списание расходов по коман- дировке на общехозяйствен- ные расходы

 

26

 

 

51

 

Перечисление подотчетных сумм с расчетного счета

Подотчетные суммы, использо- ванные на покрытие расходов, связанных с реализацией про- дукции

 

 

44

 

52

Получение для командировки валютных средств

Взнос неиспользованных подот- четных сумм

 

50

 

55

Оплата подотчетных сумм чеками

Возмещение долга по подотчет- ным суммам

 

70

5 8       РазделII.Финансовый учет

 

Нарушение указанного правила может привести к уплате организа- цией  штрафа в двукратном размере суммы произведенного платежа.

При  этом  в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-тсч.  71, К-тсч. 50 - выданы денежные средства  под отчет;

Д-т сч.  10, 19, 20, 26 и др., К-т  сч.  71 -

оприходованы ценности или  списаны расходы  согласно утверж- денному отчету  и предъявленным приходным документам;

Д-тсч.  41, К-тсч. 71 —

оприходованы ценности, купленные в торговых розничных орга- низациях (Примечание: согласно главе 21 НК РФ суммы НДС  по ма- териальным ценностям (работам, услугам), приобретенным для про- изводственных нужд у организаций, освобожденных от уплаты  НДС, к зачету у покупателей не принимаются и расчетным путем  не выде- ляются);

Д-тсч.  50, К-тсч  71 —

возвращен неиспользованный аванс;

Д-тсч.  71, К-тсч. 50 —

выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Учет расчетов  с подотчетными лицами должен  обеспечивать пра- вильность и своевременность расчетов, поэтому он ведется  по каж- дой выданной под отчет сумме  и каждому  подотчетному лицу в жур- нале-ордере № 7, который имеет линейно-позиционную форму  по- строения, позволяет вести  синтетический и аналитический учет по каждому  подотчетному лицу.

 

*}   Вопросы для самоконтроля

1.   На какие цели  из кассы  могут  выдаваться наличные деньги  и кто их имеет  право  получить ?

2.   Что  называется служебной командировкой ?

3.   Как  оформляется авансовый отчет об израсходованных подот- четных   суммах?

4.   Какой счет  предназначен для  учета расчетов с  подотчетными лицами?  Дайте    характеристику    счета.

5.   Как  можно  организовать аналитический учет расчетов с подот- четными лицами ?

Учет денежных средств и расчетных операций    59

 

Страница: | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | 16 | 17 | 18 | 19 | 20 | 21 | 22 | 23 | 24 | 25 | 26 | 27 | 28 | 29 | 30 | 31 | 32 | 33 | 34 | 35 | 36 | 37 | 38 | 39 | 40 | 41 | 42 | 43 | 44 | 45 | 46 | 47 | 48 | 49 | 50 | 51 | 52 | 53 | 54 | 55 | 56 | 57 | 58 | 59 | 60 | 61 | 62 | 63 | 64 | 65 | 66 | 67 | 68 | 69 | 70 | 71 | 72 | 73 | 74 | 75 | 76 | 77 | 78 | 79 | 80 | 81 | 82 | 83 | 84 | 85 | 86 | 87 | 88 | 89 | 90 | 91 | 92 | 93 | 94 | 95 | 96 | 97 | 98 | 99 | 100 | 101 | 102 | 103 | 104 | 105 | 106 | 107 | 108 |