Все о расчете, начислении и налогообложении заработной платы

8.3. документальное оформление командировки

 

Оформление командировки производится по формам, установленным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной  документации  по  учету  труда  и  его  оплаты"  (далее  -  Постановление  N  1).  На необходимость  соблюдения  форм,  установленных  Постановлением  Госкомстата  России  N  1, указано в ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее

- Закон о бухгалтерском учете). Здесь сказано, что первичные учетные документы принимаются к

учету, только если они составлены по форме, которая содержится в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

В соответствии с Постановлением Госкомстата России N 1 направление работников организаций в командировку производится руководителем организации и оформляется:

- приказом о направлении работника в командировку (форма N Т-9 или форма N Т-9а);

- командировочным удостоверением (форма N Т-10);

- служебным заданием для направления в командировку и отчетом о его выполнении (форма

N Т-10а).

 

8.3.1. Приказ о направлении в командировку или командировочное удостоверение

 

Приказ о направлении в командировку заполняется работником кадровой службы на основании служебного задания, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. При этом на одного командированного сотрудника составляется приказ по форме N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку". При направлении в командировку нескольких человек используется форма N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку".

Командировочное удостоверение (форма N Т-10) является документом, удостоверяющим время  пребывания  в  служебной  командировке  (время  прибытия  в  пункт  назначения  и  время убытия из него).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Выписывается командировочное удостоверение в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

В командировочном удостоверении указываются:

- фамилия, имя и отчество;

- структурное подразделение;

- должность (специальность, профессия) командируемого лица;

- цель командировки;

- место назначения (страна, город, организация);

- время командировки (не считая времени нахождения в пути).

При командировках за рубеж командировочное удостоверение выписывать не нужно. В данном случае подтверждать факт нахождения сотрудника в командировке будут отметки в его загранпаспорте. Копии соответствующих страниц паспорта нужно приложить к авансовому отчету. При этом учтите: исключить расходы на загранкомандировку по причине того, что нет удостоверения, налоговики не вправе. Это подтверждает и арбитражная практика. В качестве примера можно привести Постановления ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2005 г. N А56-2639/2005.

Таким  образом,  Госкомстат  России  при  отправке  работника  в  командировку  предлагает

оформить несколько документов. Однако Письмом от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158 "О порядке документального  оформления  служебных  командировок"  Минфин  России  указал,  что параллельное составление двух документов (приказ о направлении в командировку и командировочное удостоверение) по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако, несмотря на такое разрешение, следует исходить, прежде всего, из специфики командировок на предприятии.

 

Образец

 

Унифицированная форма N Т-10

 

┌────────┐

│         Код     │

├────────┤ Форма  по   ОКУД │0301024 │

ООО  "Книга"           ├────────┤

----------------------------------------------- по   ОКПО │51190611│

наименование организации            └────────┘

 

┌─────────┬───────────┐

│         Номер             │         Дата    │

│документа│составления│

├─────────┼───────────┤ КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ   │       25        │ 25.10.2006│

└─────────┴───────────┘

 

┌───────────────┐

│Табельный  номер│

├───────────────┤ Иванов  Иван   Иванович    │         11        │

Работник  ----------------------------------------┴───────────────┘

фамилия, имя, отчество

Отдел  закупок

------------------------------------------------------------------

структурного подразделения

Зам. заведующего  отделом

------------------------------------------------------------------

должность  (специальность, профессия)

г. Калининград, ООО  "Альфа"

командируется в --------------------------------------------------

место  назначения  (страна, город,  организация)

пролонгации договора  от  15.09.2006 N 102

для --------------------------------------------------------------

цель командировки

 

5

на   -------- календарных  дней  (не   считая  времени нахождения в  пути)

16        октября           06        20        октября           06

с "--" ------------- 20-- г. по   "--" ---------- 20-- г.

 

Действительно по   предъявлении     паспорта      или        заменяющего      его

Паспорт  45 08 123456

документа --------------------------------------------------------

наименование, номер

 

Директор        Павлов           Павлов  П.П.

Руководитель ----------------- ------------- ---------------------

должность      личная            расшифровка подписи

подпись

 

Очевидно,  что,  если  работники  постоянно  ездят  на  одну  и  ту  же  фирму  (например,  к крупному поставщику фирмы), им будет нетрудно проштамповать там командировочное удостоверение. В этом случае лучше остановить выбор именно на этом документе. Ведь печать и подписи поставщика - лишнее подтверждение обоснованности командировки.

Если же работники отправляются не на конкретное предприятие, а, например, с заданием

наладить связи с потенциальными покупателями, удостоверение будет явно ни к чему. Даже если оно будет оформлено, то отсутствующие там штампы принимающей стороны (работнику их просто никто не поставит) только вызовут лишние вопросы. Поэтому, оформляя такие поездки, лучше ограничиться приказом о направлении работника в командировку.

 

8.3.2. Служебное задание и отчет о выполненной работе

 

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-

10а) подписываются руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник, утверждаются руководителем организации или уполномоченным им лицом и передаются в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Работником,  прибывшим  из  командировки,  составляется  краткий  отчет  о  выполненной работе за период командировки, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

В отношении оформления служебного задания следует отметить, что данный документ несет в себе практическую пользу. Например, работник может не привезти из командировки никаких документов,  подтверждающих  целесообразность  его  поездки.  При  проверке  это  неизбежно вызовет вопрос об экономической обоснованности командировочных расходов. Поэтому в графе "Краткий отчет о выполнении задания" работник опишет не только документальные результаты своей поездки, но и те, которые не нашли отражения на бумаге (например, работник может перечислить в отчете предприятия, которые он посетил, и рассказать о проведенных переговорах).

Во избежание различных вопросов по оформлению служебных командировок предприятию целесообразно издать приказ (иной распорядительный документ), в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.