Организация работы с документами

11.5. учет и хранение дел с конфиденциальными документами

 

Основный формой учета дел, содержащих конфиденциальные документы, является номенклатура дел текущего года, в соответствии с которой организуются формирование, хранение и проверка наличия дел. Помимо этого номенклатура входит составной частью в комплекс нормативных материалов, обеспечивающих функционирование разрешительной системы доступа персонала к конфиденциальным документам. Она составляется с таким расчетом, чтобы каждый исполнитель работал только с теми делами, которые необходимы ему для выполнения служебных обязанностей и к которым не имеют доступа другие исполнители.

Номенклатура дел, предназначенная для систематизации конфиденциальных документов, может быть составной частью общей номенклатуры дел фирмы или существовать в качестве самостоятельного документа. По форме она не отличается от номенклатуры дел для открытых документов. Однако дополнительно в ней указываются: фамилия исполнителя (исполнителей), которому предоставлено право пользоваться делом, фамилия лица, ответственного за формирование и сохранность дела, инвентарный архивный номер дела, номер и дата акта об уничтожении, отметка о снятии грифа конфиденциальности и передаче дела на открытое хранение и другие сведения.

Номенклатура дел учитывается по картотеке подготовленных (изданных) конфиденциальных документов. После окончания года она подшивается вдело, содержащее номенклатуры за прошлые годы. Дело находится на инвентарном учете.

Дела формируются централизованно в службе конфиденциальной документации, которая осуществляет их текущее и архивное хранение. Хранение дел с конфиденциальными документами на рабочих местах руководителей и исполнителей не разрешается.

Гриф конфиденциальности дела указывается на обложке. На внутреннюю сторону обложки переносится из номенклатуры фамилия исполнителя, которому дело выдается для работы. Одновременно с заведением дела заполняется карточка учета выдачи дела.

В дело помещаются только конфиденциальные документы. Хранить в одном деле конфиденциальные и открытые документы не разрешается. Также раздельно с различиями по доступу хранится конфиденциальная и открытая информация в памяти ПЭВМ.

При необходимости под одним заголовком могут заводиться конфиденциальные и неконфиденциальные дела. При снятии с документов грифа конфиденциальности они перемещаются в аналогичное дело без грифа, которое хранится в канцелярии или управлении делами фирмы. Это дает возможность ограничить число конфиденциальных дел и сделать защиту их более эффективной.

В начале дела помещается внутренняя опись дела, все исправления, вносимые в нее, заверяются росписями исполнителя (или контролирующего лица) и сотрудника службы конфиденциальной документации. Нумерация листов осуществляется в процессе ведения дела, при подшивке в него документов. Одновременно сведения о подшиваемом документе и номера листов вносятся в опись дела. При изъятии документа из дела нумерация листов сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются в описи с указанием причины изъятия документа или его части и их нового местонахождения. Вместо изъятых документов в дело может помещаться справка-заместитель, в которой указываются основания изъятия документа или данные об уничтожении. Дело может быть закрыто только после исполнения и подшивки в него всех документов за текущий год.

Дела, закрепленные за конкретными исполнителями, могут иметь индивидуальные цветовые отличия для контроля за их местонахождением на рабочем месте. В некрупных фирмах конфиденциальные документы при поступлении или издании могут сразу же включаться в дело. В дальнейшем исполнитель работает с конфиденциальным делом, а не с отдельным документом. В этом случае в опись документов, находящихся у исполнителя, включается дело в целом. Исполнителям не разрешается хранить у себя на рабочем месте копии подготовленных конфиденциальных документов, исполнителями которых они являлись.

Следовательно, систематизация исполненных конфиденциальных документов в дела предназначена не только для решения задач обеспечения поиска и последующего использования архивных документов, но и задач разграничения доступа персонала к архивным документам фирмы, контроля за сохранностью и наличием конфиденциальных документов и дел.