Организация работы с документами

4.4. требования к изготовлению, учету, использо-ванию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации, гербов субъектов российской федерации

 

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 бланки с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации (далее — гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливаются только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление гербовых бланков осуществляют по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений (далее -организаций), определенных Положением о Государственном гербе Российской Федерации, соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Гербовые бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале) по следующим реквизитам:

при поступлении бланков:

наименованию вида гербового бланка;

дате поступления;

номеру сопроводительного документа;

наименованию организации-поставщика гербовых бланков;

количеству экземпляров;

при выдаче бланков:

наименованию вида гербовых бланков;

количеству экземпляров;

серии и номерам гербовых бланков;

наименованию структурного подразделения организации, фамилии и инициалам должностного лица получателя гербовых бланков;

расписке в получении;

примечанию (отметке об уничтожении и т.д.).

Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, первоначально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования и хранения гербовых бланков проводят не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распорядительным документом руководителя организации. О проведенных проверках делают отметки в учетно-регистрационных формах после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, хранении и использовании гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят до сведения руководителя организации.

Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, - при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

 

Литература к главе 4

 

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991 - 75 с.

2. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. - М.,ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

88

3. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. -6с.

4. ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - М.,1987. - 12 с.

5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.,1990. - 19 с.

6. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования кдокументам. - М., Изд-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

7. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М., Росархив, 1993. - 88 с.